Gestione delle e-mail: Inbox Zero e metodi alternativi

Grazie all’avvento di internet, da quasi un ventennio il nostro modo di approcciare alla comunicazione è cambiato. Ma se si contano frange anche consistenti di persone che preferiscono distaccarsi dalle spire dell’etere per coltivare rapporti veri nell’outernet, c’è una cosa alla quale tutti, chi più e chi meno, volenti o nolenti, non possiamo sfuggire: le e-mail.

Oramai gran parte delle comunicazioni ufficiali o semplicemente importanti avvengono tramite posta elettronica, perché i vantaggi rispetto alle comunicazioni cartacee sono oggettivamente molteplici: un’assunzione di lavoro può avvenire in poche ore grazie ad un rapido scambio di e-mail, così come possiamo riallacciare i contatti con amici di vecchia data che oggi vivono lontano contattandoli a mezzo posta elettronica.

Le e-mail oggi sono una parte così profonda della nostra vita che, nonostante la loro natura contemporanea, con il boom dei social network e delle applicazioni di messaggistica istantanea hanno finito paradossalmente per diventare già qualcosa di datato. Non di rado è capitato a chi scrive di sentir dire frasi come “l’e-mail è obsoleta, sentiamoci su Skype (o Whatsapp, o Facebook, o simili)”.

L’utilità di questo potente strumento di comunicazione è rimasta tuttavia immutata col passare degli anni, e sia che tu faccia il libero professionisti o lo studente, avere una buona gestione della propria casella di posta elettronica ti permette di ottimizzare notevolmente le tue giornate. E di conseguenza, di avere più tempo da dedicare a te stesso.

Per questo negli ultimi anni sono stati proposti diversi metodi per la gestione ponderata delle e-mail in entrata, al fine di avere una casella di posta più ordinata e conseguentemente di migliorare la produttività. Uno di questi è il cosiddetto Inbox Zero, del quale discuteremo pregi e difetti nelle righe che seguiranno.

 

La Inbox Zero

In poche parole, l’Inbox Zero è un approccio, un metodo di gestire le nostre e-mail proposto per la prima volta dall’esperto di produttività Merlin Mann che ha come obiettivo finale quello di garantirci una casella di posta in entrata vuota o quasi vuota in qualsiasi momento.

I vantaggi sono presto detti: avendo in agenda un certo numero di cose da fare, ed essendo la nostra agenda condizionata dalle e-mail che riceviamo, più la nostra casella sarà leggera meno la nostra mente andrà in confusione, con un conseguente miglioramento in termini di produttività.

A tal proposito va infatti apportata una basilare disambiguazione semantica: il termine “zero”, secondo Mann, non va interpretato come il numero delle e-mail che avremo nella nostra casella di posta in entrata, bensì come “la quantità di tempo che il cervello di un impiegato deve dedicare alla sua casella inbox”.

Come ogni teoria, anche quelle di Mann viene riassunta in punti cardine, che lui stesso ha esposto.

Nella fattispecie, secondo l’autore ogni messaggio può essere preso in carica con una determinata e specifica azione. L’esperto ne conta cinque, che sono:

  • cancellare,
  • delegare,
  • rispondere,
  • posporre,
  • eseguire.

Se gestiamo metodicamente ogni messaggio fra quelli ricevuti in uno dei cinque modi sopraelencati, la nostra casella di posta sarà sempre (o quasi sempre) vuota. L’approccio di Mann ha riscosso un discreto successo, tanto che lo stesso ideatore ha avuto l’opportunità di discuterne durante un Google Tech Talk del 2007, incontro del quale è possibile visionare un video al seguente link.

Una buona teoria, tuttavia, non può reggersi solo su delle colonne. Per funzionare ha bisogno di un tetto di consigli pratici, ed ecco che Mann ce ne fornisce alcuni da tenere sempre a mente in funzione dei cinque capisaldi di cui sopra.

Prima di tutto, è necessario non lasciare mai il client aperto, perché se riceviamo continuamente un gran numero di e-mail rischiamo di fare confusione o, semplicemente, di distrarci. Le e-mail vanno infatti lavorate periodicamente durante la giornata, magari all’inizio o alla fine di ogni ora.

Una volta aperto il nostro client, ci troviamo di fronte al momento più delicato dell’intera faccenda, quello che qui definiremo il momento CIP o fase CIP (cancella-inoltra-rispondi). Dunque, per dare “un bella pulita” alla grande mole di e-mail che riceveremo sarà necessario, nell’ordine:

  • cancellare quanti più messaggi possibile;
  • delegare (ovvero, inoltrare) le e-mail non di nostra competenza;
  • rispondere a quei messaggi che non richiedano più di due minuti del nostro tempo.

Terminata la fase CIP, potremo spostare (siamo al caposaldo posporre) i messaggi che richiedono una risposta più articolata in una cartella della quale torneremo ad occuparci più in là all’interno della giornata, un momento che avremo stabilito a priori e che sarà lo stesso ogni giorno.

 

Alternative e integrazioni alla Inbox Zero: etichette e filtri

I consigli di Mann, per quanto sempreverdi, è bene ricordare che risalgono a più di dieci anni fa. Per questo vien da chiedersi se con le tecnologie di cui disponiamo oggi è davvero necessario quello che se fossimo un po’ più giovani definiremmo “tanto sbattimento”. Perché se è vero che il momento CIP non va trascurato neanche nel 2017, nel corso degli anni molti client di posta si sono adoperati a fornire soluzioni atte a garantire una gestione e uno smaltimento intelligente della posta.

