Organizzare una settimana produttiva, per il proprio bene e per quello degli altri

Pianificare una settimana di lavoro… Mission impossible o una best practice?

È inutile negarlo, quale che sia la tua occupazione principale, vivendo nell’era della tecnologia sei costretto a relazionarti quotidianamente con strumenti tecnologici sempre più presenti e sempre più variegati, che richiedono la tua attenzione non solo in termini di gestione ma anche per quel che riguarda il rimanere al passo con gli aggiornamenti.

Abbiamo già visto, ad esempio, che avere una corretta gestione delle e-mail può essere fondamentale per diminuire lo stress e valorizzare il proprio tempo, e questo vale sia per lo studente che smanetta per le prime volte con il suo indirizzo di posta istituzionale, sia per il professionista abituato da anni a gestire rapporti di un certo tipo con clienti, collaboratori e concorrenti.

È importante, quindi, alla luce degli impegni e delle scadenze che ognuno di noi ha, riuscire a capire come organizzare una settimana produttiva, poiché se è vero che le necessità del singolo sono soggettive e quindi non categorizzabili, è anche vero che esistono dei percorsi comuni, dei pattern, che valgono per tutte le categorie attive della società.

Poche regole, ma vantaggiose

Attenersi a queste linee guida generali è il primo passo verso il traguardo di un doppio vantaggio, collettivo e personale. Riuscire ad organizzare e rispettare sistematicamente le scadenze settimanali – analogamente a quelle che potremmo definire sotto-scadenze giornaliere – permetterà alla società di poter contare su un’unità maggiormente produttiva, mentre i vantaggi per il singolo si sostanzieranno un un’evidente diminuzione della pressione.

Che tradotto in soldoni vorrà dire maggiore efficienza e tempo libero a disposizione.

Nelle righe che seguiranno, pertanto, ti parlerò di questi pattern, facendo presente da subito che, essendo ogni situazione differente per natura, prenderò ad esempio dall’esperienza di chi scrive, ovvero quella di uno studente-lavoratore che deve dimenarsi fra web-writing, studio, consegna di elaborati scritti, superamento degli esami e – dio non voglia – vita sociale.

1.     Quando organizzare la propria settimana

La corsa per il successo parte da prima di subito

Partiamo dal principio, o meglio, da prima del principio. È impensabile pensare di organizzare una settimana in seno alla produttività se la tua scadenza cade – poniamo – il giorno venerdì 24 e tu ti metti all’opera lunedì 20.

Abbiamo già visto in un altro articolo come la pianificazione, insieme a metodo e disciplina, sia una delle cinque leggi naturali che sono alla base del successo.

Il termine stesso “pianificare” contempla nella sua accezione più stretta la presenza di un piano, di un progetto, che può essere raggiunto solo con un’attenta organizzazione che va regolamentata a monte del processo produttivo.

Dunque, se la tua scadenza sarà di venerdì 24, almeno la tua mente dovrà essere “settata” sull’incominciare ad organizzarti a partire da due settimane prima, ovvero lunedì 13.

Mens sana in corpore produttivo

Nota bene, ho detto almeno la tua mente perché è cosa nota che molti non riescono a mettere in pratica un buon programma di lavoro perché non trovano un momento per pensarci su.

In verità non è tanto fondamentale realizzare un piano nero su bianco, quanto avere l’intenzione di farlo.

Da lì a circondarsi di tutti i mezzi per essere produttivi il passo è davvero breve, e per metà già compiuto. Il primo consiglio è dunque quello di fare uno sforzo di laboriosità mentale il prima possibile, cosicché il tuo corpo sia naturalmente predisposto a passare da uno step di astrazione ad uno di sostanza: nella fase organizzativa, la procrastinazione è il tuo più grande nemico.

Ecco, se c’è un momento nel quale è necessario buttare giù una to-do list, questo è quello giusto.

2.   Come organizzare la propria settimana

Il punto del “come” è quello che tratterò più con i guanti, per una semplice ragione. Se il tempo che scorre è lo stesso per tutti, il modo in cui riusciamo a gestirlo è quanto di più soggettivo possa esistere.

Mantenendo come esempio puramente esemplificativo quello del sottoscritto, trovo che sia indispensabile avere una certa dimestichezza con il pc (con ulteriore consiglio di acquisirla se non ne disponi, ti farà solo bene). Volente o nolente sarai probabilmente costretto ad averci a che fare finché morte non vi separi, quindi tanto vale fare uno sforzo e capire come sfruttarne al meglio le potenzialità.

