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Screenshot della pagina web di accesso a Facebook.

Nell’aprile del 2016 Mark Zuckerberg annunciava il lancio della piattaforma di chatbot per il Messenger di Facebook, un servizio innovativo che avrebbe permesso alle aziende gradi e piccole di sfruttare l’intelligenza artificiale per migliorare la comunicazione con vecchi, nuovi e potenziali clienti.

Poco dopo l’annuncio, il mondo del tech marketing era praticamente impazzito, con migliaia di articoli che facevano capolino in rete e sulla carta stampata con l’intento di descrivere le potenzialità della nuova tecnologia. Dopo circa un anno e mezzo è giunto il momento di tirare le somme, e capire come i chatbot hanno modificato il nostro modo di comunicare, nonché quello di fare azienda.

Partiamo proprio dal clamore iniziale, la cui ragione è presto detta. Nel 2016 Facebook poteva contare su oltre 900 milioni di utenti attivi ogni giorno nel mondo (solo un anno dopo si era già sfondato il muro del miliardo); e si badi che non stiamo parlando di coloro che scaricano l’app senza mai utilizzarla o che la trovano preinstallata nel telefono appena acquistato. Si parla di oltre un miliardo di persone che utilizzano Messenger come forma primaria di comunicazione.

E Zuckerberg non poteva certo lasciarsi sfuggire un’occasione tanto ghiotta per mettere insieme domanda ed offerta, come non esitava a sottolineare proprio durante quei giorni. Diretto come sempre, il CEO del social network più popolare al mondo affermava che

nessuno vuole scaricare e installare un’app per ogni servizio che utilizza o con cui deve quotidianamente interagire

Visto il successo di cui oggi godono alcuni chatbot, non si può negare che sia stato profetico.

Cos’è un chatbot?

Prima di addentrarci più in profondità nella materia, cerchiamo di capire di cosa stiamo parlando. In inglese la parola bot viene usata per identificare senza troppe distinzioni ogni software in grado di svolgere operazioni in piena autonomia. Nella fattispecie, i chatbot automatizzano la conversazione.

Ciò che rende unici quelli di Facebook è il fatto di essere realizzati tramite la tecnologia messa a disposizione dal Wit.ai Bot Engine, uno strumento progettato per trasformare il linguaggio naturale in dati virtuali.

Molte informazioni su questo strumento sono reperibili sul sito della società, ma a noi basterà sapere che l’intera tecnologia ruota attorno al fatto che non solo un bot riesca a capire ciò che diciamo, ma che sia anche in grado di formulare nuovi enunciati.

È facile comprendere come si tratti di un campo ancora largamente inesplorato e in grado di celare non poche sorprese.

Si pensi ad esempio al polverone sollevato la scorsa estate quando è trapelata la notizia che due bot (tra l’altro, proprio quelli utilizzati nel Messenger di Facebook) avessero iniziato a “parlare fra di loro.

Altra valanga di articoli, molti dei quali abbastanza parvenu, che sembravano suggerire come la fine del mondo fosse imminente e come le macchine avessero finalmente iniziato il loro cammino verso il soggiogamento del genere umano.

Nulla di tutto ciò: quando due bot parlano una lingua incomprensibile è perché qualcosa è andato storto nella programmazione (fatta dall’uomo), non perché sono diventati improvvisamente intelligenti.

Qualsiasi forma di linguaggio dotata della caratteristica fondamentale dell’onnipotenza semantica può nascere e svilupparsi soltanto in un ambiente sociale, non certo all’interno di un laboratorio di ricerca.

Di questo la letteratura di settore è piena, ma è comprensibile che un titolo di giornale sensazionalistico potesse fare più click di un saggio di linguistica (computazionle).

Vero è che – con il giusto contributo e le giuste istruzioni da parte di un essere umano – un bot può migliorare le sue performance, diventare quindi più “intelligente”.

Ecco, se ti è mai capitato di sentir parlare di Intelligenza Artificiale prima d’ora, questo è uno dei contesti in cui l’AI (Artificial Intelligence) raggiunge i suoi massimi risultati, riuscendo a conciliare avanzamento scientifico con strategie di marketing e semplificazione della vita di ognuno di noi.

