Tre strategie per gestire un progetto web di successo

Sebbene internet sia oggi una realtà presente nella vita della maggior parte degli individui, alcune categorie come quella dei blogger e degli imprenditori web hanno bisogno di attuare strategie di pensiero, oltre che di pratica, del tutto peculiari affinché possano trarne un beneficio economico o professionale.

Fra queste, tre delle più imprescindibili sono sicuramente quelle di automatizzare i processi, appaltare le commissioni e bilanciare i compiti, sebbene tutto ciò potrebbe risolversi in un pugno di mosche se non si ha, o si apprende, la capacità di mettere tutto a sistema.

La rivoluzione di internet: chi ne ha beneficiato davvero

L’internet è per la maggior parte degli utenti che ne fa uso uno strumento prevalentemente orientato allo svago, alla ricerca di informazioni o al mantenimento dei contatti con altri utenti. Da quando se ne è reso manifesto anche il potenziale economico, tuttavia, una buona fetta di internauti ha saputo dare a questo potente mezzo una nuova funzione: quella di farne una professione, e quindi trarne denaro.

Se ci sono due categorie di persone che possono definire la propria vita cambiata grazie alla rete, queste sono sicuramente quella dei blogger e quella degli imprenditori online. Fra i primi, annoveriamo figure che, partendo da una piccola pagina personale sono riuscite a far sentire la propria voce a livello nazionale e internazionale, trovando quindi la propria strada professionale e riuscendo laddove tanti tentano e molti falliscono.

Fra i secondi invece va fatta un ulteriore sottodistinzione: se da un lato mettiamo sicuramente quella dozzina di individui che, avendo avuto un’idea originale, sono riusciti a farne un marchio riconosciuto in tutto il mondo (si pensi a Mark Zuckerberg con Facebook, Larry Page con Google, Jeff Bezos con Amazon), nel secondo sottogruppo mettiamo tutti quei piccoli e medi imprenditori che hanno cominciato o non hanno mai smesso di vendere un bene o un servizio comune, e che grazie a internet sono riusciti ad ampliare il parco di utenza della propria azienda, raggiungendo un traffico di clienti che prima dell’avvento della rete sarebbe stato utopistico immaginare.

“Un piccolo passo per l’uomo”

Tuttavia, al netto delle prospettive che offre, gestire un blog o un’azienda prevalentemente tramite internet può avere un rovescio della medaglia, che in poche parole si sostanzia in un generale aumento dell’ammontare di operazioni obbligatorie da eseguire giornalmente, mentre il tempo che si ha a disposizione rimane lo stesso per tutti. A questo si aggiunga che per molti blogger o imprenditori quello della rete non è l’unico mondo in cui vivere o operare: a volte bisogna dividersi fra internet e “outernet” perché una sola delle due realtà, se escludiamo gli Zuckerberg e Bezos di cui sopra, non è sufficiente per guadagnare abbastanza e arrivare a fine mese.

In questo articolo ci concentreremo proprio sui nostri non-miliardari: ovvero su quelle figure che sono riuscite in qualche modo a trovarsi un varco fra le maglie della rete, ma sono ancora distanti un passo dal padroneggiarla del tutto. Riuscire a fare quel passo vuol dire trovare la propria nicchia in cui muoversi in piena libertà, avendo la sicurezza di aver raggiunto i propri obiettivi professionali ed economici senza dover passare 23 ore al giorno davanti ad un pc.

Tre utili accortezze

Già in tempi non sospetti su Padrone del Tempo abbiamo dato qualche consiglio su come approcciare mentalmente alla gestione di un progetto che richieda tempo pur salvando tempo, elencando quelle che sono le cinque leggi naturali del successo. Per dovere di chiarezza, le riportiamo di seguito:

  1. Delineare una visione
  2. Pianificare attentamente
  3. Seguire un metodo
  4. Mantenere la disciplina
  5. Puntare alla vetta

Oggi ne aggiungeremo altre tre, che se non sono a tutti gli effetti leggi naturali, possiamo comunque inserirle in un unico corollario di utili accortezze che, una volta “acceso il motore” del tuo disegno, è bene seguire con metodo per implementarne la produttività, quindi risparmiare tempo, quindi guadagnare più denaro. Per brevità ti dirò subito che si tratta di automatizzare, appaltare e bilanciare, sebbene è opportuno analizzare ognuna di queste strategie ulteriormente nel dettaglio.

Automatizzare

Ti sorprenderà il numero di applicazioni, software e tool che sono stati ideati esclusivamente per automatizzare il lavoro di chi opera in rete.

