Foto di un foglio di carta, una penna e di alcuni post it.

Pianificare ogni attività ci aiuta a non sprecare tempo, ecco perché sia nella gestione del lavoro personale che nella produzione il tempo e la sua organizzazione diventa fondamentale.

Sono numerose le imprese che mettono a punto strategie per cercare di ridurre la complessità dei processi di produzione o magari per ottimizzare sia la gestione del flusso lavorativo in rapporto al tempo a disposizione sia le attività che compongono il risultato lavorativo.

Utilizzare ogni strumento efficace a gestire il proprio tempo a disposizione aiuta a snellire tutte le attività che quotidianamente occupano parte del nostro tempo, e spesso sono proprio le aziende a dettare le strategie più efficienti.

Conosciamo insieme il sistema di produzione che riuscì negli anni del dopoguerra a portare al successo la casa automobilistica giapponese, la Toyota, dalla sua storia, alla nascita di un sistema di produzione innovativo, ma soprattutto come il metodo Kanban può essere applicato ad un approccio personale permettendoci di focalizzarci sugli obiettivi e tralasciando le attività inutili.

Toyota: un’azienda di successo grazie al metodo Kanban

Cercare di ridurre ogni spreco all’interno delle grandi aziende produttrici è fondamentale per un corretto approccio alla Lean Production, la gestione della produzione adottata dalla Toyota.

Solitamente le aziende tendono a seguire un processo che parte dalle lavorazioni iniziali ai montaggi finali, lavorando i componenti e assemblandoli poi in prodotti finiti.

Grazie al metodo Kanban, il processo viene interamente stravolto e completamente rovesciato, ovvero vengono svolte solamente le attività necessarie e solo nel momento in cui si ha necessità o richiesta.

La strategia utilizzata dall’azienda automobilistica giapponese consisteva proprio nella riduzione degli sprechi e nell’ottimizzazione delle risorse durante il processo di produzione, tutti strumenti di gestione indispensabili per riuscire ad accrescere la competitività sul mercato automobilistico.

La chiave di volta del successo della Toyota è nelle strategie di gestione del timesheet e del ciclo di produzione aziendale, basate sull’approccio Kanban, riuscendo a porsi sul mercato automobilistico negli anni accanto ai grandi colossi del settore, che si basavano invece sui modelli tayloristi o fordisti.

Metodo Toyota/ metodo Kanban: il sistema aziendale di successo

Il metodo Toyota consiste infatti nella costruzione di un flusso di produzione e di approvvigionamento basato su un sistema di reintegrazione delle scorte in tempo reale.

Ogni scheda o cartellino si identifica in un prodotto o componente, dove viene inoltre specificato dove deve andare e da dove deve arrivare.

Il Kanban è come un sistema informativo che integra l’intero processo produttivo collegando tra loro tutti i sotto processi collegati a sua volta con la domanda del cliente.

Tale sistema informativo consente di integrare l’intera produzione semplicemente rimpiazzando i pezzi richiesti, agevolando il flusso di componenti e semilavorati, evitando gli stock di magazzino e reintegrando le scorte ogni qualvolta un componente viene utilizzato nel processo produttivo successivo.

Tale sistema viene indicato come sistema “pull” dato che vengono utilizzate le risorse da quello precedente, senza inutili accumuli in magazzino.

Metodo Kanban: un po’ di storia

Subito dopo la guerra il Giappone versata in condizioni di gravi perdite, soprattutto dal punto di vista industriale: anche la Toyota, importante azienda automobilistica giapponese, disponeva di macchinari ormai vecchi e di risorse ridotte.

Non potendosi appoggiare sulle quote di mercato, tali dinamiche impedirono all’azienda di potersi affidare ad una produzione su larga scala basata proprio sul metodo taylorista.

La situazione particolarmente svantaggiosa costrinse la Toyota a riorganizzare interamente il proprio processo di produzione, cercando di produrre esclusivamente un numero di automobili necessarie a coprire le richieste del mercato.

Il metodo Kanban nasce ad opera di ingegnere giapponese Taiichi Ono tra il 1948 e il 1975, tale metodo è divenuto negli anni il punto di riferimento per diverse aziende del mercato mondiale.

La parola Kanban in giapponese significa cartellino o scheda, ma la stessa parola è composta da due ideogrammi: Kan, che significa visuale e Ban, che invece significa segnale. Tale metodo si basa infatti sull’utilizzo di due strumenti una lavagna o dei post it.

Cos’è il Kanban e come funziona

La lavagna utilizzata nel metodo Kanban serve a gestire ogni attività in rapporto al tempo a disposizione.

Tale lavagna dovrà essere suddivisa quindi in tre sezioni:

  • nella prima sezione si dovranno elencare le attività da svolgere;
  • nella sezione centrale le attività in elaborazione;
  • nella terza colonna le attività completate.

Il quadro completo di tutte le attività elencate permette a chiunque di operare sul tempo che abbiamo a disposizione, così da capire come, quanto e come investiamo ogni minuto della nostra giornata, avendo una chiara visualizzazione sull’intero processo di lavoro.

Esistono due tipologie di Kanban che si differiscono in base allo scopo finale del lavoro, ovvero quelli destinati alla movimentazione dei beni e quelli destinati invece alla produzione.