Come far sì che gli utenti usino il nostro bot sul Messenger di Facebook

Ogni il piccolo, medio e grande imprenditore che vuole sfruttare appieno questa tecnologia, si pone come prima domanda la seguente: se costruisco il mio bot, avrò più clienti? La risposta è: forse.

Agli utenti Facebook viene data infatti la possibilità di trovare sia bot che aziende tramite il motore di ricerca integrato nel Messenger, ma pare superfluo aggiungere che senza un po’ di sana pubblicità anche il migliore dei prodotti rischia di rimanere nel dimenticatoio.

Per facilitarti le cose, ecco qualche breve consiglio di cui tener conto se vuoi che tutta la fatica e le ore spese dietro la progettazione del tuo bot non risultino vane.

Link privati

Si presuppone che se tu voglia utilizzare un bot sei anche il gestore della pagina Facebook della tua azienda. Grazie ai link di Messenger è possibile creare dei brevi link (tecnicamente short link) non invasivi alla vista che possono essere diffusi nei canali che ritieni opportuni. Ogniqualvolta un utente cliccherà sul tuo short link potrà iniziare a conversare con il tuo bot.

Agenda Clienti

Se sei in possesso dei numeri di telefono dei tuoi clienti (e se hai il permesso di utilizzarli) puoi rintracciarli su Facebook grazie alla comoda opzione della corrispondenza clienti, che ti permetterà di associare ogni profilo Facebook al corrispondente numero di cellulare. In alternativa, ci sono molte app che possono farlo al posto tuo, Sync.me è solo una di queste.

Messenger Code

I Messenger Code (per avere un’idea di come sono fatti, dai uno sguardo qui) sono una sorta di evoluzione dei QR code, pensati e sviluppati da Facebook.

Vanno visti come una specie di impronta digitale, e funzionano più o meno come quelli che sono presenti su Snapchat. In linea di massima, servono a sostituire i link, ma la funzione rimane la stessa: divulgandoli in quanti più luoghi virtuali possibile si avranno maggiori possibilità di venir contattati in privato, per lo stesso principio che regola il funzionamento di QR code.

Pulsanti di Messenger

Una strategia più old style è quella di dotarsi dei classici pulsanti di invito all’azione. Disponibili anche questi nelle forme standard previste da Facebook, hanno il vantaggio di essere chiari e diretti (generalmente si tratta di rettangoli bianchi o blu su cui è scritto qualcosa di simile a “clicca qui per inviare un messaggio”) e possono essere condivisi in maniera stabile anche su ambienti virtuali, come siti e blog aziendali.

5 ottimi esempi di chatbot che potrai trovare su Messenger

Parlare in senso teorico dei chatbot e delle potenzialità che questi offrono è un conto, ma quando si scende al livello pratico le cose possono essere lievemente differenti. Non mancano esempi di chiari fallimenti nell’utilizzo di questa tecnologia (non li riporteremo qui per ovvie ragioni di political correctness), ma di certo possiamo elencarvi alcuni casi, internazionali e italiani, di comprovato successo.

1)     1-800-Flowers

L’esempio proposto da Mark Zuckerberg durante la presentazione dei chatbot non era quello del profilo ufficiale di Facebook (troppo facile, deve aver pensato il buon vecchio Mark), ma quello della pagina della della ditta di spedizione floreali di 1-800-Flowers.

Fun Fact: dopo la sprima dimostrazione, un utente di nome Danny Sullivan ha provato a sua volta acquistare dei fiori tramite il bot di 1-800-Flower, chiedendo di inviarli a… Mark Zuckerberg.

2)    Alfonsino

Il servizio di food delivery attivo a Caserta, nell’Agro Aversano e nei Paesi Vesuviani è stato uno dei primi ad abbracciare la comunicazione via chatbot, per ritagliarsi una fetta di mercato maggiore nel concorrenziale settore dell’agroalimentare italiano. Da quello che ci risulta, i ragazzi di Alfonsino sono stati i primi a consegnare cibo in Italia prendendo un ordine tramite il Messenger di Facebook e senza l’intervento di un operatore umano.

