Crea la tua to-do list col metodo ABC

La to-do list è la lista di attività da compiere nell’arco della giornata o per periodi più lunghi.

Se ci tieni a dare un’organizzazione decente al tuo lavoro, non puoi fare a meno di crearne una tutti i santi giorni.

E’ il primo strumento di pianificazione, per cui non sottovalutarla. Non ne hai mai fatto una?

Allora munisciti di carta e penna e comincia a scrivere un elenco di attività che dovrai fare domani.

Dovrà diventare una routine per te, per cui abituati all’idea. Soprattutto non pensare che sia una cosa banale, perché non lo è affatto.

Ti parlerò anche del metodo ABC, uno dei sistemi più semplici che io conosca per assegnare ai tuoi compiti la giusta priorità.

“Ciò che ottieni raggiungendo i tuoi obiettivi non è così importante quanto ciò che diventi raggiungendo i tuoi obiettivi.”

Zig Ziglar

Che tipi di to-do list posso fare?

La to-do list è uno strumento pratico, perciò non ha senso programmare delle attività nell’arco di un periodo troppo lungo. Una scelta migliore è quella di compilare to-do list giornaliere, settimanali, mensili e trimestrali.

Oggi parliamo delle liste di attività giornaliere.

Ci sono delle app che mi facilitano il compito?

Certo che esistono, ne abbiamo parlato diffusamente in questo articolo e in quest’altro.

Errori da non fare con una to-do list giornaliera

Perché la tua to-do list non perda di  efficacia, ci sono almeno 5 cose che non dovresti mai inserire:

  1. le attività di routine. Essendo cose che ripeti tutti i giorni, non ha senso metterle in una to-do list. Ad esempio, il controllo delle e-mail, o l’aggiornamento periodico di app e applicazioni;
  2. le attività che possono essere svolte in breve tempo. Ti capita un’urgenza fra capo e collo che puoi sbrigare in pochi minuti? Non c’è bisogno di scomodare la tua lista: falla e basta.
  3. non dovresti mettere mai qualcosa che non c’entri con il tuo obiettivo principale, che è quello di incrementare il tuo fatturato;
  4. comporre più di una to-do list alla volta. Già è difficile gestirne una, figuriamoci due o tre;
  5. scrivere una to-do list di 20 o più punti non è una to-do list, ma è una lista irrealizzabile in partenza. Pensa realisticamente a quanti compiti vuoi svolgere nell’arco di tempo che hai a disposizione.
    Se te ne vengono in mente una quantità spropositata concentrati e riduci il numero ad un massimo di sei e un minimo di tre.

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Cosa invece dovresti mettere in una to-do list giornaliera

Fondamentalmente 3 cose:

  1. degli obiettivi specifici, per esempio: devo scrivere un'email a Tizio, devo incontrare Caio alle ore 8:00 e così via;
  2. prevedi sempre un attività  alternativa da fare in caso di un imprevisto,  ad esempio se salta un appuntamento con un cliente, prevedi come occupare quel tempo con un'attività;
  3. prevedi, inoltre, nella tua to-do list sempre un momento da dedicare alla formazione:  ascoltare un podcast oppure un video su YouTube piuttosto che leggere i post dei blogger più in voga nel tuo settore.

Che succede se un compito si trascina per più giorni?

A volte succede che un compito che ritieni importante, non venga esaurito nell'arco della giornata e per questo motivo lo riproponi nella lista del giorno successivo, e in quella del giorno dopo e anche in quelle a seguire.

Che fare in un caso come questo? Se quell'attività si ripresenta per più di tre volte, molto probabilmente non è il momento di farla, tutto qui. Non puoi trascinarti dietro una cosa incompiuta a lungo, perciò toglila dalla lista.

Se si tratta di un'attività complessa, difficile da portare avanti, hai davanti a te due opzioni:

  • la spezzetti in più parti, per permetterti in un tempo ragionevole di terminarla con successo;
  • la deleghi ad un collaboratore fidato.

Il momento migliore per compilare la tua to-do list

Il momento perfetto per stilare la tua to-do list è a detta di molti la sera prima di addormentarti.

Questo perché la tua mente sarà già focalizzata sulle attività da svolgere il giorno successivo.

La seconda opzione è quella di alzarsi molto presto la mattina e a mente fresca redigere la tua to do list.

Il metodo ABC

Bene, ora passo ad illustrare il metodo ABC,  un sistema estremamente semplice che ti permetterà di assegnare la giusta priorità ai tuoi task.

Questo sistema è ben spiegato da Marion E. Haynes nel libro "Time Management" Ed. Franco Angeli, 2010.

Come ho già detto prima è probabile che la tua mente sia affollata di cose da fare ma è molto probabile che tra quelle decine  di attività che hai in testa tu possa realisticamente portarne avanti molto poche.

Che tu usi una app oppure scriva la tua lista su un foglio di carta non cambia molto: sicuramente l'elenco sarà abbastanza lungo.

A questo punto ti basterà ragionare su quali sono le incombenze importanti che non possono aspettare e contrassegnarle con la lettera A

Poi ci saranno quelle che, anche se rivestono una certa importanza possono aspettare prima di essere svolte. Sono le tipiche attività che molto spesso possono essere delegate ad altri.  Questi tipi di compiti li contrassegnerai con la lettera B.

Per ultime ci sono tutte quelle attività che ti piacerebbe svolgere e che ai tuoi occhi sembrano importanti, ma che vengono dopo le altre due categorie.  sono tutti quei compiti non strettamente necessari che verranno eliminati dalla lista e che quindi verranno contrassegnati con la lettera C.

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Conclusioni

Abbiamo visto come un'operazione così banale come stendere una lista di compiti da svolgere non sia affatto così semplice e scontata.

Ci sono cose che in una to-do list non andrebbero mai inserite e abbiamo visto quali, così come ci sono al contrario cose che è auspicabile che siano messe nella lista.

Inoltre ho spiegato che è sbagliato cercare a tutti i costi di realizzare una quantità spropositata di attività nell'arco della giornata e ti ho mostrato come, grazie al metodo ABC, potrai scremarne una buona quantità.

Potrai così concentrarti sulle cose essenziali fondamentali per il tuo business.

Hai visto anche che è sempre bene ritagliare un po' di tempo per gli imprevisti così come è bene dedicare un breve momento della tua giornata lavorativa alla tua formazione.

Se hai domande sulle liste o se hai un sistema tutto tuo per organizzare il tuo lavoro, condividilo pure nel box dei commenti qui sotto. Ne saremmo lieti.

Piero

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