Ogni Kanban viene posizionato all’interno di una lavagna o contenitore, tramite un ordine prefissato, ma nel momento in cui il contenitore o la lavagna risulta vuoto a seguito del processo di lavorazione, il Kanban viene passato poi al fornitore, che dovrà ripresentare la componentistica necessaria ad avviare nuovamente il ciclo di produzione, il rifornimento.

Tale passaggio viene chiamato “just in time” dato che vengono svolte tutte la attività solamente nel momento in cui si presenta una necessità, evitando di conseguenza ogni spreco tramite la riduzione della sovrapproduzione.

Tutti i vantaggi del metodo Kanban

Il metodo Kanban è particolarmente intuitivo e facilmente adattabile a qualsiasi tipologia di attività, permette a ognuno di reintegrare ogni passaggio fondamentale solo se necessario eliminando sprechi di tempo, tramite una corretta gestione del timesheet, ovvero la rivelazione o registrazione delle attività effettuate durante l’arco della giornata.

Due i vantaggi:

  • monitorare le attività proprie o dei collaboratori;
  • valutare l’economicità delle prestazioni.

Il metodo Kanban è un approccio che presenta svariati vantaggi dato che consente di:

  • eliminare l’eventuale presenza di una inutile sovrapproduzione;
  • monitorare i dipendenti sul lavoro individuale;
  • gestire in maniera decisamente più flessibile l’intero processo di produzione;
  • eliminare ogni spreco inutile sia in termini economici che di produzione.

Metodo Kanban e approccio personale

Il metodo Kanban oltre che essere impiegato come sistema di successo soprattutto dalle grandi aziende, potrebbe essere impiegato anche per la produttività personale, come un personal trainer in grado di metterci in chiaro quanto, come e dove impieghiamo il nostro tempo, permettendoci si focalizzarci su determinati attività ed evitare invece di disperdere energie in attività inutili.

Per applicare il metodo Kanban alla produttività personale sarà necessario procurarsi una lavagna o un pannello dove potranno essere utilizzati dei post it per avere una chiara visione dell’insieme delle attività da svolgere, evitando che si possano accumulare progetti incompiuti, ma soprattutto per visionare le attività che comportano una maggiore perdita di tempo.

Il proprio personal Kanban dovrà essere suddiviso in tre colonne:

  1. Cose da fare
  2. Lavori in esecuzione
  3. Lavori terminati

Sarà necessario partire con un numero contenuto di attività, assegnando ad ogni compito una priorità; in cima alla colonna si dovranno disporre le attività più urgenti e in fondo il resto delle attività.

Ogni qualvolta che si inizia un’attività si dovrà spostare nella rispettiva colonna, le attività da fare, quelle in corso o i lavori terminati.

In base alla complessità di compiti con il tempo sarà possibile affrontare un numero maggiore di attività, ma inizialmente ci si dovrà limitare ad un massimo di tre post it, è consigliabile non iniziare una nuova attività fin quando non si ha finito l’attività iniziata, per evitare di ingolfare il lavoro.

Uno dei punti focali del sistema Kanban è che conferisce uguale importanza alle attività presenti in elenco, ma soprattutto a quelle concluse.

Questo è importante in quanto funge da spinta motivazionale rispetto a ciò che si è riusciti a portare a termine, permettendo di monitorarci su eventuali modifiche sulla base di valutazioni a ritroso circa l’efficacia delle azioni intraprese.

Conclusioni

Inconsciamente penso che ognuno di noi nel suo piccolo ha utilizzato il metodo Kanban, dato che i post it rappresentano uno dei promemoria più efficaci ed immediati dei nostri tempi.

Personalmente lo trovo un metodo assolutamente ideale per riuscire a gestire il proprio tempo a disposizione, senza tralasciare alcuna attività ma soprattutto per evitare di sprecare il tempo in futili azioni.

Hai mai utilizzato i post it per riordinare il tuo lavoro o il tuo tempo libero?

Pensi che il metodo Kanban possa essere efficace per imparare a gestire il tuo tempo a disposizione?

Lasciaci un tuo parere nel box dei commenti qui sotto.

Irene Giordano

 

Una lista di attività.

La to-do list è la lista di attività da compiere nell’arco della giornata o per periodi più lunghi.

Se ci tieni a dare un’organizzazione decente al tuo lavoro, non puoi fare a meno di crearne una tutti i santi giorni.

E’ il primo strumento di pianificazione, per cui non sottovalutarla. Non ne hai mai fatto una?

Allora munisciti di carta e penna e comincia a scrivere un elenco di attività che dovrai fare domani.

Dovrà diventare una routine per te, per cui abituati all’idea. Soprattutto non pensare che sia una cosa banale, perché non lo è affatto.

Ti parlerò anche del metodo ABC, uno dei sistemi più semplici che io conosca per assegnare ai tuoi compiti la giusta priorità.

“Ciò che ottieni raggiungendo i tuoi obiettivi non è così importante quanto ciò che diventi raggiungendo i tuoi obiettivi.”

Zig Ziglar

Che tipi di to-do list posso fare?

La to-do list è uno strumento pratico, perciò non ha senso programmare delle attività nell’arco di un periodo troppo lungo. Una scelta migliore è quella di compilare to-do list giornaliere, settimanali, mensili e trimestrali.

Oggi parliamo delle liste di attività giornaliere.

Ci sono delle app che mi facilitano il compito?

Certo che esistono, ne abbiamo parlato diffusamente in questo articolo e in quest’altro.