Se sei un blogger non puoi permetterti di non avere una vena social, pertanto sarà importante che ogni tuo nuovo post sia visibili quantomeno su Facebook, Twitter e in qualche modo anche su Instagram (senza parlare delle care vecchie mailing list, che però qualcuno potrebbe considerare come qualcosa di preistorico). Ebbene, lo sapevi che esiste un software che, con un semplice comando impartito una sola volta, può ad esempio condividere il tuo post su ogni social network e inviare una e-mail di notifica a chiunque tu voglia? Si chiama If This Than That, e lo abbiamo già analizzato in un altro post assieme ad altre app per la gestione del tempo.

Se invece il tuo lavoro non consiste nello scrivere ma nel vendere, le tue esigenze potrebbero essere altre. Uno dei crucci principali per chi gestisce un e-commerce è sempre più spesso proprio quello di dover badare ad aspetti solo apparentemente secondari come processare gli ordini, gestire le richieste dei clienti, accettare o rifiutare pagamenti, elaborare i resi. Certo, la soluzione più semplice sarebbe quella di assumere una figura che si occupi esclusivamente di questo aspetto, ma non tutti possono permetterselo. Anche in questo caso, la strada alternativa c’è. A me è bastato effettuare una breve ricerca sulla rete (28 secondi netti, cronometrati) et voilà, sbuca fuori Seltz, utilissimo programma che si occupa in automatico di tutte le questioni burocratiche al posto tuo.

La mia ricerca è stata inoltre fortemente circoscritta, visto che ho cercato solo software per chi tratta documenti digitali: immagina quanta scelta c’è per chi opera in un mercato più generico, che certo si presenta più attrattivo di quello del digital download.

Appaltare

Secondo il dizionario De Mauro Online, il significato di “appalto” nella lingua italiana è: “contratto con il quale una persona o un’impresa si impegnano con propri mezzi e a proprio rischio nei confronti di un committente a compiere un’opera o un servizio dietro corrispettivo in denaro”. Ora, non me ne vorrà il grande Maestro del quale, seppur per proprietà transitiva, sono indiretto e indegno discepolo, ma io credo che soprattutto negli ultimi anni l’atto stesso di “appaltare” abbia esteso il suo raggio d’azione semantica, fino ad arrivare ad escludere, in alcune circostanze, quel “dietro corrispettivo in denaro” nella definizione di sopra.

Oggi si possono appaltare gratuitamente molte delle operazioni più fastidiose ad un numero non indifferente di software che fra le varie opzioni hanno proprio quella di eseguire un compito al posto nostro. Alcune di queste le hai sempre avute sotto il naso, e magari non te ne sei neanche accorto. Un esempio? La possibilità fornita da Gmail di inoltrare al posto tuo determinate e-mail contenenti determinati oggetti (o provenienti da determinati destinatari). Certo, si tratta di un’operazione che nella maggior parte dei casi richiede pochi secondi per essere sbrigata di persona, ma sommando “pochi secondi” ogni giorno per 52 settimane l’anno, alla fine quanto avrai risparmiato?

La qualità ha il suo prezzo

Chiaramente, ci sono delle circostanze in cui nessun processo automatico (vedi punto di sopra) può sostituire quanto fattibile dalla mente umana. È ad esempio questo il caso di quegli editori che vogliono veder crescere il loro blog e per farlo sono costretti a assumere copywriter, nella speranza di trovarne due-tre che sappiano centrare a pieno un argomento e metterlo nero su bianco in un italiano decente. E di copywriter bravi ce ne sono molti meno di quel che sembra. Ma al netto del rapporto fra redattori e editori, è importante in qualsiasi ambito lavorativo appaltare solo quei compiti che, a fronte di un esborso da parte dell’appaltatore del valore di X, possano garantire o quantomeno promettere al medesimo un guadagno di X+1.

In questo caso è giusto – o meglio, doveroso – pagare il giusto compenso a chi farà il lavoro per conto tuo, un lavoro che alla lunga ti renderà i risultati attesi con un costo in termini di fatica pari a zero. Qui la definizione di De Mauro sarebbe pienamente condivisibile, ed il Professore avrebbe pienamente centrato il punto della questione.

Sebbene rare sono state le volte in cui s’è potuto dire il contrario.

Bilanciare

Se quelle dell’automatizzare e del bilanciare sono due operazioni che hanno molti aspetti in comune, bilanciare richiede un approccio diverso. Anche in questo caso, va detto, si tratta di un qualcosa che potrebbe prevedere l’ausilio di software che lavorino per te o di collaboratori in carne ed ossa, ma il punto del bilanciamento è proprio quello di non concentrarsi più sul tipo di task, ma sulla qualità del tempo che vi si dedica.

