Quanto conta la pianificazione per la produttività?

Cercare il modo migliore per raggiungere un preciso obiettivo è indispensabile per aumentare la propria produttività;  spesso però si confonde la quantità con la qualità.

C’è chi si dedica esclusivamente a pochi obiettivi per volta e chi invece si sobbarca di innumerevoli attività contemporaneamente. Ma siamo sicuri che porsi più obiettivi o svolgere più attività insieme sia realmente produttivo?

Pianificazione e produttività sono due termini strettamente connessi, entrambi concorrono ad una migliore efficienza nelle diverse attività quotidiane, che siano lavorative o di vita.

La produttività è direttamente proporzionale all’efficienza di un soggetto nel raggiungimento di un obiettivo, ma non si può essere efficienti senza un’attenta pianificazione.

 

Il multitasking: pratica dannosa per la produttività

Essere produttivi è fondamentale, in qualsiasi tipologia di attività intrapresa, a patto di concentrarsi sul proprio progetto, pianificando tutto nei minimi dettagli,  per far sì che ogni obiettivo possa essere raggiunto.

Molte persone agiscono in multitasking, convinte che svolgere due o più compiti insieme possa aumentare il rendimento. Questa è pura illusione!

Il nostro cervello, infatti, è costretto a dover elaborare una mole di informazioni enorme passando nell’immediato da un task ad un altro, un compito che il cervello non è in grado di effettuare.

Il multitasking esige un maggiore impegno mentale, chiamato anche “switching cost” – ovvero costo di commutazione – che altro non è che la maggiore concentrazione necessaria al cervello per il passaggio da un compito all’altro, spesso causa di perdita di tempo prezioso.

Secondo uno studio pubblicato sul Journal of Information Management è emerso che, soggetti che controllano ogni cinque minuti il proprio indirizzo di posta hanno bisogno di almeno 64 secondi per continuare il lavoro interrotto dopo aver controllato le email.

Su questo blog abbiamo affrontato l’argomento, offrendo preziosi suggerimenti per evitare di essere travolti dal flusso costante delle e-mail.

Una maggiore mole di lavoro spesso non è indice di una maggiore produttività; anzi, è proprio l’intreccio di molteplici attività a rallentare pesantemente il raggiungimento degli obiettivi preposti.

La pianificazione è uno dei principi cardini per una maggiore produttività, essere organizzati e imparare a gestire ogni impegno lavorativo contribuisce a ottenere un maggiore successo.

Coloro che tendono a essere organizzati, ma soprattutto tendono a pianificare ogni attività tramite regole e principi personali, hanno maggiori possibilità di raggiungere traguardi importanti.

Ecco perché è importante focalizzarsi su un obiettivo piuttosto che su diverse attività contemporaneamente.

 

Obiettivi e priorità: teoria di Warren Buffet

Determinare le priorità personali è uno degli obiettivi fondamentali per raggiungere l’eccellenza; il famoso investitore Warren Buffet è noto per aver messo a punto un metodo utile per prendere decisioni, determinando la priorità delle proprie azioni.

La strategia adottata da Warren Buffet è riportata in un aneddoto che ha fatto il giro del globo: pare che il magnate americano un giorno avesse avuto l’idea di proporre al suo pilota personale un esercizio molto particolare.

In sostanza, Warren Buffet chiese al pilota di indicare i suoi 25 obiettivi di carriera, e successivamente di rivedere la sua lista indicandone solamente 5.

Dopo aver stilato 2 liste, una con i 5 obiettivi primari e un’altra con i restanti 20 obiettivi secondari, Buffet gli chiese che atteggiamento avrebbe avuto nei confronti dei 20 obiettivi “scartati”.

Il pilota diede maggiore priorità ai primi 5 obiettivi, ma espresse l’intenzione di occuparsi ugualmente degli altri 20 in elenco, ad intermittenza; decisione considerata da Buffet assolutamente sbagliata.

Warren Buffet sostenne, infatti, che il pilota avrebbe dovuto concentrarsi esclusivamente sugli obiettivi imposti, tralasciando quelli ritenuti comunque importanti, almeno fino a quando non si fosse ottenuto il successo sperato per i primi 5.

 

Le distrazioni rallentano il lavoro e ostacolano la pianificazione

Indubbiamente applicare il metodo di Buffet costringerebbe ognuno a pianificare il proprio lavoro in maniera piuttosto drastica, senza alcuna elasticità.