Errori da non fare con una to-do list giornaliera

Perché la tua to-do list non perda di  efficacia, ci sono almeno 5 cose che non dovresti mai inserire:

  1. le attività di routine. Essendo cose che ripeti tutti i giorni, non ha senso metterle in una to-do list. Ad esempio, il controllo delle e-mail, o l’aggiornamento periodico di app e applicazioni;
  2. le attività che possono essere svolte in breve tempo. Ti capita un’urgenza fra capo e collo che puoi sbrigare in pochi minuti? Non c’è bisogno di scomodare la tua lista: falla e basta.
  3. non dovresti mettere mai qualcosa che non c’entri con il tuo obiettivo principale, che è quello di incrementare il tuo fatturato;
  4. comporre più di una to-do list alla volta. Già è difficile gestirne una, figuriamoci due o tre;
  5. scrivere una to-do list di 20 o più punti non è una to-do list, ma è una lista irrealizzabile in partenza. Pensa realisticamente a quanti compiti vuoi svolgere nell’arco di tempo che hai a disposizione.
    Se te ne vengono in mente una quantità spropositata concentrati e riduci il numero ad un massimo di sei e un minimo di tre.

Vuoi saperne di più? Ti piacerebbe conoscere un sistema completo per la gestione del tempo?

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Cosa invece dovresti mettere in una to-do list giornaliera

Fondamentalmente 3 cose:

  1. degli obiettivi specifici, per esempio: devo scrivere un’email a Tizio, devo incontrare Caio alle ore 8:00 e così via;
  2. prevedi sempre un attività  alternativa da fare in caso di un imprevisto,  ad esempio se salta un appuntamento con un cliente, prevedi come occupare quel tempo con un’attività;
  3. prevedi, inoltre, nella tua to-do list sempre un momento da dedicare alla formazione:  ascoltare un podcast oppure un video su YouTube piuttosto che leggere i post dei blogger più in voga nel tuo settore.

Che succede se un compito si trascina per più giorni?

A volte succede che un compito che ritieni importante, non venga esaurito nell’arco della giornata e per questo motivo lo riproponi nella lista del giorno successivo, e in quella del giorno dopo e anche in quelle a seguire.

Che fare in un caso come questo? Se quell’attività si ripresenta per più di tre volte, molto probabilmente non è il momento di farla, tutto qui. Non puoi trascinarti dietro una cosa incompiuta a lungo, perciò toglila dalla lista.

Se si tratta di un’attività complessa, difficile da portare avanti, hai davanti a te due opzioni:

  • la spezzetti in più parti, per permetterti in un tempo ragionevole di terminarla con successo;
  • la deleghi ad un collaboratore fidato.

Il momento migliore per compilare la tua to-do list

Il momento perfetto per stilare la tua to-do list è a detta di molti la sera prima di addormentarti.

Questo perché la tua mente sarà già focalizzata sulle attività da svolgere il giorno successivo.

La seconda opzione è quella di alzarsi molto presto la mattina e a mente fresca redigere la tua to do list.

Il metodo ABC

Bene, ora passo ad illustrare il metodo ABC,  un sistema estremamente semplice che ti permetterà di assegnare la giusta priorità ai tuoi task.

Questo sistema è ben spiegato da Marion E. Haynes nel libro “Time Management” Ed. Franco Angeli, 2010.

Come ho già detto prima è probabile che la tua mente sia affollata di cose da fare ma è molto probabile che tra quelle decine  di attività che hai in testa tu possa realisticamente portarne avanti molto poche.

Che tu usi una app oppure scriva la tua lista su un foglio di carta non cambia molto: sicuramente l’elenco sarà abbastanza lungo.

A questo punto ti basterà ragionare su quali sono le incombenze importanti che non possono aspettare e contrassegnarle con la lettera A

Poi ci saranno quelle che, anche se rivestono una certa importanza possono aspettare prima di essere svolte. Sono le tipiche attività che molto spesso possono essere delegate ad altri.  Questi tipi di compiti li contrassegnerai con la lettera B.

Per ultime ci sono tutte quelle attività che ti piacerebbe svolgere e che ai tuoi occhi sembrano importanti, ma che vengono dopo le altre due categorie.  sono tutti quei compiti non strettamente necessari che verranno eliminati dalla lista e che quindi verranno contrassegnati con la lettera C.

Ti piacerebbe disporre di modelli di tabelle già pronte da utilizzare per facilitarti nella tua gestione del tempo?

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Conclusioni

Abbiamo visto come un’operazione così banale come stendere una lista di compiti da svolgere non sia affatto così semplice e scontata.

Ci sono cose che in una to-do list non andrebbero mai inserite e abbiamo visto quali, così come ci sono al contrario cose che è auspicabile che siano messe nella lista.

Inoltre ho spiegato che è sbagliato cercare a tutti i costi di realizzare una quantità spropositata di attività nell’arco della giornata e ti ho mostrato come, grazie al metodo ABC, potrai scremarne una buona quantità.

Potrai così concentrarti sulle cose essenziali fondamentali per il tuo business.

Hai visto anche che è sempre bene ritagliare un po’ di tempo per gli imprevisti così come è bene dedicare un breve momento della tua giornata lavorativa alla tua formazione.

Se hai domande sulle liste o se hai un sistema tutto tuo per organizzare il tuo lavoro, condividilo pure nel box dei commenti qui sotto. Ne saremmo lieti.

Piero

Foto di una ragazza che dorme di giorno.