3)    HealthTap

Gli americani di HealthTap si occupano prevalentemente di biotecnologie, ma evidentemente hanno scelto di cavalcare anche una mission secondaria: quella di essere il punto di riferimento per tutti quegli utenti che vogliono una diagnosi senza andare dal medico. Chiaramente l’azienda sa che si tratta di una materia delicata, pertanto prima di rispondere alle tue richieste ti chiederà a sua volta di leggere i termini e condizioni d’uso.

Si può contattare il bot di HealthTap da qualsiasi parte del mondo, ma risponderà solo in inglese.

4)   Meteo.it

Dopo il calcio, le donne e il buon cibo, probabilmente le previsioni meteo sono la più grande passione degli italiani. Devono esserne ben consapevoli nel quartier generale di Meteo.it, che ad oggi risulta essere uno dei migliori chatbot in circolazione.

Il popolare portale di informazioni meteo interagisce in maniera intuitiva e altamente responsiva, riuscendo a rispondere correttamente anche quando si passa da una richiesta all’altra senza preavviso.

5)    Fox Sports Italia

Per gli amanti di notizie, curiosità e statistiche del mondo dello sport, suggeriamo l’ottimamente strutturato canale di Fox Sports Italia. Non è uno dei chatbot più intuitivi in circolazione, ma risponde con una certa precisione a domande poco equivocabili. Noi abbiamo provato con “classifica Serie A”, “classifica marcatori Premier League” e “prossimo turno Liga”, ottenendo sempre la risposta che cercavamo.

La tua pagina ha bisogno di un chatbot?

Veniamo ora alla domanda da un milione di dollari. Chi ha davvero bisogno di un bot? La risposta è che non c’è una risposta precisa, poiché molto dipende da taglio che ha la pagina in questione, e soprattutto dal tipo di clientela che intende raggiungere.

In definitiva, se esiste una risposta a questa domanda tu sei l’unico in grado di dartela. E per farlo devi rispondere almeno ad altre tre domande.

1)     La tua pagina ha un obiettivo ben preciso?

Perché decidere di attivare un servizio di risposte automatiche può avere senso solo se sai quali sono le domande che ti porranno i tuoi follower. I chatbot riescono a gestire molte interazioni, ma non tutte le interazioni concepibili dalla mente umana.

Pertanto vanno istruiti e indirizzati verso un particolare tipo di comunicazione onde evitare che diano risposte insensate, e quindi potenzialmente controproducenti.

2)    I tuoi clienti e follower usano Facebook come primo mezzo per comunicare con te?

Il quesito è molto meno banale di quel che sembra. Se la risposta è no, devi prima di tutto assicurarti che inizino a farlo; se invece sono su Facebook per ragioni strettamente personali è fondamentale capire come portarli dalla parte della comunicazione fra utente e azienda.

Parliamoci chiaro, utilizzare un chatbot per una pagina che vende tè a delle anziane signore è quantomeno pretenzioso, mentre per una realtà come quella di Alfonsino, che ha nei giovani perennemente incollati agli smartphone la punta di diamante della propria clientela, ha molto più senso. 

3)    Saresti in grado di gestire il successo di un bot?

Molte pagine non sono né celebri né del tutto sconosciute, ed hanno come primo obbiettivo quello di uscire dal semianonimato per ritagliarsi finalmente un posto al sole nel grande marasma del web. Spesso però la realtà si scontra con le ambizioni, e non sono pochi i casi di pagine che “ce l’hanno fatta” salvo poi venire abbandonate dai rispettivi gestori per mancanza di tempo.

Ecco, prima di dedicare il tuo tempo e le tue risorse all’implementazione della tecnologia chatbot, è fondamentale che tu ti faccia un bagno di realismo. Il rischio, meno improbabile di quel che immagini, è quello di ritrovarti a gestire senza esserne in grado una situazione più grande di te, facendo così danno ai tuoi clienti, alla tua attività e anche a te stesso.

Si conclude qui la nostra disamina sull’interessante mondo dell’interazione comunicativa fra uomo e macchina, un mondo che negli ultimi mesi ha visto la sua più tangibile concretizzazione nella forma dei chatbot di Facebook.

