Le migliori piattaforme di project management

A differenza di quello che potrebbe pensare un non addetto ai lavori, la vita da online freelancer non si riduce a lavorare da casa quando si ha tempo, magari standosene comodamente seduti sul divano indossando solo biancheria intima. La realtà – come spesso accade – si scontra e contraddice questo luogo comune, in quanto ogni freelance che opera online deve essere in grado di sapersi interfacciare con le piattaforme dedite al lavoro di squadra: i cosiddetti project management tool.

Collaborazione a distanza: un grande vantaggio per la produttività

Chi lavora come freelancer, soprattutto se esclusivamente online, deve quotidianamente avere a che fare con ricevute, dichiarazioni, scadenze, planning dell’attività lavorativa e comunicazioni con colleghi e datori di lavoro. E il tempo necessario da dedicare a tutte queste attività per non rischiare di rimanere disoccupato è di gran lunga superiore a quello che un’analisi superficiale potrebbe far supporre.

Il sempre maggiore dilagare di queste nuove posizioni lavorative, tuttavia, è servito da input allo sviluppo di applicazioni, programmi e strumenti (definiti tool dagli amanti dell’anglofonia) che permettono sia ai datori di lavoro sia ai collaboratori di comunicare in maniera più diretta ed efficace, ottimizzando tutti quei tempi destinati all’impiego risorse che altrimenti risulterebbero inevitabilmente allungati.

L’utilità di un’applicazione per il team working

Alcuni di questi tool sono le applicazioni di project management, che in altre parole servono a far sì che tutte le figure operanti in un determinato progetto riescano ad incontrarsi in un unico luogo – generalmente virtuale – e tracciare insieme le linee guida da seguire, i percorsi comuni e gli obiettivi da raggiungere senza disperdere la mole di informazioni in diversi canali, quali potrebbero essere l’e-mail, i social network o i servizi di messaggistica istantanea.

Primo e principale compito dei project management tool, quindi, è quello di eliminare la dispersione delle informazioni fra collaboratori di uno stesso progetto, con conseguente beneficio collettivo in termini di armonizzazione dell’attività lavorativa.

Di piattaforme dedite al team working se ne conta un numero considerevole. Tutte tendono ad avere caratteristiche comuni, sebbene alcune sembrino puntare su elementi peculiari che ne delineino la specificità. La ragione di questa “differenza nella somiglianza” è presto detta: concorrenza.

Ogni piattaforma tende a promuovere servizi gratuiti o aggiuntivi rispetto ai competitor, ed è per questa ragione che è possibile oggi indicarne una manciata che riescono meglio di altre a risultare appetibili. Le vediamo nelle righe che seguono, nella speranza che il lettore che è in cerca di un project management tool riesca a trovare quello che meglio si confà alle esigenze del proprio gruppo di lavoro.

Project Management Tool: alcune caratteristiche generali

Uno dei maggiori vantaggi di queste piattaforme consiste nella possibilità di suddividere “in blocchi” la mole di lavoro: un progetto che, per brevità, definiremo P1, potrà ad esempio essere assegnato al Collaboratore A per la parte testuale (che lavorerà quindi sulla parte che chiameremo P1.1) e al Collaboratore B per quella grafica (al quale sarà assegnata, quindi, la porzione P1.2). Ponendo poi che il Collaboratore A abbia facoltà di assegnare ulteriormente parti del suo lavoro, la porzione P1.1 che gli compete potrà essere subassegnata totalmente o in parte ad altri due collaboratori, che avranno rispettivamente le sotto-porzioni P1.1.1 e P1.2.2.

Lo Schema 1 rende bene l’idea di suddivisione piramidale che queste applicazioni permettono di gestire.