Ci sono giorni in cui, senza un apparente motivo, ci si sente scarichi, svogliati ed indolenti. Si starebbe tutto il giorno spalmati sul divano a bere tisane al finocchietto selvatico.

A me qualche volta capita, ohibò. Di solito balzo fuori dal piumone come una molla, ma capitano giorni in cui alzarmi dal letto mi sembra un’impresa titanica, cado in fissa sul muro per dei quarti d’ora e ciondolo tutto il giorno come una mutanda appesa al filo dello stendibiancheria senza combinare un tubo. Dicesi apatia. Si tratta di uno stato psicologico contraddistinto da una temporanea assenza di slancio, vigore e motivazione.

Che cosa fare, a lato pratico, quando capitano giornate di questo tipo? Come uscire dallo stato comatoso? Come darsi una mossa, scrollarsi di dosso l’indolenza e mettersi al lavoro?

Non mi addentro in discorsi sul trovare la direzione nella vita. Stavolta si parla di consigli pratici, semplici pick-me-up testati e collaudati in prima persona, che si sono rivelati utili per superare lo stato di catalessi ed affrontare le giornate sottotono con rinnovato entusiasmo.

1. Fare una doccia fredda

Oltre ad una lunga serie di benefici estetici, tra cui pelle liscia e capelli più forti e setosi, iniziare la giornata con una doccia fredda aiuta a rinfrescare la mente. Proprio come una grassa risata, una doccia fredda, e sottolineo fredda, non fresca, fa mancare il respiro per un istante, favorendo il rilascio di endorfine. Fare una doccia fredda al mattino aumenta l’apporto di ossigeno nell’organismo e velocizza la circolazione sanguigna, migliorando le funzioni cerebrali.

2. Energy boost: fare il pieno di proteine a colazione

Foto di una ragazza che fa colazione.

Battete la fiacca? Fate attenzione a che cosa assumete a colazione. Cappuccino e brioche portano ad un picco di glicemia che dona un’apparente sensazione di energia, ma, nel giro di un paio d’ore, il livello di zucchero nel sangue cala, causando sonnolenza ed attacchi di fame.

Nelle giornate che si preannunciano sottotono, provate a sostituire cappuccio e brioche con un centrifugato di limone e zenzero ed un toast con pomodori datterino maturi, uova fresche in camicia, un avocado, feta greca, basilico, origano ed un filo d’olio. Ne deriva un mix di sapori e consistenze veramente squisito, in cui il gusto burroso dell’avocado si sposa armoniosamente con la voluttuosità dell’uovo.

È doveroso precisare che il beverone a base di limone e zenzero non è propriamente una delizia ma, nei giorni di fiacca, dà una botta di vita dall’effetto durevole, contrariamente a quanto accade con la caffeina.

3. Acqua a garganella

L’idratazione è fondamentale per darsi una mossa nelle giornate no. Assicuratevi di bere almeno due litri di acqua al giorno. Potete ricorrere ad apposite applicazioni per smartphone e tablet per ricordarvi di bere spesso, tra cui, ad esempio, Hydro, AquaClock, che emette un segnale acustico per ricordarvi di tirare giù delle belle golate d’acqua, e Plant Nanny, un simpatico gioco che prevede che vi prendiate cura di una piantina bevendo con regolarità.

Io ho adottato un metodo più artigianale, ossia segnare con un pennarello gli orari sulla bottiglia e, ogni ora, verificare di aver ingollato acqua a sufficienza.

Per un effetto ancor più rinfrescante e tonificante, aggiungete una foglia di menta e qualche fetta di limone e di cetriolo.

4. Impostare la giusta musica di sottofondo per darsi una mossa

Su Spotify e YouTube sono disponibili centinaia di playlist e video di musica in grado di stimolare la concentrazione e dare un po’ di carica, utili per darsi una mossa nelle giornate sottotono.

5. Sniffare menta ed eucalipto

Funziona, giuro. Applicate qualche goccia di olio essenziale di menta, di eucalipto o di erbe alpine su un dischetto di cotone, tirate su di narice e via, una botta di vita. In alternativa, va bene anche farsi una pista di Vicks VapoRub direttamente dal barattolo.

6. Staccare la spina per un’ora

Se proprio non riuscite ad ingranare, provate a dedicarvi ad altro per un’oretta. Se possibile, uscite all’aria aperta, fate un giro, andate in palestra o a correre al parco.

7. Riordinare la scrivania

Il caos mi manda in tilt. Riordinare la scrivania, mettere ordine, apportare qualche piccola modifica alla disposizione dei complementi d’arredo, buttare via volantini pubblicitari e cianfrusaglie varie che rubano spazio nell’ambiente di lavoro smuove energie che, in genere, aiutano a ritrovare la concentrazione.

Concludendo…

Riassumo per chi fosse rimasto scioccato dai “rimedi” a volte un po’ draconiani, a volte un po’ new age e non avesse assimilato bene queste 7 perle attinte dalla mia personale esperienza:

  • doccia scozzese, per darti una scossa quando nelle giornate no sei più scarico di una batteria inerte;
  • intruglio sferza-letargici e scorpacciata di uova e verdure fresche per fare il pieno di energia a colazione;
  • bere (acqua) a go-go per idratare il corpo;
  • musica a profusione sfruttando la banda larga e i social;
  • uso di oli essenziali come stimolatori olfattivi;
  • rendersi irreperibili per almeno un’oretta;
  • il “potere del riordino” della tua scrivania.