Prenderemo ad esempio le possibilità che ci vengono fornire dal più celebre di questi, Gmail di Google, puntualizzando però che anche i concorrenti della casa di Mountain View permettono soluzioni similari.

Per velocizzare la gestione della posta, Gmail prevede alcune caratteristiche molto utili, come la creazione di tab che raccolgono le e-mail provenienti da un certo mittente o di filtri che eseguano azioni preimpostate. Di seguito, vedremo come sfruttare queste utili opzioni.

Etichette

Screenshot pannello di controllo, sezione Etichette.

Impostazioni–> Etichette

Con Gmail possiamo innanzitutto creare etichette personalizzate, con le quali catalogare i messaggi per tipo di utenza.

Se abbiamo un unico account per lavoro e tempo libero, sarebbe infatti saggio creare un’etichetta per ognuno dei gruppi con i quali siamo abituati a relazionarci.

Un esempio tratto dall’esperienza di chi scrive è quello di avere almeno tre macrocategorie:

  • una relativa ai committenti per il lavoro,
  • una relativa alle comunicazioni dall’università
  • una per i messaggi ricevuti da amici e parenti.

A loro volta, le etichette possono essere suddivise in sottoetichette, operazione che in gergo tecnico viene definita “nidificazione”. Allora sotto l’etichetta “amici” potremmo contemplare almeno i due sottoinsiemi di “amici più stretti” e “colleghi di università”.

Supporto fondamentale alla feature dell’etichettatura è ovviamente quello della colorazione: assegnando un colore diverso ad ogni categoria e sottocategoria potremmo in ogni momento capire con un solo sguardo a quale gruppo appartiene il mittente del messaggio, così da guadagnare tempo prezioso in termini di smistamento.

In seno allo stesso principio, Gmail ci permette di spostare automaticamente in alcune cartelle che noi creeremo tutti i messaggi che conterranno un determinato argomento o parola chiave (ad esempio, “lavoro”).

Se utilizzata congiuntamente a quella per mittente, l’etichettatura per argomento è un potentissimo mezzo di smistamento della posta, che una volta appreso può aiutarci a gestire in maniera più snella tutto il traffico di messaggi in entrata della nostra casella. La rete pullula di guide su come impostare le etichette, ma per un primo assaggio molto intuitivo e schematico vi rimandiamo direttamente alla pagina di supporto di Google.

Filtri

Screenshot del pannello di controllo di Gmail, sezione filtri.

Accedi da Impostazioni–>Filtri e indirizzi bloccati

Al pari delle etichette, possiamo creare manualmente dei filtri che, dopo un’iniziale impaccio, potrebbero tornarci utilissimi ai fini della nostra missione di avere una inbox più ordinata.

A differenza delle prime, che si limitano a suddividere e categorizzare, i filtri eseguono dei compiti che noi assegniamo loro.

Il più utile, nonché il più comune, è quello di inoltrare automaticamente un messaggio proveniente da un determinato mittente ad un altro destinatario.

Ma anche in questo caso possiamo operare una scelta che anziché su un particolare indirizzo di posta si basi sul contenuto dell’e-mail. Possiamo infatti applicare un filtro per tutti quei messaggi che contengono o non contengono una determinata parola nel testo o nell’oggetto, che contengono un certo tipo di allegato o che superano una certa dimensione in termini di Megabyte.

Naturalmente, quella dell’inoltro automatico non è l’unica opzione che abbiamo a disposizione: con un filtro adeguato possiamo decidere se eliminare direttamente il messaggio di posta incriminato, spostarlo nella casella di spam, attribuirgli una determinata etichetta o segnarlo come già letto, sollevandoci così dallo stress di avere troppe fastidiose notifiche.

Anche in questo caso, per un primo approccio alle modalità di applicazioni dei filtri, vi rimandiamo alla pagina di riferimento di Google.

Impara a gestire le e-mail, salva il tuo tempo

Per concludere e riassumere, ci sentiamo di dire che il metodo Inbox Zero presenta dei notevoli vantaggi soprattutto da un punto di vista teorico, e soprattutto per quella che abbiamo definito fase CIP.

Ma una volta entrati nella giusta ottica può essere necessario non prendere alla lettera tutto quello che il metodo impone, altrimenti rischieremmo di aggiungere solo un’altra operazione obbligatoria alle tante già previste dalla nostra giornata, che alla lunga potrebbe stancarci e quindi risultare addirittura controproducente.

L’idea migliore sarebbe quindi quella di gestire la nostra casella di posta in entrata tenendo a mente i precetti dell’Inbox Zero, ma integrandoli con tutte quelle opzioni di etichettatura e filtraggio che la maggior parte dei client oggi propongono.

All’inizio sarà necessaria un po’ della nostra pazienza per arrivare a padroneggiare bene tutti i processi, ma si tratterà di un sacrificio che ci verrà riconosciuto a valle, e con gli interessi.

D’altronde, l’unica strada per rimanere padroni del proprio tempo è proprio quella che ci chiede di investirne una piccola quantità a monte per goderne dei frutti una volta trovata la giusta chiave di lettura.

Enzo Santilli

 

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