Quando le liste migliorano la produttività: il metodo Get Things Done

Il Get Things Done, noto anche come GDT, è un metodo di gestione del tempo che ha come obiettivo quello di aiutarti ad organizzare e tener traccia di tutti i tuoi progetti.

E quando diciamo tutti, intendiamo davvero tutti. Basato su un’impalcatura gerarchica, ordinata per priorità e scadenze, se il GTD è eseguito correttamente diventa lo strumento ideale per essere sempre sicuri di portare a compimento sia progetti di una vita intera, sia le piccole mansioni.

Le origini: chi è David Allen, inventore del Get Things Done

Il metodo fu proposto per la prima volta al grande pubblico in un saggio del 2001 intitolato Get Things Done – The Art of Stress-Free Productivity, pubblicato da David Allen, autore americano di professione productivity manager. Divenuto un best seller in men che non si dica, il volume è stato tradotto anche in Italiano e distribuito con il titolo di Detto, fatto!.

David Allen nasce nel 1945 e cresce a Shreveport, in Lousiana. Studia prima in Florida e poi in California, dove si laurea a Berkley in Storia degli Stati Uniti. Terminato il percorso accademico, inizia l’esperienza lavorativa alternandosi in mestieri del tutto eterogenei; sarà mago e cameriere, insegnate di karate e agente di viaggi. Nel 2007 confiderà alla CNN di aver svolto 35 lavori diversi prima dei 35 anni.

La svolta professionale per lui arriva a ridosso degli anni ’80 quando viene assunto presso la Lockheed Corporation (ex compagnia aerospaziale). Qui elaborerà quelle che saranno le basi che porteranno alla stesura del Get Things Done.

Un successo di critica e pubblico

Secondo la sua biografia (consultabile direttamente sul sito di riferimento del GTD), David Allen è da trent’anni pioniere nel mondo della ricerca e dell’insegnamento di metodologie di gestione del tempo, attività che svolge organizzando lezioni e seminari impartiti prevalentemente a CEO e direttori aziendali. Nel 2006 è stato inserito dal magazine Buiseness 2.0 nella lista delle “50 persone che oggi contano”, e più di una volta Forbes lo nomina fra i top 5 executive coaches d’America.

Lo stesso Time Magazine ha dedicato diversi articoli al suo libro, definendolo “il testo di riferimento di questo decennio per il business fai-da-te“.

Allen è fondatore e presidente della David Allen Company, azienda che si occupa di diffondere il “verbo alleniano” in seminari presso aziende, scuole e università.

Nonostante il successo del suo libro più famoso, l’autore continua a scrivere con una certa costanza articoli e saggi di varia natura. Ultimamente pare che i suoi rami d’indagine preferiti si concentrino soprattutto su problematiche contemporanee; per citarne una: come riuscire a vivere e lavorare senza perdere il controllo o la concentrazione in un mondo dai ritmi sempre più frenetici.

Come funziona praticamente il GTD

Il Get Things Done va visto come un sistema, una struttura alla quale affidarsi per gestire al meglio il proprio tempo.

L’attuazione di questo metodo ruota tutta attorno al maturare completa fiducia in una serie di mansioni, idee e progetti, raggruppati in un insieme di liste che contemplino sia degli schizzi molto generali e di ampio respiro, sia compiti specifici dalla natura spicciola.

Una delle assunzioni di base del GTD è che il tuo subconscio sia un po’ tonto e un po’ pigro, soprattutto quando si tratta di tutte quelle cose che avresti dovuto fare. Ad esempio: oggi è il 31 agosto, l’altro ieri la tua assicurazione auto è scaduta e tu lo hai completamente dimenticato. Passando davanti alla filiale della compagnia assicurativa, anziché venirti in mente che hai dimenticato di pagare l’assicurazione l’unico pensiero che ti ronza per il cervello è eppure dovevo fare qualcosa, ma non ricordo cosa.

Il GTD presuppone che il tuo cervello sia una specie di bacheca piena di post-it con su scritti compiti e mansioni, e che il tuo stesso subconscio ti impedisce di cestinare.

Ma questi post-it sono appiccicati tutti alla rinfusa (ecco perché non ti sei ricordato che ti era scaduta l’assicurazione) ed è compito del GTD far sì che ognuno di essi trovi ordinatamente posto sulla bacheca. O per dirla diversamente, che venga armonicamente collegato, in base ad una scala prioritaria, con gli altri.

Trasformare il caos in ordine

Il segreto sta quindi nel trasformare questo caos in ordine, eseguendo azioni fisiche che ti permettano di tener traccia di quello che devi fare da un lato, e di quello che dovresti fare dall’altro.