Non basta ancora? Sei alla ricerca di soluzioni che insegnino un metodo per essere più produttivi? Allora scarica subito l’estratto gratuito del Super Report “Guida alla Gestione del Tempo per Freelance e Piccoli Imprenditori del Web.

Jessica Maggi

Foto di una agenda aperta con una penna sopra.

Cercare il modo migliore per raggiungere un preciso obiettivo è indispensabile per aumentare la propria produttività;  spesso però si confonde la quantità con la qualità.

C’è chi si dedica esclusivamente a pochi obiettivi per volta e chi invece si sobbarca di innumerevoli attività contemporaneamente. Ma siamo sicuri che porsi più obiettivi o svolgere più attività insieme sia realmente produttivo?

Pianificazione e produttività sono due termini strettamente connessi, entrambi concorrono ad una migliore efficienza nelle diverse attività quotidiane, che siano lavorative o di vita.

La produttività è direttamente proporzionale all’efficienza di un soggetto nel raggiungimento di un obiettivo, ma non si può essere efficienti senza un’attenta pianificazione.

 

Il multitasking: pratica dannosa per la produttività

Essere produttivi è fondamentale, in qualsiasi tipologia di attività intrapresa, a patto di concentrarsi sul proprio progetto, pianificando tutto nei minimi dettagli,  per far sì che ogni obiettivo possa essere raggiunto.

Molte persone agiscono in multitasking, convinte che svolgere due o più compiti insieme possa aumentare il rendimento. Questa è pura illusione!

Il nostro cervello, infatti, è costretto a dover elaborare una mole di informazioni enorme passando nell’immediato da un task ad un altro, un compito che il cervello non è in grado di effettuare.

Il multitasking esige un maggiore impegno mentale, chiamato anche “switching cost” – ovvero costo di commutazione – che altro non è che la maggiore concentrazione necessaria al cervello per il passaggio da un compito all’altro, spesso causa di perdita di tempo prezioso.

Secondo uno studio pubblicato sul Journal of Information Management è emerso che, soggetti che controllano ogni cinque minuti il proprio indirizzo di posta hanno bisogno di almeno 64 secondi per continuare il lavoro interrotto dopo aver controllato le email.

Su questo blog abbiamo affrontato l’argomento, offrendo preziosi suggerimenti per evitare di essere travolti dal flusso costante delle e-mail.

Una maggiore mole di lavoro spesso non è indice di una maggiore produttività; anzi, è proprio l’intreccio di molteplici attività a rallentare pesantemente il raggiungimento degli obiettivi preposti.

La pianificazione è uno dei principi cardini per una maggiore produttività, essere organizzati e imparare a gestire ogni impegno lavorativo contribuisce a ottenere un maggiore successo.

Coloro che tendono a essere organizzati, ma soprattutto tendono a pianificare ogni attività tramite regole e principi personali, hanno maggiori possibilità di raggiungere traguardi importanti.

Ecco perché è importante focalizzarsi su un obiettivo piuttosto che su diverse attività contemporaneamente.

 

Obiettivi e priorità: teoria di Warren Buffet

Determinare le priorità personali è uno degli obiettivi fondamentali per raggiungere l’eccellenza; il famoso investitore Warren Buffet è noto per aver messo a punto un metodo utile per prendere decisioni, determinando la priorità delle proprie azioni.

La strategia adottata da Warren Buffet è riportata in un aneddoto che ha fatto il giro del globo: pare che il magnate americano un giorno avesse avuto l’idea di proporre al suo pilota personale un esercizio molto particolare.

In sostanza, Warren Buffet chiese al pilota di indicare i suoi 25 obiettivi di carriera, e successivamente di rivedere la sua lista indicandone solamente 5.

Dopo aver stilato 2 liste, una con i 5 obiettivi primari e un’altra con i restanti 20 obiettivi secondari, Buffet gli chiese che atteggiamento avrebbe avuto nei confronti dei 20 obiettivi “scartati”.

Il pilota diede maggiore priorità ai primi 5 obiettivi, ma espresse l’intenzione di occuparsi ugualmente degli altri 20 in elenco, ad intermittenza; decisione considerata da Buffet assolutamente sbagliata.

Warren Buffet sostenne, infatti, che il pilota avrebbe dovuto concentrarsi esclusivamente sugli obiettivi imposti, tralasciando quelli ritenuti comunque importanti, almeno fino a quando non si fosse ottenuto il successo sperato per i primi 5.

 

Le distrazioni rallentano il lavoro e ostacolano la pianificazione

Indubbiamente applicare il metodo di Buffet costringerebbe ognuno a pianificare il proprio lavoro in maniera piuttosto drastica, senza alcuna elasticità.

Oggigiorno, riuscire a mettere in pratica una teoria del genere non sarebbe affatto semplice, considerando le numerose distrazioni provenienti dai dispositivi tecnologici che usiamo quotidianamente e di cui spesso abusiamo: prima fra tutte le continue notifiche di email o dei diversi social network.

Gestire il flusso delle comunicazioni, discernere quello che è importante da quello che non lo è, diventa un esercizio stressante.

Se desideriamo trovare un pizzico d’ispirazione in quello che Buffett ci insegna, dobbiamo essere risoluti nel pretendere da noi stessi un comportamento coerente: non possiamo interrompere ogni dieci minuti quello che abbiamo deciso di fare per il timore di perderci un messaggio.