Schema 1.
Suddivisione piramidale di un progetto condiviso

 Le migliori piattaforme di project management

Ognuna delle porzioni di progetto che sopra abbiamo indicato con P seguito da valore numerico (ad esempio P1.1.2, viene definita in gergo tecnico Task. Pertanto al Copywriter Junior numero 2, verrà assegnata una task che sarà identica, in quanto a mole di lavoro, a quella del Copywriter Junior 1. Le due, unite, completeranno la task assegnata al Copywriter Senior (la P1.1) la quale, congiuntamente alla task del Grafico, costituirà la realizzazione finale del progetto principale.

Grazie a queste piattaforme è possibile in ogni momento avere visione di chi è responsabile di qualsiasi delle task assegnate per il progetto corrente, ma anche per quelli passati in via di conclusione o per quelli futuri che ancora devono essere delineati a fondo. È un ottimo strumento, questo, per capire se un determinato collaboratore sta procedendo secondo la tabella di marcia, se è in dietro con il lavoro mensile o se riesce a “macinare” più velocemente dei colleghi di settore.

Controllo in tempo reale, sempre e ovunque

Non solo. Ogni task assegnata generalmente è corredata da una descrizione inerente il tipo di lavoro da svolgere. Potrebbe sembrare una caratteristica accessoria, ma in realtà anche in questo caso si tratta di una risorsa che permette di risparmiare tempo prezioso: potendo leggere quali sono i compiti specifici di ogni collaboratore, i colleghi sapranno cosa non dovranno fare, dove si fermerà il raggio di azione di ognuno e, conseguentemente, non rischieranno di andare ad operare laddove la loro competenza non è richiesta.

Infine, vale la pena ricordare che ogni piattaforma per il team working mette a disposizione di chi ne acquista i servizi un certo numero di Gigabyte archiviabili in cloud, in cui è possibile immagazzinare immagini, fogli di lavoro e ogni altro tipo di file utile ad un corretto sviluppo del progetto, sempre a disposizione di qualsiasi collaboratore ne abbia bisogno. Se non integrato, il servizio di clouding può essere richiesto a prezzi vantaggiosi anche alle più note piattaforme dedite a tale pratica, con le quali i nostri project management tool possono stipulare convenzioni nel caso in cui ci si affidi ad uno di essi.

Potrebbe essere superfluo ricordare i maggiori servizi di data storage che permettono di caricare e conservare documenti da condividere; lo facciamo comunque per amore di chiarezza. E segnaleremo quindi almeno OneDrive di Microsoft, Google Drive, Mega e Dropbox.

Trello e Asana: i giganti del project management tool

Dicevamo sopra di come la rete metta a disposizione di ogni project manager un numero sterminato di applicazioni grazie alle quali si può gestire un progetto comune in maniera armonica, funzionale e produttiva. Fra i tanti, sicuramente si stagliano per notorietà e performance Asana e Trello, veri giganti di settore. Li abbiamo già brevemente menzionati in un altro articolo presente su Padrone del Tempo, quando si parlava di strategie per gestire un progetto web di successo. Li vediamo ora più nello specifico, tentando di dare ad entrambi una maggiore caratterizzazione, delineandone le specificità.

Asana

Creato nel 2008 da uno dei padri fondatori di Facebook, Dustin Moskovitz, Asana si mette subito in risalto per il suo layout semplice e intuitivo, che fa il paio con un utilizzo della piattaforma immediatamente comprensibile anche a chi si avvicina per la prima volta al mondo dei project management tool.

Le task possono essere organizzate in tre macrocategorie temporali (giornaliere, imminenti e future) e possono essere assegnate a chiunque disponga di un indirizzo e-mail. Se si lavora su più progetti, con Asana è anche possibile suddividere i collaboratori per gruppi e, in caso, creare anche dei sottogruppi.

Onde evitare la dispersione di informazioni, Asana permette al project manager di inviare dei questionari ben specifici ad ognuno dei collaboratori, ai quali si dovrà dare una risposta ben precisa (ad esempio, sullo stato di progressione di una determinata task): in questo modo il collaboratore non sarà costretto a rendere pubblici dettagli personali, ed il project manager potrà comunque ottenere le risposte desiderate. 

