Davvero la gestione del tempo sta rovinando le nostre vite?

Ogni persona investe il proprio tempo per ricercare il successo, seguendo i propri sogni e le aspettative perché ognuno di noi nel suo piccolo è guidato da precisi obiettivi, che variano in funzione ai sogni e alle caratteristiche personali, chi vuole riuscire ad ottenere il successo nella sfera familiare e chi invece ricerca il successo economico e lavorativo.

Il tempo che investiamo nelle varie attività potrebbe essere realmente prezioso, ma spesso si tende a ritardare attività importanti del giorno in maniera inconsapevole o consapevole permettendo alla propriamente di concentrarsi su questioni poco importanti.

Nell’articolo pubblicato nel Guardian, Oliver Burkeman autore della popolare rivista settimanale “This column will change your life” particolarmente provocatorio, controintuitivo e stimolante, sostiene che è proprio il controllo del tempo e la gestione di ogni attività svolta che contribuisce al fallimento personale e lavorativo.

Secondo l’autore la continua ricerca della felicità, della ricchezza e del successo è proprio la causa dei nostri fallimenti, in quanto ognuno di noi è seriamente messo sotto pressione se obbligato a completare un numero crescente di attività volte alla gestione del tempo, che per l’autore del Guardian potrebbero invece rappresentare piuttosto una perdita di tempo.

Lo stesso autore sostiene che sono proprio le tecniche finalizzate ad aumentare la produttività personale ad aggravare le ansie di chi ne è “schiavo” più tempo si vuole gestire maggiore sarà la percezione di non averne a disposizione.

Ogni giorno ognuno di noi affronta una vera e propria sfida col tempo che scandisce le nostre vite, ma quanto conta essere efficienti ed efficaci in rapporto al tempo a disposizione?

Efficacia ed efficienza per una maggiore produttività

Secondo Peter Drucker, economista e stagista austriaco “ è più importante fare la cosa giusta che fare bene qualcosa” ma cerchiamo di analizzare analogie e differenze dei due termini.

Seppur simili semanticamente efficacia ed efficienza sono totalmente opposti, l’efficacia è il raggiungimento degli obiettivi posti e che siamo riusciti a realizzare, mentre l’efficienza è il rapporto tra risultati e risorse, ovvero la quantità di risorse utilizzate per ottenere un determinato risultato.

Diventa indispensabile quindi cercare di aumentare la propria efficacia ma anche l’efficienza per ottenere il massimo risultato tramite tre elementi fondamentali:

  • la pianificazione
  • l’organizzazione
  • l’azione.

Il rischio più grande è proprio di concentrarsi maggiormente sull’efficienza tralasciando l’efficacia.

Per raggiungere i risultati attesi ma essendo efficaci ed efficienti diventa indispensabile imparare a gestire il tempo a disposizione in maniera strategica, senza dover necessariamente tralasciare aspetti importanti del proprio lavoro ma soprattutto senza procrastinare, elemento deleterio per il raggiungimento del successo.

La procrastinazione è una forza misteriosa quasi magnetica che attrae ogni persona distraendola dal raggiungimento degli obiettivo posti, che siano lavorativi o scolastici procrastinare per disperdere del tempo prezioso in attività futili o importanti ci spinge verso il fallimento personale.

Ma cosa ci porta a procrastinare?

Secondo diversi studi la procrastinazione è indice di una cattiva autoregolamentazione, una mancanza di autocontrollo, atteggiamento tipico di chi soffre di una dipendenza, altri invece sostengono che sia necessariamente collegata ad una funzione del cervello e alle percezioni di sé più profonde.

Procrastinare potrebbe essere deleterio per la gestione del nostro tempo, un limite posto per i raggiungimento delle cose che veramente si vogliono ottenere per realizzarsi nella vita, per obiettivi a lungo termine.

Esistono però valide strategie che potrebbero aiutarci a risparmiare il nostro tempo a disposizione, teorie confermate da studi scientifici che ci consentono di imparare come non perdere tempo prezioso, atteggiamenti validi per categorizzare le cose.