Importante è quello che stiamo facendo ora, in questo momento. Il resto viene dopo.

Occorre quindi eliminare o, quantomeno, ridurre fortemente i fattori di “disturbo”, se non vogliamo diventare utilizzatori passivi delle nuove tecnologie e gestire al meglio il nostro tempo.

 

Come essere produttivi tramite pianificazione

Noi di PadronedelTempo pensiamo  che si possa gestire al meglio la propria quotidianità sulla base delle proprie caratteristiche personali, nell’ottica di salvaguardare le proprie energie psicofisiche.

E per entrare nel concreto, suggeriamo ai nostri lettori alcune best practice sulla pianificazione.

Facciamo alcuni esempi:

  • sfruttare al massimo la nostra energia in determinate ore della giornata, quando siamo al top delle nostre capacità, piuttosto che affrontare compiti complessi quando siamo più “scarichi”;
  • sfruttare  i tempi morti è un’ottima strategia per compiere alcune azioni di grande utilità e non sprecare energie preziose quando non serve: il momento migliore per preparare dei piani d’azione, ad esempio, è la sera prima di coricarsi. In questo modo, la tua mente è già preparata sulle cose da fare il giorno successivo;
  • sfruttare la pausa pranzo per controllare la casella di posta elettronica, evitando di farlo durante le ore della mattina quando ci aspettano, invece, tutte le attività più importanti;
  • spegnere il telefono e qualsiasi dispositivo elettronico che possa distrarci, migliorando la concentrazione nei momenti cruciali della giornata.

In conclusione…

Possiamo affermare che la pianificazione, ovvero l’organizzazione degli eventi in uno specifico arco temporale, è la base per ottenere risultati concreti e tangibili.

Per alcuni potrebbe sembrare una perdita di tempo o addirittura un processo noioso, ma non è affatto così: ogni pianificazione è in continuo divenire, dovendosi adattare alle attività “varie ed eventuali” che accadono nella vita di tutti i giorni.

Abbiamo visto che la pianificazione ha un’influenza rilevante sulla produttività e aumenta le probabilità di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Abbiamo poi messo in guardia i nostri lettori dal potere distraente delle nuove tecnologie e di come ci allontanino dall’essere produttivi, se non vengono gestite in modo corretto.

Infine, abbiamo affermato il principio secondo cui che è fondamentale affidarsi alle proprie caratteristiche personali per affinare una strategia d’azione che sia realmente efficace.

Se questo articolo ti è piaciuto portaci alcuni esempi tratti dalla tua vita professionale, descrivendo il modo in cui tu pianifichi le tue giornate.

Inserisci il tuo commento nel box sottostante: saremo felici di sentire la tua voce.

Sarà un piacere condividere la nostra esperienza con la tua.

Irene Giordano

Foto di un paio di occhiali appoggiati su un report.

Pianificare una settimana di lavoro… Mission impossible o una best practice?

È inutile negarlo, quale che sia la tua occupazione principale, vivendo nell’era della tecnologia sei costretto a relazionarti quotidianamente con strumenti tecnologici sempre più presenti e sempre più variegati, che richiedono la tua attenzione non solo in termini di gestione ma anche per quel che riguarda il rimanere al passo con gli aggiornamenti.

Abbiamo già visto, ad esempio, che avere una corretta gestione delle e-mail può essere fondamentale per diminuire lo stress e valorizzare il proprio tempo, e questo vale sia per lo studente che smanetta per le prime volte con il suo indirizzo di posta istituzionale, sia per il professionista abituato da anni a gestire rapporti di un certo tipo con clienti, collaboratori e concorrenti.

È importante, quindi, alla luce degli impegni e delle scadenze che ognuno di noi ha, riuscire a capire come organizzare una settimana produttiva, poiché se è vero che le necessità del singolo sono soggettive e quindi non categorizzabili, è anche vero che esistono dei percorsi comuni, dei pattern, che valgono per tutte le categorie attive della società.

Poche regole, ma vantaggiose

Attenersi a queste linee guida generali è il primo passo verso il traguardo di un doppio vantaggio, collettivo e personale. Riuscire ad organizzare e rispettare sistematicamente le scadenze settimanali – analogamente a quelle che potremmo definire sotto-scadenze giornaliere – permetterà alla società di poter contare su un’unità maggiormente produttiva, mentre i vantaggi per il singolo si sostanzieranno un un’evidente diminuzione della pressione.

Che tradotto in soldoni vorrà dire maggiore efficienza e tempo libero a disposizione.

Nelle righe che seguiranno, pertanto, ti parlerò di questi pattern, facendo presente da subito che, essendo ogni situazione differente per natura, prenderò ad esempio dall’esperienza di chi scrive, ovvero quella di uno studente-lavoratore che deve dimenarsi fra web-writing, studio, consegna di elaborati scritti, superamento degli esami e – dio non voglia – vita sociale.

1.     Quando organizzare la propria settimana

La corsa per il successo parte da prima di subito

Partiamo dal principio, o meglio, da prima del principio. È impensabile pensare di organizzare una settimana in seno alla produttività se la tua scadenza cade – poniamo – il giorno venerdì 24 e tu ti metti all’opera lunedì 20.

Abbiamo già visto in un altro articolo come la pianificazione, insieme a metodo e disciplina, sia una delle cinque leggi naturali che sono alla base del successo.

