Come non farsi travolgere dalle e-mail

Sei un professionista con un’attività avviata o lavori in uno studio, oppure in un’azienda? Allora, inevitabilmente, ti dovrai occupare delle e-mail.

Eh già, nell’era dei social media e di WhatsApp, l’e-mail è l’incontrastata regina della comunicazione aziendale. E, siccome tutti lo sanno, dovrai evadere tutti i giorni decine se non centinaia di e-mail.

Per non sentirti travolto, ho preparato per te alcune semplici regole per una gestione del flusso delle e-mail senza stress e perdite di tempo.

# 1 – Disattiva tutte le notifiche

Se sei un affermato professionista, forse puoi permetterti una segretaria che sbrighi questa noiosissima incombenza, ma, se non è così, allora fai in modo di non lasciare aperte sul desktop del tuo PC o notebook applicazioni di posta elettronica.

Ancora meglio, evita di installare estensioni che facciano apparire sul desktop l’avviso di ricezione delle e-mail anche ad applicazione chiusa (penso, ad esempio, a Gmail probabilmente la webmail più usata dagli italiani).

Soprattutto, disattiva quelle sullo smartphone. Quasi tutte le app, i dispositivi e i programmi hanno una sezione “impostazioni” in cui si possono gestire le notifiche.

L’evasione delle e-mail dovrebbe avvenire in momenti della giornata in cui hai meno da fare.

In pratica, la tua casella di posta in arrivo, essendo un contenitore, è accessibile 24 ore su 24, quindi perché non dovresti essere tu a scegliere quando consultarla?

Ti faccio un esempio: ti capita mai di non poter rispondere al telefono, in certi momenti?

A me sempre! Quello che non può essere detto a voce, tuttavia, può essere scritto tranquillamente in una e-mail, che poi leggerai con comodo.

Se non puoi rispondere al telefono la segreteria telefonica può essere un valido aiuto per indirizzare le comunicazioni dei tuoi clienti, in modo che lascino un sms o una e-mail che potrai consultare quando più ti fa comodo. Basta impostare la segreteria in modo che, chi ti chiama, senta il tuo messaggio registrato. Tutti i gestori di telefonia permettono questa personalizzazione.

# 2 La tua casella di Posta in Arrivo straborda? Archivia!

Qualsiasi servizio di webmail o qualsiasi programma di posta elettronica tu abbia installato sul tuo PC o dispositivo mobile, ha una funzione per archiviare le e-mail.

Non lasciarti spaventare se le e-mail di punto in bianco spariranno dalla tua casella di posta in arrivo, saranno comunque rintracciabili attivando la funzione di ricerca che qualsiasi programma, app o servizio cloud possiedono.

Lascia visibili solo quelle più recenti, diciamo quelle ricevute nelle ultime 24 ore. Per tutte le altre, dubito tu abbia una necessità impellente di averne sottocchio una vecchia, ad esempio, di tre mesi.

# 3 Cancellare le cose inutili

Per non impazzire al pensiero di dover gestire dodicimila e passa e-mail ricevute negli ultimi sei mesi (sparo un numero a caso),  è meglio sfoltire il più spesso possibile la cartella della posta in arrivo.

Molti dei messaggi che ricevi, se ci pensi bene, sono assolutamente inutili: offerte commerciali, newsletter, notifiche dai social, tutta roba che dovresti cestinare il più presto possibile.

E, a proposito delle newsletter, ricordati che è facile cancellarsi almeno quanto lo è iscriversi, perciò se senti che un dato argomento non ti coinvolge più come una volta, non aver timore di toglierti dalla mailing list.

Tutti i servizi più seri di e-mail marketing mettono in bell’evidenza, in calce alla newsletter, il link “Unsubscribe” o, se il servizio è in italiano, “Cancellami”.

Tuttavia, se proprio non dovesse funzionare il tentativo di cancellazione dalla newsletter, puoi “marchiare” come “Posta indesiderata” il messaggio molesto. Sarà il programma che si occuperà di archiviare il messaggio di posta nella cartella Spam.

Fra le e-mail che affollano la tua casella di posta in arrivo ci sono poi immancabilmente quelle che si riferiscono a eventi ormai trascorsi, a cui tu hai sicuramente già risposto.