Da computer o da smartphone, gli strumenti ci sono tutti

È sicuramente utile avere una cartella – con annesse sottocartelle – interamente dedicata al lavoro e/o allo studio, ed è sicuramente utile averle anche se disponi di un pc aziendale che gestisci per conto terzi.

Ricordati che nel tuo personal computer sei tu a decidere come, dove, quando e perché creare contenuti, quindi la tua mente sarà più incline a gestire in maniera naturale determinati dati più sulla tua macchina personale che su quella aziendale.

Allo stesso modo, è innegabile che le applicazioni per dispositivi mobili abbiano fatto negli ultimi anni passi da gigante in quanto ad ausilio concreto per la gestione del tempo, e non a caso ne abbiamo citate una manciata atte a questo scopo in un post di qualche tempo fa.

Che tu appartenga al team PC o al team smart device poco importa: l’importante è mettere nero su bianco quello che fino ad ora avevi solo nella tua testa.

Che sia un semplice foglio di lavoro Excel o l’ultima app di settore a pagamento, l’importante è che il tuo schema passi dal reame mentale a quello pratico; solo così riuscirai ad “avviare il motore” della produttività.

Carta e penna, queste sconosciute

A corollario di quanto detto, voglio spezzare una lancia anche in favore degli aficionados del carta e penna, che trovano più ordinato e più utile scrivere tutto a mano. Benissimo.

Anche in questo caso l’essenziale è munirsi degli strumenti giusti: un semplice blocco note potrebbe fare al caso tuo se gli impegni sono pochi e irripetibili, se invece sai di dover programmare numerose settimane a venire, il suggerimento è quello di fare un giro sul web e munirsi di agende predisposte al planning mensile e settimanale.

Spesso ci offrono suggerimenti e sezioni che neanche noi pensavamo potessero tornarci così utili. E ad essere totalmente onesti molte sono anche belle, personalizzabili e colorate. Colore che, si sa, non guasta mai.

3.   Quanto lavorare (per rimanere sani di mente)

Veniamo al clou della nostra disquisizione. È possibile lavorare, studiare (o avere una simile attività parallela), guadagnare soldi, e avere ancora del tempo per te stesso? Con una buona organizzazione a monte, certamente sì.

Assumendo che tu come me abbia un lavoro che viene retribuito a consegna, o che comunque sottostia alle regole del “tanto lavori, tanto guadagni”, e assumendo che lo studio non sia un hobby ma quantomeno una priorità, potremmo concludere che come me e come tanti nella nostra situazione il tuo fabbisogno economico equivale a quello che qui, per brevità, definirò di un lavoratore part-time.

Lavorare part-time vuol dire dedicare quattro ore di ogni tua giornata, da lunedì a venerdì (e, in caso, a sabato) al lavoro, e almeno altre quattro allo studio. Sembra così facile a dirsi, perché in realtà non sempre ci si riesce?

Sembrerà banale, ma la risposta sta proprio nella mancanza di organizzazione.

Le conseguenze della pigrizia

Non avere un planning ben definito comporta quasi automaticamente il fiorire di un senso di incompletezza, che può sfociare naturalmente in frustrazione nei confronti del lavoro, dello studio e del tempo libero. Pensaci bene.

Quante volte hai buttato tutto all’aria perché ogni cosa ti sembrava troppo opprimente?

Troppe pagine da studiare in troppo poco tempo, ti dicevi; meglio concentrarsi solamente sul lavoro.

Ma al lavoro avevi troppi progetti da consegnare a fronte di un guadagno che ad essere gentili potevi etichettare come inadeguato.

Alla fine della fiera non avevi studiato, non avevi lavorato e avevi perso la giornata su Facebook a lamentarti di studio e lavoro, ritrovandoti nella stessa situazione dei poveri cafoni descritti nel celebre “Fontamara” di Silone, con una sola domanda, figlia degli eventi, dell’impotenza e delle tue colpe: che fare?

Ma se il bel libro dell’autore pescinese termina con un nulla di fatto, tu sai che il vero successo personale sta nel superare gli attimi di abbandono (che, sia chiaro, se rimangono isolati sono lecitissimi), fare un bel respiro, prendersi un giorno di riposo, resettare anima e cervello, e tornare a quello che sei bravo a fare.

Il prezioso consiglio di un amico

Per aggirare l’ostacolo dell’ozio autoindotto, ritengo illuminante una perla che mi fu donata da un mio coinquilino greco quando studiavo in Inghilterra.

