Sconfiggi la procrastinazione in 7 mosse

Alzi la mano chi non ha, almeno una volta, rimandato un impegno, allungato i tempi di consegna di un lavoro, adducendo motivazioni plausibili, ma tutti riconducibili ad un’unica matrice: l’assenza di volontà.

Dovuta, probabilmente, ad un calo di energia psicofisica, che tradotto possiamo definire “calo di motivazione”.

Non è forse questa la procrastinazione? Fuochino…. Per parlare di procrastinazione dobbiamo supporre che tu abbia la tendenza a “rimandare a data da destinarsi” piuttosto spesso.

In questo post ti parlo di 10 modi per sconfiggerla, o almeno limitarla parecchio. In particolare vedremo come:

  1. ritoccare la tua to-do-list;
  2. fare un po’ di autoanalisi;
  3. usare degli strumenti che ti facilitino il compito;
  4. scegliere il momento migliore della giornata;
  5. fare le pause nel modo giusto;
  6. cosa fare se il compito da svolgere è troppo gravoso;
  7.  trovare tempo per se stessi.

Controlla se la tua to-do-list è realisticamente fattibile

Se poco o nulla di quello che tu stesso hai stabilito di fare nell’arco della giornata risulta terminato arrivato a sera, allora c’è qualcosa che non va nella tua to-do-list.

O hai scelto il momento sbagliato per svolgere certe mansioni, o più semplicemente ne hai scritte troppe.

Se la tua lista è troppo nutrita di items, hai sbagliato approccio al modo di pianificare la giornata. Identifica quelle che sono assolutamente da fare e lascia perdere le altre.

Assegnare delle priorità è una questione di abitudine e di esperienza. A volte con sole tre cose fatte un dato giorno, ma fatte bene, hai la settimana in pugno.

Ricorda il Principio di Pareto: solo il 20 % dei tuoi sforzi produce l’80% dei tuoi risultati.

Fai tuo il motto di Socrate: conosci te stesso

Se hai l’abitudine a rimandare, comincia a domandarti che tipo di procrastinatore sei: sei uno che rimanda nei momenti di difficoltà o sei un procrastinatore seriale?

L’approccio da seguire per porre un argine a questo comportamento cambia: se sei uno che svicola in certi momenti e basta, semplicemente stai avendo una giornata no.

In questo caso, svolgi i compiti più urgenti e prenditi una pausa di una mezza giornata. Forse, tutto quello di cui avevi bisogno era di uno stacco totale. Attenzione però: questo non significa immergersi nei programmi di messaggistica, stile WhatsApp o nei social.

Parlo di una pausa vera: leggere, muoversi, parlare con un amico.

Se sei un procrastinatore seriale, probabilmente il tuo piano di azione, ovvero la tua programmazione, potrebbe essere totalmente sballato e non calibrato su di te.

Nella mia Guida alla Gestione del Tempo per Freelance e Piccoli Imprenditori del Web insisto molto spesso sul concetto che se non conosci i tuoi picchi di rendimento psico-fisico, difficilmente stenderai un piano d’azione che sia sostenibile per te.

In poche parole, prima sarai consapevole delle tue abitudini, meglio sarà per il tuo lavoro. Perché non tutte le ore del giorno sono uguali e nemmeno tutti i giorni della settimana.

Per questo dovresti tracciare un Grafico dell’Energia psicofisica che ti consenta di sapere in anticipo quali sono i tuoi momenti “top” e quelli decisamente “down”, in modo da diluire i compiti più gravosi nell’arco della settimana in modo più armonico.

Circondati degli strumenti giusti per misurare il tuo tempo

Capita di immergersi così profondamente nel proprio lavoro da perdere la cognizione del tempo. E’ quella condizione che nella Mindfulness viene definita “stato di flusso”.

Sarebbe bellissimo se questo “stato di grazia” potesse accompagnarci sempre durante il nostro lavoro, sfortunatamente altre incombenze incalzano e meritano la tua attenzione.

Per fortuna, esistono innumerevoli tipi di timer, digitali o analogici, che ci aiutano a tenere conto del tempo che passa. Sì, ma quanto tempo dedicare ad un compito magari complesso? Quando invece è opportuno fare una pausa?

Esistono numerose teorie su come devono essere gestiti i periodi di attività e le pause tra l’una e l’altra. Prendiamo ad esempio una delle più note, la tecnica del Pomodoro.

In sintesi dice che dopo 25 minuti di intensa attività, segue una pausa di 5 minuti, per poi ripetere il ciclo diverse volte.