Ecco, ti posso dire per esperienza che di e-mail così ce ne sono sempre un sacco. Puoi smaltire a cuor leggero anche quelle.

# 4 Può servire mandare più e-mail allo stesso destinatario? Sì!

Se ti occupi di un progetto importante, può darsi che la comunicazione con il tuo cliente o collaboratore sia articolata e complessa.

In questi casi, io adotto un metodo infallibile: affronto un argomento per volta, inviando all’occorrenza più e-mail e avendo cura di compilare il campo oggetto con una frase chiave che ricordi l’argomento trattato e il progetto cui si riferisce.

Sembrerebbe a prima vista una proliferazione incontrollata di e-mail, ma ti assicuro che risulterà più facile, in un momento successivo, rintracciare una determinata e-mail appartenente a quel “filone”. E succederà, inevitabilmente, che tu debba riguardare anche a distanza di tempo quello che hai scritto o quello che hai allegato a suo tempo.

# 5 Usi Gmail? Sfrutta i “thread”!

Se sei tra i numerosi utenti di questa webmail, può venirti in soccorso una funzione utilissima che Gmail compie in automatico sui messaggi che hanno gli stessi interlocutori: quella di raggruppare insieme le e-mail, in modo che risultino appartenere ad un unico filone (thread).

Per tutti gli altri, vale la strategia “botta e risposta”. Usa la funzione “Rispondi”, quando devi inviare una e-mail in risposta a un’altra. Il tuo interlocutore vedrà citato, nel messaggio di ritorno, quello che aveva scritto nella e-mail precedente.

# 6 Usa i filtri quando non ne puoi più

I fornitori di servizi e-mail (direi tutti, senza distinzione), hanno una funzione che consente di bloccare un mittente, se l’invio di messaggi non richiesti da parte di qualche soggetto risulti particolarmente invasivo.

# 7 Metti una firma in calce alla mail

Immagina una situazione in cui tu debba fornire a ciascuno dei tuoi contatti i tuoi dati fiscali, l’indirizzo, il tuo numero di telefono, ecc.

Fornire questi dati ogni qualvolta qualcuno te lo chiede, risulta una colossale perdita di tempo. Molto meglio impostare il tuo programma di posta elettronica affinché riproduca in calce ad ogni messaggio e-mail in automatico, tutti i dati di contatto che vorrai inserire.

E’ una funzione utilissima e che aggiunge un tocco di professionalità alla tua comunicazione.

# 8 Sii corretto anche con chi non lo merita

In qualsiasi momento e per qualsiasi motivo, potresti ricevere e-mail offensive da parte di utenti che hanno visitato il tuo blog o il tuo sito web, messaggi che esprimono derisione o disprezzo.

Non è un evento raro ed è da mettere in conto, se hai un’impresa sul web. In gergo, questi utenti vengono definiti “troll”, come le creature malvagie della mitologia nordica.

Rispondere per le rime non farebbe che alimentare un clima di ostilità che potrebbe sfociare in un attacco hacker al tuo sito. Non di rado, dietro a queste figure, si celano smanettoni con una buone dose di competenze informatiche che potrebbero mettere a repentaglio la sicurezza del tuo sito.

In questi casi meglio non rispondere.

Diversamente, in caso di lamentele o contestazioni di clienti o semplici visitatori del sito web, conviene sempre mantenere uno stile cortese, attento alle critiche altrui.

Mettersi in posizione di ascolto, anche quando non ne abbiamo affatto l’intenzione, aiuta spesso a risolvere le controversie e a creare un clima sereno e positivo che riesce, quasi sempre, a “smontare” anche il cliente più assillante, risparmiandoti un sacco di fastidi e di tempo.

Ho elencato una serie di suggerimenti che sono convinto potranno aiutarti nel concreto a gestire le e-mail in modo più sereno ed efficace.

Tuttavia…

Se usi strategie che non sono elencate qui e ne hai tratto dei benefici, mi piacerebbe che le condividessi coi lettori del blog, aggiungendo un tuo commento nel box qui sotto.
Ti ringrazio per l’attenzione. A presto

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