Uno dei difetti di questa piattaforma, forse, sta proprio nella sua costante ricerca di produrre il massimo risultato con il minimo sforzo, che forse a volte danneggia l’importante aspetto del rapporto umano che non dovrebbe mai venir meno fra collaboratori. L’interfaccia grafica, spogliata di fronzoli fino a lambire le caratteristiche del minimalismo, non aiuta di certo in questo senso. Ma di “contro”, a parte questo, ce ne sono davvero pochi altri.

Sul versante “pro”, non si può certo ignorare la grande quantità di opzioni di cui il project manager può disporre, come quelle di assegnare colori diversi a task diverse, attivare e disattivare comandi grazie alle scorciatoie da tastiera, sovraestendere un’unica task a diversi progetti, o poter aggiungere in maniera gratuita al proprio “libro paga” fino ad un massimo di quindici collaboratori.

Asana: versioni, costi e compatibilità

Asana è disponibile anche nelle versioni mobile per Android e iPhone, dispone di un sistema integrato di invio e ricezione e-mail e può essere utilizzato per un periodo di prova senza dover comunicare i dati del proprio conto corrente.

La versione premium costa 9,99$ al mese, sebbene siano previste delle scontistiche per piccoli gruppi di lavoro.

In conclusione, Asana è sicuramente quello di cui hai bisogno se sei abituato a gestire grandi gruppi di lavoro, in cui il rischio di dispersione di informazioni è sempre dietro l’angolo. Le estensioni compatibili con questa piattaforma permettono di avere sotto controllo anche una grande mole di collaboratori grazie a caratteristiche del tutto esclusive, come la possibilità di integrare i servizi offerti dai maggiori siti di archiviazione di file (come ad esempio Google Drive e Dropbox) o dalle piattaforme di blogging (in questo caso citeremo WordPress).

 

Trello

La tecnologia di Trello si basa sulla filosofia del Kanban (di cui consigliamo almeno un’infarinatura dalla relativa pagina di Wikipedia), che mira a mantenere qualsiasi livello produttivo sempre ai massimi standard, riducendo al minimo lo spreco di tempo, soldi e risorse.

Le task in Trello sono assegnate per mezzo di una specie di post-it virtuali, che possono essere organizzati graficamente in base al tempo di lavorazione e al progetto a cui fanno riferimento.

A differenza di Asana, questa piattaforma potrebbe peccare un po’ in quanto ad opzioni. È possibile tuttavia taggare ogni post-it con particolari keyword al fine di tenerlo sempre sottomano, creare notifiche che verranno inviate dopo un certo lasso di tempo e creare liste relative al progredire di ogni sezione del progetto.

Progetti diversi possono essere raggruppati in board, in maniera tale da non rischiare di fare confusione se se ne gestisce più di uno, e ad ogni board potranno essere assegnati un certo numero di collaboratori afferenti. Ogni collaboratore avrà il suo spazio virtuale all’interno della board, ed in questo spazio, oltre alle direttive generali, il project mamanger avrà facoltà di caricare le immagini, i documenti e tutti i tipi di file che riterrà opportuno riservare a quella specifica porzione di progetto.

Con Trello è possibile creare quante board si desidera, e per ognuna di queste inserire un numero illimitato di task. Come per Asana, l’interfaccia grafica mira ad essere quanto più intuitiva possibile, e di certo costituiscono elemento gradito i suggerimenti che ci vengono forniti man mano per imparare a sfruttare tutte le potenzialità di questo tool.

Trello: versioni, costi e compatibilità

Su questa piattaforma la collaborazione può dirsi davvero in tempo reale, può essere ripartita come meglio ritieni e, soprattutto, è esente dal rischio di perdita dei dati, che vengono periodicamente salvati in cloud e che sono accessibili anche quando un progetto viene segnato come “completo”.

Una versione abbastanza completa di Trello è disponibile gratuitamente (e scaricabile anche su dispositivi iOS e Android), sebbene ne esistano due a pagamento che al costo di 9,99$ o 20,83$ che ti permettono di gestire con maggiore professionalità gruppi di lavoro molto estesi. 

Come per Asana, anche Trello è perfettamente integrabile con Dropbox e Google Drive; la differenza sostanziale con il primo forse sta proprio nell’utilizzo che si decide di farne. Se Asana è certamente consigliabile a chi necessita sin da subito di un tool altamente professionale per la gestione di un nutrito gruppo di lavoro, Trello mira principalmente a soddisfare le esigenze di piccoli gruppi grazie ad un buon numero opzioni user-friendly pensate appositamente per chi ha esigenza di concludere piccoli e medi progetti nel minor tempo possibile.

Alternative a Trello e Asana

Prima di concludere questo articolo in cui abbiamo già trattato due fra le migliori piattaforme di project management, è forse o saggio riservare uno spazio anche ad alcuni prodotti di categoria meno blasonati, ma che meritano una menzione quantomeno per il loro carattere di gratuità.

Disponendo di una piccola azienda o di un piccolo gruppo di lavoro, potrebbe avere poco senso puntare sul top di gamma se poi non se ne sfruttano tutte le potenzialità o se si è costretti a virare inesorabilmente su un altro prodotto dopo la scadenza del periodo di prova gratuita. In casi come questo potrebbe invece essere saggio affidarsi direttamente ad una piattaforma che faccia il “minimo sindacale”, con la quale prendere confidenza sin da subito senza il rischio di doverla poi abbandonare per cause di forza maggiore.

Ne elenchiamo pertanto alcune – corredate delle caratteristiche principali – nelle righe che seguono, facendo presente che nonostante tutte possano essere scaricate in maniera gratuita, per alcune potrebbe essere contemplato anche un pacchetto premium opzionale.

  • Wrike: 2 GB di spazio cloud garantiti, numero illimitato di progetti realizzabili, supportato da Zaiper;
  • TeamWork Projects: 10 MB di spazio di archiviazione online, massimo di 2 progetti attivabili nella versione free e compatibile con Zaiper;
  • Zoho Projects: 10 MB di spazio cloud garantiti all’utente, massimo di 1 progetti attivabile nella versione free, chat integrata, compatibile con Zaiper;
  • Volerro: 100 MB in cloud, 3 progetti attivabili contemporaneamente nella versione gratuita, chat integrata.

Conclusioni

Negli ultimi anni, quella di online freelancer ha finito per diventare una delle posizioni maggiormente ricoperte da chi svolge mansioni nell’ambito dell’editoria, della grafica o della diffusione di contenuti ad ogni livello. Per questo è stato necessario realizzare degli strumenti opportuni che garantissero a piccoli, medi e grandi gruppi di lavoro composti da collaboratori operanti a grandi distanze gli uni dagli altri di poter rimanere costantemente in contatto in maniera professionale e soprattutto produttiva.

Questi strumenti, che aiutano a gestire la suddivisione del lavoro e ad accertarne il progredire, vengono definiti project management tool, ed in questo articolo è stata fornita la descrizione di alcuni di essi.

Se Asana sembra essere il più adatto per gruppi di lavoro di grandi dimensioni, Trello pare essere la soluzione ideale per collaborazioni a breve termine o di modesta entità, sebbene è il caso di ricordare che esistono anche prodotti alternativi forse meno performanti, ma sicuramente all’altezza del compito per cui sono stati pensati.

Utilizzi già Asana, Trello o uno dei competitor che abbiamo descritto nelle righe precedenti? Se sì, facci sapere nei commenti quale fra quelli elencati (o non elencati) è secondo te il miglior project management tool attualmente in circolazione e se la nostra recensione è in linea con la tua esperienza da utente finale.

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