The Eisenhower Matrix

Noto come The Eisenhower Matrix e ideato da Dwight Eisenhower, Presidente degli Stati Uniti negli anni ’50, è un metodo di gestione del tempo basato sulla matrice di Eisenhower ovvero sulla distinzione tra attività importanti e urgenti.

Modello successivamente studiato e approfondito da Stephen Covey nel libro “The 7 habitas of higly effective people” che dimostra come è fondamentale separare le tipologie di attività quotidiane in:

  • crisi, urgente e non importante;
  • qualità, importante e non urgente;
  • inganno, urgente e non importante;
  • spreco, non importante e non urgente.
Diagramma che descrive le priorità da assegnare alle attività.

Matrice di Covey

Tale principio sfrutta una matrice di priorità che aiuta a separare ogni attività a seconda dell’urgenze o dell’importanza, consentendo di posticipare le cose inutili e di portare avanti il proprio lavoro in maniera efficace ed efficiente.

La categorizzazione degli eventi e delle attività rappresenta la giusta chiave di organizzazione per il raggiungimento dei risultati, categorizzare per organizzare le proprie vite.

La Teoria “Inbox Zero” è una prassi utile ancora oggi

Oliver Burkeman invece condanna ogni tecnica di gestione del tempo, deridendo una delle teorie più conosciute la Inbox Zero, in quanto secondo l’autore piuttosto che aiutarci ad organizzare e ridurre le mail diventando iper-efficienti, tale metodo contribuisce ad essere sommersi ulteriormente di mail.

Secondo Oliver Burkeman il flusso continuo di messaggi di posta elettronica in arrivo è infinito e il metodo Inbox Zero potrebbe diventare un circolo vizioso insopportabile. Ma è realmente così?

Conosciamo meglio la teoria di Merlin Mann.

Nasce proprio da un progetto di categorizzazione l’approccio che aiuta a gestire le mail Inbox Zero, presentato dall’esperto di produttività Meriln Mann avendo come priorità la gestione della posta elettronica.

Un sovraccarico di mail ricevute quotidianamente potrebbe avere conseguenze negative sia nella produttività che nelle relazioni personali, ecco perché il metodo Inbox Zero è una delle strategie più nota.

Smentiamo subito però una credenza popolare in quanto il termine “zero” non indica la completa assenza di mail nella propria casella di posta elettronica quanto più è relativo alla quantità di tempo impiegato quotidianamente per liberare la casella di posta.

La teoria di Mann consente di categorizzare le mail ricevute in cinque sottocartelle ovvero:

  • cancellare;
  • delegare;
  • rispondere;
  • posporre;
  • eseguire.

Professionisti e appassionati di produttività che hanno testato tale metodo si possono dividere in due filoni, chi segue fedelmente queste regole e chi invece ritiene che non sia una strategia valida per tutti.

Conclusioni

Ma è fondamentale gestire il tempo per non perdere “tempo”?

Si, perché l’efficienza e l’efficacia è direttamente proporzionale al tempo a disposizione per poterci realizzare professionalmente e personalmente, ma basta investire parte del proprio tempo per trovare la giusta chiave e la strategia che più si addice alle proprie esigenze, per riuscire a controllare il tempo ed essere produttivi.

Fonte

https://www.theguardian.com/technology/2016/dec/22/why-time-management-is-ruining-our-lives

Irene Giordano

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Pubblicato in Aumentare la produttività
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2 comments on “Davvero la gestione del tempo sta rovinando le nostre vite?
    • Piero Mazzini ha detto:

      Sono contento che l’articolo ti sia piaciuto, lo riferirò ad Irene Giordano che l’ha scritto e il merito va tutto a lei, che ha saputo regalare ai lettori del blog un post ben argomentato. A volte prendiamo spunto da una notizia che ci colpisce per la sua originalità per dire poi la nostra opinione.
      Se non l’hai già fatto, condividi sui social il nostro post. Ci aiuterà a crescere.

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