Cosa ne pensate di questo nuovo modo abbracciato dal social network più popolare al mondo per far sì che aziende e clienti fossero vicini come non lo erano mai stati prima? Conoscete qualche chatbot italiano o estero che valga la pena di annoverare fra i migliori in circolazione? Fatecelo sapere nei commenti!

Enzo Santilli

Foto di un foglio di carta, una penna e di alcuni post it.

Pianificare ogni attività ci aiuta a non sprecare tempo, ecco perché sia nella gestione del lavoro personale che nella produzione il tempo e la sua organizzazione diventa fondamentale.

Sono numerose le imprese che mettono a punto strategie per cercare di ridurre la complessità dei processi di produzione o magari per ottimizzare sia la gestione del flusso lavorativo in rapporto al tempo a disposizione sia le attività che compongono il risultato lavorativo.

Utilizzare ogni strumento efficace a gestire il proprio tempo a disposizione aiuta a snellire tutte le attività che quotidianamente occupano parte del nostro tempo, e spesso sono proprio le aziende a dettare le strategie più efficienti.

Conosciamo insieme il sistema di produzione che riuscì negli anni del dopoguerra a portare al successo la casa automobilistica giapponese, la Toyota, dalla sua storia, alla nascita di un sistema di produzione innovativo, ma soprattutto come il metodo Kanban può essere applicato ad un approccio personale permettendoci di focalizzarci sugli obiettivi e tralasciando le attività inutili.

Toyota: un’azienda di successo grazie al metodo Kanban

Cercare di ridurre ogni spreco all’interno delle grandi aziende produttrici è fondamentale per un corretto approccio alla Lean Production, la gestione della produzione adottata dalla Toyota.

Solitamente le aziende tendono a seguire un processo che parte dalle lavorazioni iniziali ai montaggi finali, lavorando i componenti e assemblandoli poi in prodotti finiti.

Grazie al metodo Kanban, il processo viene interamente stravolto e completamente rovesciato, ovvero vengono svolte solamente le attività necessarie e solo nel momento in cui si ha necessità o richiesta.

La strategia utilizzata dall’azienda automobilistica giapponese consisteva proprio nella riduzione degli sprechi e nell’ottimizzazione delle risorse durante il processo di produzione, tutti strumenti di gestione indispensabili per riuscire ad accrescere la competitività sul mercato automobilistico.

La chiave di volta del successo della Toyota è nelle strategie di gestione del timesheet e del ciclo di produzione aziendale, basate sull’approccio Kanban, riuscendo a porsi sul mercato automobilistico negli anni accanto ai grandi colossi del settore, che si basavano invece sui modelli tayloristi o fordisti.

Metodo Toyota/ metodo Kanban: il sistema aziendale di successo

Il metodo Toyota consiste infatti nella costruzione di un flusso di produzione e di approvvigionamento basato su un sistema di reintegrazione delle scorte in tempo reale.

Ogni scheda o cartellino si identifica in un prodotto o componente, dove viene inoltre specificato dove deve andare e da dove deve arrivare.

Il Kanban è come un sistema informativo che integra l’intero processo produttivo collegando tra loro tutti i sotto processi collegati a sua volta con la domanda del cliente.

Tale sistema informativo consente di integrare l’intera produzione semplicemente rimpiazzando i pezzi richiesti, agevolando il flusso di componenti e semilavorati, evitando gli stock di magazzino e reintegrando le scorte ogni qualvolta un componente viene utilizzato nel processo produttivo successivo.

Tale sistema viene indicato come sistema “pull” dato che vengono utilizzate le risorse da quello precedente, senza inutili accumuli in magazzino.

Metodo Kanban: un po’ di storia

Subito dopo la guerra il Giappone versata in condizioni di gravi perdite, soprattutto dal punto di vista industriale: anche la Toyota, importante azienda automobilistica giapponese, disponeva di macchinari ormai vecchi e di risorse ridotte.

