Strategie e strumenti utili per fare di più in meno tempo

Gestire il proprio tempo di lavoro a volte diventa un’impresa titanica e la sensazione che molti provano a fine giornata, dopo essersi dibattuti tra telefonate, imprevisti e una miriade di incombenze, è di non aver portato a compimento nulla di quello che avevano messo in cima alle loro priorità.

Ti suggerisco tre ottimi alleati per fare in modo che le tue giornate scorrano meno caotiche senza perdere di vista i tuoi obiettivi.

Con questi strumenti e una programmazione accorta potrai gestire al meglio il flusso del tuo lavoro.

1# Programmare efficacemente

Nel Time Management si parla di programmazione a breve e a lungo termine. Quella a breve termine prende in esame la giornata e la settimana lavorativa, quella a lungo termine il trimestre.

Se vuoi strutturare bene i tuoi obiettivi, occorre partire a rovescio: definisci cosa vuoi ottenere nel lungo periodo e poi passa ad esaminare, sempre più nel particolare, come dovrà essere la tua settimana e per finire, la tua giornata di lavoro.

Un buon piano d’azione deve prevedere necessariamente queste tre fasi, o rischierai di perderti nel caos più totale, col risultato che non sarai tu a governare il flusso degli eventi, ma saranno le circostanze esterne a condizionare te.

2# Primo strumento: un’agenda

Per la programmazione a lungo e breve termine ti occorre un buon organizer, possibilmente settimanale. Se usi l’accortezza di scrivere le tue note a matita e non a biro, puoi facilmente cambiare l’ordine della tua to-do-list o spostare gli appuntamenti senza cancellature antiestetiche.

Consigli per gli acquisti? Ci sono numerose agende sul mercato, ma tra le migliori segnalo Quo Vadis e Moleskine.

Se ami il fai da te, scarica un modello di organizer in PDF che potrai stampare tutte le volte che vorrai. Si tratta della pianificazione delle tua settimana di lavoro strutturata secondo obiettivi generali e task specifici classificati secondo una scala di valori definiti A,B,C. In sintesi:

  • A indica tutti quei task che hanno la priorità su tutti gli altri. Praticamente, ciò che “devi fare”.
  • B indica tutti quei task meno importanti ma urgenti, cioè quelli che “dovresti fare”.
  • C indica quei task né importanti, né urgenti, cioè tutto quello che “ti piacerebbe fare”.

Ringrazio Marion E. Haynes che ha concesso ai lettori del suo libro “Time management” (tra cui io) di poter usare liberamente gli schemi illustrati nel suo manuale. Io mi sono limitato a riprodurlo con qualche modifica grazie all’applicazione Open Source Writer di LibreOffice.

3# Secondo strumento: una rubrica

Sembrerà banale nell’era del Web 2.0, dei social e degli smartphone, ma una rubrica auto-costruita, può essere un buon strumento di produttività.

Immagina di avere un raccoglitore ad anelli equipaggiato con un numero congruo di buste di plastica trasparenti e di inserire in ciascuno di essi un foglio a righe A4. Ordina le buste in ordine alfabetico, o ancora meglio, per categorie omogenee (a esempio, Clienti e Fornitori) contrassegnate da etichette colorate e avrai una perfetta, efficiente rubrica fatta su misura.

Se pensi che sia superfluo spendere tempo in un’attività del genere e che app e servizi web suppliscano abbondantemente a questa esigenza, beh, hai ragione, ma considera che per molte persone creative la carta esercita ancora oggi un grande fascino e se per un po’ di tempo non sarai connesso alla Rete e ti impegnerai in questo piccolo esercizio di manualità, ne ricaverai solo benefici.

4# Terzo strumento: un diario

Molti enfatizzano l’efficacia di strumenti e metodi per organizzare al meglio la propria giornata, tuttavia spesso manca un dettaglio fondamentale e cioè la revisione del percorso appena fatto, senza la quale non è possibile prendere coscienza dei progressi compiuti o dei traguardi mancati.

Un diario giornaliero, da compilare la sera in un momento di calma, ti permetterà di esporre le tue analisi e soprattutto le tue riflessioni su quello che è accaduto durante il giorno.

Sì, perché per mantenere un buon livello di produttività occorre che la tua motivazione sia sempre alta, e lasciare andare le emozioni, raccontarle per iscritto, ti stimoleranno a proseguire il tuo percorso con coerenza e determinazione.

 

Ecco tre piccoli strumenti quotidiani che, se usati in sinergia, ti consentiranno di non sprecare tempo. Avrai sempre il controllo della situazione e soprattutto sarai tu il primo a renderti conto se c’è qualcosa che non va e dove è possibile migliorare.

Sono sicuro che il tempo che dedicherai a queste attività ti frutteranno dieci volte lo sforzo compiuto per completarle. E tu che rapporti hai con la tua agenda di lavoro? Oppure usi altri strumenti? Racconta la tua esperienza lasciando un commento nel box qui sotto. Io ne sarò felice e anche i lettori ti ringrazieranno.

Alla prossima!

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