Se sei un procrastinatore, tuttavia, questo modello non funzionerà, dal momento che dovrai essere tu a stabilire, in base alle tue energie del momento, quanti minuti dedicare ad un’attività e quanti minuti di pausa prendersi dopo.

E ti assicuro, per esperienza personale, che tali valori variano moltissimo da individuo ad individuo.

Piuttosto, prendi l’abitudine di gratificarti tra un compito eseguito e l’altro. Un procrastinatore ha bisogno di più incentivi rispetto ad altre persone.

Affronta prima i compiti più indigesti

Per la maggior parte della gente le ore più produttive sono quelle della mattina. Quindi, se hai un’incombenza gravosa, antipatica, che ti è stata rifilata quando nessun altro intendeva occuparsene, il momento migliore è questo.

Più lasci passare il tempo e meno voglia avrai di occuparti della cosa. Lascia il pomeriggio per le cose più gratificanti e divertenti, avrai meno energie, ma almeno la fatica sarà alleviata dall’enorme sollievo di esserti liberato da un grosso peso sullo stomaco.

Quando è ora di fare pausa, falla!

Usare male il proprio tempo libero è una causa molto frequente di procrastinazione. Se durante la pausa pranzo mangi in fretta o distrattamente perché sei al telefono con un cliente o stai “cazzeggiando” sui social è sicuro che la ripresa del lavoro avverrà molto più svogliatamente di quanto succederebbe se tu ti fossi goduto il pasto in santa pace, eliminando tutte le distrazioni.

Allo stesso modo, se decidi di fare una pausa nel corso della giornata, assicurati di non passarla davanti ad un computer o smanettando con lo smartphone! Passeggia, leggi, fai esercizio fisico, ma non affaticare la mente.

Se il lavoro è troppo grosso per te, frazionalo in compiti più piccoli

Se tenti di affrontare un progetto enorme sapendo già in partenza che il compito è superiore alle tue forze, farai di tutto per rimandare alle calende greche un’incombenza così pesante.

Lasciarsi intimidire da un lavoro di grossa portata non è però l’atteggiamento giusto da assumere, primo perché rischi di perdere un cliente importante e secondo perché un obiettivo di quel calibro segnerebbe un grosso progresso per la tua carriera.

Non lasciarti sopraffare da visioni sconfortanti e apocalittiche e organizzati per affrontare il compito facendolo un po’ per volta. Naturalmente con criterio e organizzazione, ma non sarà difficile se sarai in grado di riformulare la tua to-do-list scrivendo o disegnando quelle collaterali che rappresenteranno le tappe intermedie.

Se necessario, contratta con il tuo cliente tempi congrui di consegna, argomentando con dovizia di particolari in cosa consistono le difficoltà e che ciascuna richiede del tempo.

Rinforza il corpo e la mente

Non dare per scontato che il problema della procrastinazione sia legato alla pigrizia. Potrebbe essere, al contrario, che vi sia un ristagno di energia dovuto, ad esempio, ad un cattivo regime alimentare o in generale ad uno stile di vita poco sano.

Anche passare troppe ore davanti al monitor può produrre un affaticamento mentale che si riflette in uno scarso rendimento sul lavoro. Per questo, tutti i lavori intellettuali dovrebbero essere compensati con una pratica singola o di gruppo che aiutino a rinforzare il corpo e la mente.

Ne parlo sia nella mia Guida, ma anche nel Report 10 Tecniche di Rilassamento Semplici ed Efficaci.

Se Yoga e Pilates non sono la tua passione, coltiva un hobby che tenga impegnate le mani: disegnare, dipingere, modellare o suonare sono tutte ottimi rimedi alla bulimia di informazioni che quotidianamente i professionisti del web sperimentano e all’usura delle articolazioni delle mani, polsi e gomiti di chi digita sulla tastiera tutto il giorno.

Conclusione

Procrastinare, lo sappiamo, è una cattiva abitudine che può avere ripercussioni negative sul nostro lavoro. Abbiamo visto però che riordinando la to-do-list giornaliera, cercare di essere più consapevoli delle proprie abitudini, usare un timer con criterio e sapendo come suddividere i tempi lavorativi, senza dimenticare di prendersi cura di se stessi, possono essere di grosso aiuto a limitare un comportamento che è patrimonio, ne sono convinto, dei nostri difetti, in misura maggiore o minore.

Se pensi di essere un procrastinatore inguaribile o qualche volta hai rimandato un impegno importante e vuoi raccontarci come è andata, allora scrivi la tua esperienza nel box dei commenti qui sotto. Sarà interessante mettere a confronto problematiche ed eventuali soluzioni.

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