Non potendosi appoggiare sulle quote di mercato, tali dinamiche impedirono all’azienda di potersi affidare ad una produzione su larga scala basata proprio sul metodo taylorista.

La situazione particolarmente svantaggiosa costrinse la Toyota a riorganizzare interamente il proprio processo di produzione, cercando di produrre esclusivamente un numero di automobili necessarie a coprire le richieste del mercato.

Il metodo Kanban nasce ad opera di ingegnere giapponese Taiichi Ono tra il 1948 e il 1975, tale metodo è divenuto negli anni il punto di riferimento per diverse aziende del mercato mondiale.

La parola Kanban in giapponese significa cartellino o scheda, ma la stessa parola è composta da due ideogrammi: Kan, che significa visuale e Ban, che invece significa segnale. Tale metodo si basa infatti sull’utilizzo di due strumenti una lavagna o dei post it.

Cos’è il Kanban e come funziona

La lavagna utilizzata nel metodo Kanban serve a gestire ogni attività in rapporto al tempo a disposizione.

Tale lavagna dovrà essere suddivisa quindi in tre sezioni:

  • nella prima sezione si dovranno elencare le attività da svolgere;
  • nella sezione centrale le attività in elaborazione;
  • nella terza colonna le attività completate.

Il quadro completo di tutte le attività elencate permette a chiunque di operare sul tempo che abbiamo a disposizione, così da capire come, quanto e come investiamo ogni minuto della nostra giornata, avendo una chiara visualizzazione sull’intero processo di lavoro.

Esistono due tipologie di Kanban che si differiscono in base allo scopo finale del lavoro, ovvero quelli destinati alla movimentazione dei beni e quelli destinati invece alla produzione.

Ogni Kanban viene posizionato all’interno di una lavagna o contenitore, tramite un ordine prefissato, ma nel momento in cui il contenitore o la lavagna risulta vuoto a seguito del processo di lavorazione, il Kanban viene passato poi al fornitore, che dovrà ripresentare la componentistica necessaria ad avviare nuovamente il ciclo di produzione, il rifornimento.

Tale passaggio viene chiamato “just in time” dato che vengono svolte tutte la attività solamente nel momento in cui si presenta una necessità, evitando di conseguenza ogni spreco tramite la riduzione della sovrapproduzione.

Tutti i vantaggi del metodo Kanban

Il metodo Kanban è particolarmente intuitivo e facilmente adattabile a qualsiasi tipologia di attività, permette a ognuno di reintegrare ogni passaggio fondamentale solo se necessario eliminando sprechi di tempo, tramite una corretta gestione del timesheet, ovvero la rivelazione o registrazione delle attività effettuate durante l’arco della giornata.

Due i vantaggi:

  • monitorare le attività proprie o dei collaboratori;
  • valutare l’economicità delle prestazioni.

Il metodo Kanban è un approccio che presenta svariati vantaggi dato che consente di:

  • eliminare l’eventuale presenza di una inutile sovrapproduzione;
  • monitorare i dipendenti sul lavoro individuale;
  • gestire in maniera decisamente più flessibile l’intero processo di produzione;
  • eliminare ogni spreco inutile sia in termini economici che di produzione.

Metodo Kanban e approccio personale

Il metodo Kanban oltre che essere impiegato come sistema di successo soprattutto dalle grandi aziende, potrebbe essere impiegato anche per la produttività personale, come un personal trainer in grado di metterci in chiaro quanto, come e dove impieghiamo il nostro tempo, permettendoci si focalizzarci su determinati attività ed evitare invece di disperdere energie in attività inutili.

Per applicare il metodo Kanban alla produttività personale sarà necessario procurarsi una lavagna o un pannello dove potranno essere utilizzati dei post it per avere una chiara visione dell’insieme delle attività da svolgere, evitando che si possano accumulare progetti incompiuti, ma soprattutto per visionare le attività che comportano una maggiore perdita di tempo.

Il proprio personal Kanban dovrà essere suddiviso in tre colonne:

  1. Cose da fare
  2. Lavori in esecuzione
  3. Lavori terminati

Sarà necessario partire con un numero contenuto di attività, assegnando ad ogni compito una priorità; in cima alla colonna si dovranno disporre le attività più urgenti e in fondo il resto delle attività.