Oggigiorno, riuscire a mettere in pratica una teoria del genere non sarebbe affatto semplice, considerando le numerose distrazioni provenienti dai dispositivi tecnologici che usiamo quotidianamente e di cui spesso abusiamo: prima fra tutte le continue notifiche di email o dei diversi social network.

Gestire il flusso delle comunicazioni, discernere quello che è importante da quello che non lo è, diventa un esercizio stressante.

Se desideriamo trovare un pizzico d’ispirazione in quello che Buffett ci insegna, dobbiamo essere risoluti nel pretendere da noi stessi un comportamento coerente: non possiamo interrompere ogni dieci minuti quello che abbiamo deciso di fare per il timore di perderci un messaggio.

Importante è quello che stiamo facendo ora, in questo momento. Il resto viene dopo.

Occorre quindi eliminare o, quantomeno, ridurre fortemente i fattori di “disturbo”, se non vogliamo diventare utilizzatori passivi delle nuove tecnologie e gestire al meglio il nostro tempo.

 

Come essere produttivi tramite pianificazione

Noi di PadronedelTempo pensiamo  che si possa gestire al meglio la propria quotidianità sulla base delle proprie caratteristiche personali, nell’ottica di salvaguardare le proprie energie psicofisiche.

E per entrare nel concreto, suggeriamo ai nostri lettori alcune best practice sulla pianificazione.

Facciamo alcuni esempi:

  • sfruttare al massimo la nostra energia in determinate ore della giornata, quando siamo al top delle nostre capacità, piuttosto che affrontare compiti complessi quando siamo più “scarichi”;
  • sfruttare  i tempi morti è un’ottima strategia per compiere alcune azioni di grande utilità e non sprecare energie preziose quando non serve: il momento migliore per preparare dei piani d’azione, ad esempio, è la sera prima di coricarsi. In questo modo, la tua mente è già preparata sulle cose da fare il giorno successivo;
  • sfruttare la pausa pranzo per controllare la casella di posta elettronica, evitando di farlo durante le ore della mattina quando ci aspettano, invece, tutte le attività più importanti;
  • spegnere il telefono e qualsiasi dispositivo elettronico che possa distrarci, migliorando la concentrazione nei momenti cruciali della giornata.

In conclusione…

Possiamo affermare che la pianificazione, ovvero l’organizzazione degli eventi in uno specifico arco temporale, è la base per ottenere risultati concreti e tangibili.

Per alcuni potrebbe sembrare una perdita di tempo o addirittura un processo noioso, ma non è affatto così: ogni pianificazione è in continuo divenire, dovendosi adattare alle attività “varie ed eventuali” che accadono nella vita di tutti i giorni.

Abbiamo visto che la pianificazione ha un’influenza rilevante sulla produttività e aumenta le probabilità di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Abbiamo poi messo in guardia i nostri lettori dal potere distraente delle nuove tecnologie e di come ci allontanino dall’essere produttivi, se non vengono gestite in modo corretto.

Infine, abbiamo affermato il principio secondo cui che è fondamentale affidarsi alle proprie caratteristiche personali per affinare una strategia d’azione che sia realmente efficace.

Se questo articolo ti è piaciuto portaci alcuni esempi tratti dalla tua vita professionale, descrivendo il modo in cui tu pianifichi le tue giornate.

Inserisci il tuo commento nel box sottostante: saremo felici di sentire la tua voce.

Sarà un piacere condividere la nostra esperienza con la tua.

Irene Giordano

Potrebbero piacerti anche...

Condividi su questi social:
Pubblicato in Aumentare la produttività
Tag , ,

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

*

Le Guide di PadronedelTempo

La Guida per te che cominci un'attività o sei un freelance. Fai click sull'immagine qui sotto.
E-cover guida alla gestione del tempo

Il Report sulle "10 Tecniche di Rilassamento Semplici ed Efficaci". Fai click sull'immagine qui sotto.
E-cover report 10 tecniche di rilassamento

Conosci Timerepublik?

Se non sei iscritto a Timerepublik, allora devi assolutamente provare questa Banca del Tempo... Se sei iscritto, puoi donarmi un po' del tuo tempo collaborando al mio progetto. Fai click sul banner qui sotto: