Foto di un foglio di carta, una penna e di alcuni post it.

Pianificare ogni attività ci aiuta a non sprecare tempo, ecco perché sia nella gestione del lavoro personale che nella produzione il tempo e la sua organizzazione diventa fondamentale.

Sono numerose le imprese che mettono a punto strategie per cercare di ridurre la complessità dei processi di produzione o magari per ottimizzare sia la gestione del flusso lavorativo in rapporto al tempo a disposizione sia le attività che compongono il risultato lavorativo.

Utilizzare ogni strumento efficace a gestire il proprio tempo a disposizione aiuta a snellire tutte le attività che quotidianamente occupano parte del nostro tempo, e spesso sono proprio le aziende a dettare le strategie più efficienti.

Conosciamo insieme il sistema di produzione che riuscì negli anni del dopoguerra a portare al successo la casa automobilistica giapponese, la Toyota, dalla sua storia, alla nascita di un sistema di produzione innovativo, ma soprattutto come il metodo Kanban può essere applicato ad un approccio personale permettendoci di focalizzarci sugli obiettivi e tralasciando le attività inutili.

Toyota: un’azienda di successo grazie al metodo Kanban

Cercare di ridurre ogni spreco all’interno delle grandi aziende produttrici è fondamentale per un corretto approccio alla Lean Production, la gestione della produzione adottata dalla Toyota.

Solitamente le aziende tendono a seguire un processo che parte dalle lavorazioni iniziali ai montaggi finali, lavorando i componenti e assemblandoli poi in prodotti finiti.

Grazie al metodo Kanban, il processo viene interamente stravolto e completamente rovesciato, ovvero vengono svolte solamente le attività necessarie e solo nel momento in cui si ha necessità o richiesta.

La strategia utilizzata dall’azienda automobilistica giapponese consisteva proprio nella riduzione degli sprechi e nell’ottimizzazione delle risorse durante il processo di produzione, tutti strumenti di gestione indispensabili per riuscire ad accrescere la competitività sul mercato automobilistico.

La chiave di volta del successo della Toyota è nelle strategie di gestione del timesheet e del ciclo di produzione aziendale, basate sull’approccio Kanban, riuscendo a porsi sul mercato automobilistico negli anni accanto ai grandi colossi del settore, che si basavano invece sui modelli tayloristi o fordisti.

Metodo Toyota/ metodo Kanban: il sistema aziendale di successo

Il metodo Toyota consiste infatti nella costruzione di un flusso di produzione e di approvvigionamento basato su un sistema di reintegrazione delle scorte in tempo reale.

Ogni scheda o cartellino si identifica in un prodotto o componente, dove viene inoltre specificato dove deve andare e da dove deve arrivare.

Il Kanban è come un sistema informativo che integra l’intero processo produttivo collegando tra loro tutti i sotto processi collegati a sua volta con la domanda del cliente.

Tale sistema informativo consente di integrare l’intera produzione semplicemente rimpiazzando i pezzi richiesti, agevolando il flusso di componenti e semilavorati, evitando gli stock di magazzino e reintegrando le scorte ogni qualvolta un componente viene utilizzato nel processo produttivo successivo.

Tale sistema viene indicato come sistema “pull” dato che vengono utilizzate le risorse da quello precedente, senza inutili accumuli in magazzino.

Metodo Kanban: un po’ di storia

Subito dopo la guerra il Giappone versata in condizioni di gravi perdite, soprattutto dal punto di vista industriale: anche la Toyota, importante azienda automobilistica giapponese, disponeva di macchinari ormai vecchi e di risorse ridotte.

Non potendosi appoggiare sulle quote di mercato, tali dinamiche impedirono all’azienda di potersi affidare ad una produzione su larga scala basata proprio sul metodo taylorista.

La situazione particolarmente svantaggiosa costrinse la Toyota a riorganizzare interamente il proprio processo di produzione, cercando di produrre esclusivamente un numero di automobili necessarie a coprire le richieste del mercato.

Il metodo Kanban nasce ad opera di ingegnere giapponese Taiichi Ono tra il 1948 e il 1975, tale metodo è divenuto negli anni il punto di riferimento per diverse aziende del mercato mondiale.

La parola Kanban in giapponese significa cartellino o scheda, ma la stessa parola è composta da due ideogrammi: Kan, che significa visuale e Ban, che invece significa segnale. Tale metodo si basa infatti sull’utilizzo di due strumenti una lavagna o dei post it.

Cos’è il Kanban e come funziona

La lavagna utilizzata nel metodo Kanban serve a gestire ogni attività in rapporto al tempo a disposizione.