Il termine stesso “pianificare” contempla nella sua accezione più stretta la presenza di un piano, di un progetto, che può essere raggiunto solo con un’attenta organizzazione che va regolamentata a monte del processo produttivo.

Dunque, se la tua scadenza sarà di venerdì 24, almeno la tua mente dovrà essere “settata” sull’incominciare ad organizzarti a partire da due settimane prima, ovvero lunedì 13.

Mens sana in corpore produttivo

Nota bene, ho detto almeno la tua mente perché è cosa nota che molti non riescono a mettere in pratica un buon programma di lavoro perché non trovano un momento per pensarci su.

In verità non è tanto fondamentale realizzare un piano nero su bianco, quanto avere l’intenzione di farlo.

Da lì a circondarsi di tutti i mezzi per essere produttivi il passo è davvero breve, e per metà già compiuto. Il primo consiglio è dunque quello di fare uno sforzo di laboriosità mentale il prima possibile, cosicché il tuo corpo sia naturalmente predisposto a passare da uno step di astrazione ad uno di sostanza: nella fase organizzativa, la procrastinazione è il tuo più grande nemico.

Ecco, se c’è un momento nel quale è necessario buttare giù una to-do list, questo è quello giusto.

2.   Come organizzare la propria settimana

Il punto del “come” è quello che tratterò più con i guanti, per una semplice ragione. Se il tempo che scorre è lo stesso per tutti, il modo in cui riusciamo a gestirlo è quanto di più soggettivo possa esistere.

Mantenendo come esempio puramente esemplificativo quello del sottoscritto, trovo che sia indispensabile avere una certa dimestichezza con il pc (con ulteriore consiglio di acquisirla se non ne disponi, ti farà solo bene). Volente o nolente sarai probabilmente costretto ad averci a che fare finché morte non vi separi, quindi tanto vale fare uno sforzo e capire come sfruttarne al meglio le potenzialità.

Da computer o da smartphone, gli strumenti ci sono tutti

È sicuramente utile avere una cartella – con annesse sottocartelle – interamente dedicata al lavoro e/o allo studio, ed è sicuramente utile averle anche se disponi di un pc aziendale che gestisci per conto terzi.

Ricordati che nel tuo personal computer sei tu a decidere come, dove, quando e perché creare contenuti, quindi la tua mente sarà più incline a gestire in maniera naturale determinati dati più sulla tua macchina personale che su quella aziendale.

Allo stesso modo, è innegabile che le applicazioni per dispositivi mobili abbiano fatto negli ultimi anni passi da gigante in quanto ad ausilio concreto per la gestione del tempo, e non a caso ne abbiamo citate una manciata atte a questo scopo in un post di qualche tempo fa.

Che tu appartenga al team PC o al team smart device poco importa: l’importante è mettere nero su bianco quello che fino ad ora avevi solo nella tua testa.

Che sia un semplice foglio di lavoro Excel o l’ultima app di settore a pagamento, l’importante è che il tuo schema passi dal reame mentale a quello pratico; solo così riuscirai ad “avviare il motore” della produttività.

Carta e penna, queste sconosciute

A corollario di quanto detto, voglio spezzare una lancia anche in favore degli aficionados del carta e penna, che trovano più ordinato e più utile scrivere tutto a mano. Benissimo.

Anche in questo caso l’essenziale è munirsi degli strumenti giusti: un semplice blocco note potrebbe fare al caso tuo se gli impegni sono pochi e irripetibili, se invece sai di dover programmare numerose settimane a venire, il suggerimento è quello di fare un giro sul web e munirsi di agende predisposte al planning mensile e settimanale.

Spesso ci offrono suggerimenti e sezioni che neanche noi pensavamo potessero tornarci così utili. E ad essere totalmente onesti molte sono anche belle, personalizzabili e colorate. Colore che, si sa, non guasta mai.

3.   Quanto lavorare (per rimanere sani di mente)

Veniamo al clou della nostra disquisizione. È possibile lavorare, studiare (o avere una simile attività parallela), guadagnare soldi, e avere ancora del tempo per te stesso? Con una buona organizzazione a monte, certamente sì.

Assumendo che tu come me abbia un lavoro che viene retribuito a consegna, o che comunque sottostia alle regole del “tanto lavori, tanto guadagni”, e assumendo che lo studio non sia un hobby ma quantomeno una priorità, potremmo concludere che come me e come tanti nella nostra situazione il tuo fabbisogno economico equivale a quello che qui, per brevità, definirò di un lavoratore part-time.

Lavorare part-time vuol dire dedicare quattro ore di ogni tua giornata, da lunedì a venerdì (e, in caso, a sabato) al lavoro, e almeno altre quattro allo studio. Sembra così facile a dirsi, perché in realtà non sempre ci si riesce?

Sembrerà banale, ma la risposta sta proprio nella mancanza di organizzazione.

Le conseguenze della pigrizia

Non avere un planning ben definito comporta quasi automaticamente il fiorire di un senso di incompletezza, che può sfociare naturalmente in frustrazione nei confronti del lavoro, dello studio e del tempo libero. Pensaci bene.

Quante volte hai buttato tutto all’aria perché ogni cosa ti sembrava troppo opprimente?

Troppe pagine da studiare in troppo poco tempo, ti dicevi; meglio concentrarsi solamente sul lavoro.

Ma al lavoro avevi troppi progetti da consegnare a fronte di un guadagno che ad essere gentili potevi etichettare come inadeguato.