Una volta creato il sistema, e una volta che il tuo io lo considererà affidabile, il subconscio smetterà di tener traccia di cose che avresti dovuto fare. Verranno quindi eliminati tutti quei fastidiosi momenti come eppure dovevo fare qualcosa, ma non ricordo cosa, perché il subconscio saprà che esiste una bacheca ben organizzata dove tutto è disposto ordinatamente.

Che tradotto, vuol dire essere meno stressati e dedicare una parte maggiore di sé stessi agli impegni varia natura. Meno stress, più produttività.

Il funzionamento pratico del sistema, lo dicevamo all’inizio, è quello delle liste. Molto semplicemente, il GTD passa dallo stato teorico allo stato pratico realizzando diversi elenchi di cose da fare; ognuno di questi sarà suddiviso per categoria, tempistiche e probabilità di realizzazione.

Il tuo unico compito sarà quello di… raggruppare i compiti, e lo farai elencandoli in liste. Di seguito te ne proponiamo 5, che possono essere considerate le liste “base” del GTD. Tuttavia, come abbiamo già visto nell’articolo dedicato allo Zen To Done, ognuno di noi ha un modo di verso di organizzare il proprio lavoro, quindi nessuno ti impedisce di aggiungere altre liste a quelle presenti nell’elenco che segue, oppure di rimuoverne quelle che ritieni superflue.

Le 5 liste del GTD

  1. Lista generica; dove raccogli qualsiasi compito, obiettivo o idea nello stesso momento in cui ti viene in mente o ti viene assegnata;
  2. Da fare il prima possibile. Qui inserirai non solo tutte quelle task che hanno precedenza temporale o prioritaria rispetto alle altre, ma anche quelle che prima vengono completate, meglio è. In questa andrà quindi il famoso compito di pagare l’assicurazione;
  3. In attesa. Raccoglie tutti quei compiti che per forza di cose possono essere svolti solo dopo un certo lasso di tempo. Andranno quindi ascritti a questo elenco ad esempio le e-mail da inoltrare dopo aver ricevuto una risposta da terze parti, tutti i lavori in delega e quelli che devono attendere deadline particolari prima di essere messi in opera. Idea saggia è quella di corredare questa lista con uno spazio riservato alle date di completamento, così da avere sempre sotto controllo il da farsi nei giorni avvenire;
  4. Inseriremo nella lista progetti tutti quei lavori che richiedono a monte un planning accurato e una ripartizione di tempo proporzionale all’entità del compito da svolgere. I progetti, se non prioritari, possono attendere, ma non possono essere rimandati all’infinito. Pertanto è necessario tenerne traccia e realizzare al momento opportuno un piano di lavoro che li porti a compimento;
  5. L’ultima lista è quella dei compiti meno impellenti o importanti, che diventano tali o perché si tratta di un’idea che hai solo iniziato a maturare, o perché per essere portati a compimento è necessaria la presenza di altre figure, presenza che ancora non puoi dare per certa. È questa la meno importante delle cinque liste, ma bisogna comunque tenerne traccia e aggiornarla di tanto in tanto: un “forse” può trasformarsi in un “sì” in qualsiasi momento, e bisogna farsi trovare preparati quando quel momento arriverà.

Dalla teoria alla pratica: il GTD applicato

Un buon metodo non risulterà mai tale finché non viene calato nella realtà concreta. Per questa ragione, nelle prossime righe vedremo di dare un taglio più “applicativo” a questo articolo; cercheremo quindi di capire come il GDT possa tornare utile, ad esempio, nella gestione delle e-mail (argomento, tra l’altro, che abbiamo già trattato sotto una diversa luce qui).

GTD e Gmail

I principi per gestire proficuamente una casella di posta elettronica sono gli stessi del Get Things Done: realizzare liste nelle quali andranno a confluire tutte le tue idee; quindi organizzarle e revisionare l’andamento delle task regolarmente.

Il primo passo è dunque quello di raccogliere le idee, facendo accurata selezione a monte. Non importa quante caselle e-mail utilizzi, l’importante è che siano tutte strettamente necessarie. Due pare essere un buon compromesso: è il numero minimo per dividere la sfera professionale da quella privata, nonché un potente strumento che ti permette di autoinviarti massaggi da una casella all’altra così da avere ogni dato sempre a portata di mano.

Etichette, stelle e filtri

È importante poi prendere subito confidenza con lo strumento delle etichette (per un approfondimento sul tema, vedi l’articolo linkato all’inizio di questo paragrafo) così da avere la maggior parte dei messaggi già ordinati in base al mittente, all’oggetto oppure – se ti senti particolarmente geek – a determinate stringhe contenute nel corpo.

Le etichette possono anche essere aggiunte a posteriori. Gmail offre la possibilità di inserire ogni messaggio in un determinato gruppo di consimili non necessariamente nel momento in cui lo si riceve, ma anche dopo averlo letto. Potresti, ad esempio, etichettare i messaggi in base al grado di impellenza con cui richiedono una risposta, la quale potrà essere “immediata”, “posticipata” o “delegata”.