Tale lavagna dovrà essere suddivisa quindi in tre sezioni:

  • nella prima sezione si dovranno elencare le attività da svolgere;
  • nella sezione centrale le attività in elaborazione;
  • nella terza colonna le attività completate.

Il quadro completo di tutte le attività elencate permette a chiunque di operare sul tempo che abbiamo a disposizione, così da capire come, quanto e come investiamo ogni minuto della nostra giornata, avendo una chiara visualizzazione sull’intero processo di lavoro.

Esistono due tipologie di Kanban che si differiscono in base allo scopo finale del lavoro, ovvero quelli destinati alla movimentazione dei beni e quelli destinati invece alla produzione.

Ogni Kanban viene posizionato all’interno di una lavagna o contenitore, tramite un ordine prefissato, ma nel momento in cui il contenitore o la lavagna risulta vuoto a seguito del processo di lavorazione, il Kanban viene passato poi al fornitore, che dovrà ripresentare la componentistica necessaria ad avviare nuovamente il ciclo di produzione, il rifornimento.

Tale passaggio viene chiamato “just in time” dato che vengono svolte tutte la attività solamente nel momento in cui si presenta una necessità, evitando di conseguenza ogni spreco tramite la riduzione della sovrapproduzione.

Tutti i vantaggi del metodo Kanban

Il metodo Kanban è particolarmente intuitivo e facilmente adattabile a qualsiasi tipologia di attività, permette a ognuno di reintegrare ogni passaggio fondamentale solo se necessario eliminando sprechi di tempo, tramite una corretta gestione del timesheet, ovvero la rivelazione o registrazione delle attività effettuate durante l’arco della giornata.

Due i vantaggi:

  • monitorare le attività proprie o dei collaboratori;
  • valutare l’economicità delle prestazioni.

Il metodo Kanban è un approccio che presenta svariati vantaggi dato che consente di:

  • eliminare l’eventuale presenza di una inutile sovrapproduzione;
  • monitorare i dipendenti sul lavoro individuale;
  • gestire in maniera decisamente più flessibile l’intero processo di produzione;
  • eliminare ogni spreco inutile sia in termini economici che di produzione.

Metodo Kanban e approccio personale

Il metodo Kanban oltre che essere impiegato come sistema di successo soprattutto dalle grandi aziende, potrebbe essere impiegato anche per la produttività personale, come un personal trainer in grado di metterci in chiaro quanto, come e dove impieghiamo il nostro tempo, permettendoci si focalizzarci su determinati attività ed evitare invece di disperdere energie in attività inutili.

Per applicare il metodo Kanban alla produttività personale sarà necessario procurarsi una lavagna o un pannello dove potranno essere utilizzati dei post it per avere una chiara visione dell’insieme delle attività da svolgere, evitando che si possano accumulare progetti incompiuti, ma soprattutto per visionare le attività che comportano una maggiore perdita di tempo.

Il proprio personal Kanban dovrà essere suddiviso in tre colonne:

  1. Cose da fare
  2. Lavori in esecuzione
  3. Lavori terminati

Sarà necessario partire con un numero contenuto di attività, assegnando ad ogni compito una priorità; in cima alla colonna si dovranno disporre le attività più urgenti e in fondo il resto delle attività.

Ogni qualvolta che si inizia un’attività si dovrà spostare nella rispettiva colonna, le attività da fare, quelle in corso o i lavori terminati.

In base alla complessità di compiti con il tempo sarà possibile affrontare un numero maggiore di attività, ma inizialmente ci si dovrà limitare ad un massimo di tre post it, è consigliabile non iniziare una nuova attività fin quando non si ha finito l’attività iniziata, per evitare di ingolfare il lavoro.

Uno dei punti focali del sistema Kanban è che conferisce uguale importanza alle attività presenti in elenco, ma soprattutto a quelle concluse.

Questo è importante in quanto funge da spinta motivazionale rispetto a ciò che si è riusciti a portare a termine, permettendo di monitorarci su eventuali modifiche sulla base di valutazioni a ritroso circa l’efficacia delle azioni intraprese.

Conclusioni

Inconsciamente penso che ognuno di noi nel suo piccolo ha utilizzato il metodo Kanban, dato che i post it rappresentano uno dei promemoria più efficaci ed immediati dei nostri tempi.

Personalmente lo trovo un metodo assolutamente ideale per riuscire a gestire il proprio tempo a disposizione, senza tralasciare alcuna attività ma soprattutto per evitare di sprecare il tempo in futili azioni.

Hai mai utilizzato i post it per riordinare il tuo lavoro o il tuo tempo libero?

Pensi che il metodo Kanban possa essere efficace per imparare a gestire il tuo tempo a disposizione?

Lasciaci un tuo parere nel box dei commenti qui sotto.

Irene Giordano

 

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