Alla fine della fiera non avevi studiato, non avevi lavorato e avevi perso la giornata su Facebook a lamentarti di studio e lavoro, ritrovandoti nella stessa situazione dei poveri cafoni descritti nel celebre “Fontamara” di Silone, con una sola domanda, figlia degli eventi, dell’impotenza e delle tue colpe: che fare?

Ma se il bel libro dell’autore pescinese termina con un nulla di fatto, tu sai che il vero successo personale sta nel superare gli attimi di abbandono (che, sia chiaro, se rimangono isolati sono lecitissimi), fare un bel respiro, prendersi un giorno di riposo, resettare anima e cervello, e tornare a quello che sei bravo a fare.

Il prezioso consiglio di un amico

Per aggirare l’ostacolo dell’ozio autoindotto, ritengo illuminante una perla che mi fu donata da un mio coinquilino greco quando studiavo in Inghilterra.

Ero nuovo del posto, non conoscevo bene il sistema e non ero sicuro che ce l’avrei fatta. Ebbene, traducendo e abbreviando, il consiglio dei consigli di Ntemis era: “La giornata è divisa in 24 ore, giusto?

Tu devi studiare, dormire e respirare, giusto? La risposta ce l’hai già. Passa otto ore a dormire, otto a studiare, otto a fare festa.”

Lì per lì mi parve un consiglio di una banalità disarmante, e invece col tempo ho capito che dietro ad una divisione così semplicistica si nasconde un messaggio ben più profondo: quali che siano i tuoi impegni, prenditi un attimo per capire quanto tempo dedicare ad ognuno di essi, ordinali per priorità e non dimenticare di ritagliare il giusto spazio per svago e riposo.

Perché ci viene richiesto di produrre come macchine pur non essendo delle macchine, e l’unica arma di difesa che abbiamo a nostra disposizione è quella di una solida strategia organizzativa, che sia in grado di convogliare un garbuglio di impegni in un flusso armonico di momenti alternati.

4.   Formazione, networking e riposo

Metto questi tre momenti nel medesimo gruppo per una ragione ben precisa. Per quanto si tratti di aspetti fra loro molto diversi, possono essere accomunati dal fatto che non sono vero e proprio lavoro, ma del lavoro sono branche accessorie e contingenti.

Nel pianificare la tua settimana lavorativa dovrai necessariamente ricavare uno spazio giornaliero e settimanale da dedicare al risposo; diciamo che il 30% di ogni giornata è un buon compromesso.

A questo aggiungi un giorno intero nel quale staccare da tutto e dedicarti principalmente a ciò che ti piace fare. Se sarai riuscito a raggiungere i tuoi obiettivi e avrai la mente libera, sarà anche questo il giorno nel quale potrai dedicarti alla formazione e alla ricerca di nuovi clienti, committenti o collaboratori.

Staccare dallo staccato

Ti chiederai perché fare tutto ciò proprio nel giorno del riposo, d’altronde non sarebbe proprio allora che dovresti staccare la spina? Sì e no.

In realtà sai benissimo che un giorno intero in seno all’ozio non farà altro che farti tornare quell’insana voglia di abbandono che abbiamo cercato di curare nelle righe precedenti.

Per di più, conciliare il riposo con altre attività collaterali è un ottimo metodo per guardare al lavoro con occhi diversi, scevri dalla pesantezza della routine e più attenti a particolari che, altrimenti, per noia o per stanchezza rischieresti di trascurare.

Il trucco è quindi quello di compiere un’azione uguale ed opposta a quella della quotidianità, ovvero dedicare un po’ del tuo tempo libero alla sfera professionale, staccare dallo staccato, per non perdere il filo dei tuoi pensieri e mantenere sempre attivo, seppur con una lucidità differente, il flusso di idee.

Vai in vacanza, non in prigione

Ciò non toglie che tanti piccoli momenti di riposto, magari frammisti a quelli della formazione, non sono minimamente paragonabili a quelli di una vera vacanza. Prenditela.

Anche in questo caso assicurati di pianificare modi e tempi (a questo punto dovresti esserci abituato!) e assicurati di farla quando avrai davvero messo i puntini su tutte le “i”, altrimenti rischierai di sentirti in una prigione creata da te stesso, dove è impossibile godere di un momento di piacere a causa di un continuo rimando alle cose lasciate in sospeso.

 

5.    Pianificare non ti salva la vita, ma te la migliora

Concludiamo questo excursus organizzativo con una nota riassuntiva.

In definitiva, il segreto per una vita sana, in cui riuscire a far conciliare produttività, riposo e soddisfazione professionale, sta (quasi tutto) nell’aspetto organizzativo.

Non ha senso avere una mente o un’intuizione geniale se poi non riuscirai a metterla in pratica per pigrizia o confusione; così come investire anni della propria carriera per raggiungere un obiettivo può rivelarsi opera vana se, giunto al momento di quagliare, mandi tutto alle ortiche per essere impreparato alla pianificazione.

Pianificare, munirsi degli strumenti adeguati per farlo, incastrare armoniosamente utile e dilettevole, è l’unica strada da seguire per far funzionare alla perfezione tutti gli ingranaggi di quel complicato orologio che è la vita contemporanea. Sta a te decidere che tipo di orologio essere, ma ricordati che difficilmente le patacche da fiera riescono a scandire il tempo.

Enzo Santilli