Se utilizzi un unico indirizzo per seguire progetti diversi, sarebbe poi buona norma etichettare ogni e-mail in base al progetto di afferenza. Riuscire ad individuare con un solo sguardo tutti i messaggi relativi ad una sola task comporterà inevitabilmente un immediato risparmio di tempo.

Gmail ti offre inoltre tutti gli strumenti di cui hai bisogno anche per le operazioni di revisione. Uno di questi potrebbero essere le stelline (ne trovi una accanto ad ogni messaggio ricevuto). Ecco, indipendentemente dalla sua etichetta ogni messaggio può essere contrassegnato con una stella nel caso in cui l’obiettivo da esso indicato sia stato raggiunto. Viceversa, tutti i messaggi senza stella indicheranno un contenuto “da fare”.

In questo modo, incrociando i tool delle etichette con quelli delle stelle (per tacere dei filtri, davvero utilissimi), ogni volta che aprirai Gmail riuscirai a cogliere con un solo sguardo:

  1. Chi ti ha scritto;
  2. A cosa fa riferimento il messaggio;
  3. Se la task è stata completata oppure no.

Altre applicazioni

Thunderbird e Outlook

Quanto appena detto per Gmail non vale solo per il servizio offerto da Google. Strumenti e procedure del tutto simili sono disponibili anche per gli utenti Thunderbird o Outlook, i quali portano con sé l’ulteriore vantaggio di poter raccogliere più caselle di posta in un’unica interfaccia.

Certo, questo potrebbe voler dire dover applicare più volte gli stessi processi, e di conseguenza dedicare molto più tempo alla gestione delle e-mail di quanto ne occorrerebbe nel caso in cui tutto venisse lasciato così com’è. Ma il punto che tentiamo di dimostrare in quasi ogni articolo di Padronedeltempo rimane: più tempo si dedica alla gestione degli strumenti di cui ci circondiamo, più questo tempo ci verrà restituito in seguito.

La gestione delle e-mail, in questa prospettiva, non fa eccezione.

La gestione della giornata di uno studente/lavoratore freelance.

Il Get Things Done potrebbe tornare utilissimo per chi, come chi scrive, deve dividere ogni giornata fra studio e lavoro. La vita di un metà-studente e metà-freelance deve quotidianamente fare i conti con la gestione completa di progetti di natura del tutto eterogenea: docenti diversi (con le loro richieste) si contrappongono a committenti diversi (con le loro richieste) e di conseguenza materie diverse fanno il palio a lavori diversi.

In circostanze come questa non solo è necessario avere (almeno due, una per area) caselle di posta in piena forma, ma risulta fondamentale che nessuna task rimanga inevasa. Pena la bocciatura all’esame oppure il sollevamento da un progetto di lavoro. Il GTD, nella sua essenziale praticità, potrebbe essere anche in questo caso la soluzione, da realizzarsi grazie al più banale degli strumenti di cartoleria: un’agenda.

Se tenuta secondo criterio, un’agenda non ha nulla da invidiare ai modernissimi software e app di annotazione virtuale. Ma c’è di più. L’agenda per sua stessa natura porta con sé l’indiscusso vantaggio di poter essere consultata, modificata, scarabocchiata in qualsiasi momento.

Un daily planner ti permetterà, ad esempio, di inserire nelle apposite sezioni gli obiettivi annuali, mensili, settimanali e giornalieri. Ordinarli per priorità non dovrebbe essere un problema, così come imparerai presto ad elaborare un metodo che ti consenta di avere sempre sott’occhio quanto fatto e quanto da fare.

Check marks, croci e frecce

Un buon consiglio – a scopo puramente esplicativo – potrebbe essere quello di elencare all’inizio di ogni settimana tutte le task da completare in ogni singolo giorno e di disegnare accanto ad ognuna di queste un quadratino. A fianco di ogni task, aggiungerai poi:

a. una spunta (ovvero, un ckeck marker ), se il progetto è concluso;
b. una X a fianco ad ogni progetto annullato, delegato o comunque non più presente nella tua to do list;
c. una freccia () laddove la task verrà rimandata ad un’altra data.

L’esempio in foto chiarisce graficamente cosa abbiamo provato a spiegare per iscritto.

Forse qualche lettore potrà obiettare che si tratta di uno stratagemma banale, semplice e a tratti infantile. Ma funziona, e come tutte le cose semplici è un ottimo modo per semplificare la propria vita senza stress.

Che, in ultima analisi, è anche il principio fondante del Get Things Done.

 

Seguite già un metodo per rendere tutto il sistema più semplice come il Get Things Done o lo Zen To Done? Ne conoscete di alternativi? Non esitate a farcelo sapere nei commenti!

Enzo Santilli

 

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Pubblicato in I Maestri della Gestione del Tempo
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