Qualità e non quantità, poiché uno degli errori più gravi che si possano commettere quando si gestisce un progetto a più sfaccettature è proprio quello di dedicare troppo tempo a troppe cose. Ricerche di settore dimostrano invece l’esatto contrario: per aumentare la produttività è necessario occuparsi di una cosa alla volta, rispettando una certa frequenza. Anche in questo caso, facciamo un esempio.

L’imprenditore Giovanni Bianchi è titolare di una web agency che realizza siti web, ma per aumentare la sua popolarità in rete ha inserito nel sito web dell’azienda anche una sezione relativa al blog. In questo contesto, non ha senso dedicare ogni giorno 4 ore alla gestione dei clienti, 2 alla cura del blog, una alla gestione delle e-mail e così via. Al contrario, al signor Bianchi converrà dedicarsi al blog un giorno a settimana tutte le settimane, cosicché gli altri cinque potranno essere rivolti solamente ad una gestione più attenta della clientela ma, soprattutto, il blog stesso troverà la sua stabilità. E bisogna tenere sempre a mente che nel mondo di internet, al netto di qualche isolata e felice eccezione – prima di “fare il botto” è necessario scavarsi il proprio cantuccio, il punto di riferimento per te, per i clienti passati e per quelli ipotetitici futuri. Solo allora sarà possibile alzare il tiro.

Bilanciare il lavoro con un software: i Task Management Tool

Inoltre, se disponi di un team che lavora per te sarebbe saggio dotarsi di uno strumento che gestisca e distribuisca i compiti fra le singole parti. Anche in questo caso, è quasi superficiale dirlo, ne esistono a migliaia. I più note sono certamente Trello e Asana, definiti molto genericamente Task Management Tool (‘Strumenti per la gestione dei compiti’), ma che molto più semplicemente permettono a gruppi di lavoratori di comunicare in tempo reale, organizzare i singoli compiti, priorizzarli a seconda delle necessità e, in un mondo sempre più virtuale, creare anche del sano cameratismo.

Molti di questi servizi sono a pagamento, ma per il blogger o l’imprenditore che viaggia spedito verso un obiettivo è un prezzo equo da pagare, a fronte di un aumento di produttività che potrebbe non avere prezzo.

Mettere a sistema

Chiaramente, seguire a menadito tutti i consigli di questo blog non è di per sé garanzia di successo. C’è qualcosa che né Padrone del Tempo né nessun altro portale di settore ti potrà mai svelare, ovvero come far funzionare tutto sempre alla perfezione. Quello dipende da te.

In soldoni, questo significa che l’ingrediente segreto di ogni progetto ben riuscito è la capacità dell’ideatore di saper far confluire armoniosamente questi ed altri consigli verso un’unica direzione, che è quella del successo. Non ha senso chiedere ad altri di fare il tuo lavoro se questi faranno più danno che bene, così come bilanciare equamente i compiti all’interno di un gruppo è sì democratico, ma potrebbe essere controproducente in termini di risultati, perché non tutti corrono alla stessa velocità.

Mettere a sistema vuol dire prima di tutto sbagliare: assumere un copywriter che vanta tre lauree in lettere non è garanzia di buoni post, così come spendere 30€ al mese in un software di gestione del personale non significa che ognuno dei tuoi collaboratori saprà, vorrà, o riuscirà a sfruttare al meglio questa possibilità. Un detto assai vecchio, banale e inflazionato sostiene che “sbagliando s’impara”. Ecco, i detti vecchi, banali e inflazionati però non muoiono mai perché difficilmente hanno torto, e tu di questo dovrai far tesoro, così come dai tuoi errori. Dall’esperienza del copy sgrammaticato imparerai a chiedere ai prossimi candidati degli articoli di prova, mentre da quella del software non apprezzato dai collaboratori evincerai che la prossima volta prima di affrontare una spesa del genere sarà saggio sincerarsi delle disponibilità di tutti gli interessati.

La fortuna è cieca, ma il successo ci vede benissimo

Mettere a sistema è quindi l’ultima cosa che devi imparare davvero a fondo prima di fare il grande salto, perché si tratta di far funzionare armoniosamente tutti i trucchi, gli insegnamenti e le strategie che hai appreso nel tempo, conglobandoli in un unico apparato. Non è facile riuscirci, certamente non è da tutti. Ma una cosa è certa: colui che ha un obbiettivo e poche velleità ha sicuramente più probabilità di imparare a muoversi agilmente nella giungla dell’internet rispetto a un qualsivoglia sedicente nuovo genio del social marketing che dà tutto per scontato.

L’onestà intellettuale è il vero segreto che sta alla base di qualsiasi trionfo, la quale però non può mai prescindere dal portare sempre nel proprio bagaglio di vita, in parti equamente consistenti, le giuste dosi di umiltà e ambizione.

Enzo Santilli

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