Ero nuovo del posto, non conoscevo bene il sistema e non ero sicuro che ce l’avrei fatta. Ebbene, traducendo e abbreviando, il consiglio dei consigli di Ntemis era: “La giornata è divisa in 24 ore, giusto?

Tu devi studiare, dormire e respirare, giusto? La risposta ce l’hai già. Passa otto ore a dormire, otto a studiare, otto a fare festa.”

Lì per lì mi parve un consiglio di una banalità disarmante, e invece col tempo ho capito che dietro ad una divisione così semplicistica si nasconde un messaggio ben più profondo: quali che siano i tuoi impegni, prenditi un attimo per capire quanto tempo dedicare ad ognuno di essi, ordinali per priorità e non dimenticare di ritagliare il giusto spazio per svago e riposo.

Perché ci viene richiesto di produrre come macchine pur non essendo delle macchine, e l’unica arma di difesa che abbiamo a nostra disposizione è quella di una solida strategia organizzativa, che sia in grado di convogliare un garbuglio di impegni in un flusso armonico di momenti alternati.

4.   Formazione, networking e riposo

Metto questi tre momenti nel medesimo gruppo per una ragione ben precisa. Per quanto si tratti di aspetti fra loro molto diversi, possono essere accomunati dal fatto che non sono vero e proprio lavoro, ma del lavoro sono branche accessorie e contingenti.

Nel pianificare la tua settimana lavorativa dovrai necessariamente ricavare uno spazio giornaliero e settimanale da dedicare al risposo; diciamo che il 30% di ogni giornata è un buon compromesso.

A questo aggiungi un giorno intero nel quale staccare da tutto e dedicarti principalmente a ciò che ti piace fare. Se sarai riuscito a raggiungere i tuoi obiettivi e avrai la mente libera, sarà anche questo il giorno nel quale potrai dedicarti alla formazione e alla ricerca di nuovi clienti, committenti o collaboratori.

Staccare dallo staccato

Ti chiederai perché fare tutto ciò proprio nel giorno del riposo, d’altronde non sarebbe proprio allora che dovresti staccare la spina? Sì e no.

In realtà sai benissimo che un giorno intero in seno all’ozio non farà altro che farti tornare quell’insana voglia di abbandono che abbiamo cercato di curare nelle righe precedenti.

Per di più, conciliare il riposo con altre attività collaterali è un ottimo metodo per guardare al lavoro con occhi diversi, scevri dalla pesantezza della routine e più attenti a particolari che, altrimenti, per noia o per stanchezza rischieresti di trascurare.

Il trucco è quindi quello di compiere un’azione uguale ed opposta a quella della quotidianità, ovvero dedicare un po’ del tuo tempo libero alla sfera professionale, staccare dallo staccato, per non perdere il filo dei tuoi pensieri e mantenere sempre attivo, seppur con una lucidità differente, il flusso di idee.

Vai in vacanza, non in prigione

Ciò non toglie che tanti piccoli momenti di riposto, magari frammisti a quelli della formazione, non sono minimamente paragonabili a quelli di una vera vacanza. Prenditela.

Anche in questo caso assicurati di pianificare modi e tempi (a questo punto dovresti esserci abituato!) e assicurati di farla quando avrai davvero messo i puntini su tutte le “i”, altrimenti rischierai di sentirti in una prigione creata da te stesso, dove è impossibile godere di un momento di piacere a causa di un continuo rimando alle cose lasciate in sospeso.

 

5.    Pianificare non ti salva la vita, ma te la migliora

Concludiamo questo excursus organizzativo con una nota riassuntiva.

In definitiva, il segreto per una vita sana, in cui riuscire a far conciliare produttività, riposo e soddisfazione professionale, sta (quasi tutto) nell’aspetto organizzativo.

Non ha senso avere una mente o un’intuizione geniale se poi non riuscirai a metterla in pratica per pigrizia o confusione; così come investire anni della propria carriera per raggiungere un obiettivo può rivelarsi opera vana se, giunto al momento di quagliare, mandi tutto alle ortiche per essere impreparato alla pianificazione.

Pianificare, munirsi degli strumenti adeguati per farlo, incastrare armoniosamente utile e dilettevole, è l’unica strada da seguire per far funzionare alla perfezione tutti gli ingranaggi di quel complicato orologio che è la vita contemporanea. Sta a te decidere che tipo di orologio essere, ma ricordati che difficilmente le patacche da fiera riescono a scandire il tempo.

Enzo Santilli

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