Ogni qualvolta che si inizia un’attività si dovrà spostare nella rispettiva colonna, le attività da fare, quelle in corso o i lavori terminati.

In base alla complessità di compiti con il tempo sarà possibile affrontare un numero maggiore di attività, ma inizialmente ci si dovrà limitare ad un massimo di tre post it, è consigliabile non iniziare una nuova attività fin quando non si ha finito l’attività iniziata, per evitare di ingolfare il lavoro.

Uno dei punti focali del sistema Kanban è che conferisce uguale importanza alle attività presenti in elenco, ma soprattutto a quelle concluse.

Questo è importante in quanto funge da spinta motivazionale rispetto a ciò che si è riusciti a portare a termine, permettendo di monitorarci su eventuali modifiche sulla base di valutazioni a ritroso circa l’efficacia delle azioni intraprese.

Conclusioni

Inconsciamente penso che ognuno di noi nel suo piccolo ha utilizzato il metodo Kanban, dato che i post it rappresentano uno dei promemoria più efficaci ed immediati dei nostri tempi.

Personalmente lo trovo un metodo assolutamente ideale per riuscire a gestire il proprio tempo a disposizione, senza tralasciare alcuna attività ma soprattutto per evitare di sprecare il tempo in futili azioni.

Hai mai utilizzato i post it per riordinare il tuo lavoro o il tuo tempo libero?

Pensi che il metodo Kanban possa essere efficace per imparare a gestire il tuo tempo a disposizione?

Lasciaci un tuo parere nel box dei commenti qui sotto.

Irene Giordano

 

Foto di un manager che misura la scala della produttività.

A differenza di quello che potrebbe pensare un non addetto ai lavori, la vita da online freelancer non si riduce a lavorare da casa quando si ha tempo, magari standosene comodamente seduti sul divano indossando solo biancheria intima. La realtà – come spesso accade – si scontra e contraddice questo luogo comune, in quanto ogni freelance che opera online deve essere in grado di sapersi interfacciare con le piattaforme dedite al lavoro di squadra: i cosiddetti project management tool.

Collaborazione a distanza: un grande vantaggio per la produttività

Chi lavora come freelancer, soprattutto se esclusivamente online, deve quotidianamente avere a che fare con ricevute, dichiarazioni, scadenze, planning dell’attività lavorativa e comunicazioni con colleghi e datori di lavoro. E il tempo necessario da dedicare a tutte queste attività per non rischiare di rimanere disoccupato è di gran lunga superiore a quello che un’analisi superficiale potrebbe far supporre.

Il sempre maggiore dilagare di queste nuove posizioni lavorative, tuttavia, è servito da input allo sviluppo di applicazioni, programmi e strumenti (definiti tool dagli amanti dell’anglofonia) che permettono sia ai datori di lavoro sia ai collaboratori di comunicare in maniera più diretta ed efficace, ottimizzando tutti quei tempi destinati all’impiego risorse che altrimenti risulterebbero inevitabilmente allungati.

L’utilità di un’applicazione per il team working

Alcuni di questi tool sono le applicazioni di project management, che in altre parole servono a far sì che tutte le figure operanti in un determinato progetto riescano ad incontrarsi in un unico luogo – generalmente virtuale – e tracciare insieme le linee guida da seguire, i percorsi comuni e gli obiettivi da raggiungere senza disperdere la mole di informazioni in diversi canali, quali potrebbero essere l’e-mail, i social network o i servizi di messaggistica istantanea.

Primo e principale compito dei project management tool, quindi, è quello di eliminare la dispersione delle informazioni fra collaboratori di uno stesso progetto, con conseguente beneficio collettivo in termini di armonizzazione dell’attività lavorativa.

Di piattaforme dedite al team working se ne conta un numero considerevole. Tutte tendono ad avere caratteristiche comuni, sebbene alcune sembrino puntare su elementi peculiari che ne delineino la specificità. La ragione di questa “differenza nella somiglianza” è presto detta: concorrenza.

Ogni piattaforma tende a promuovere servizi gratuiti o aggiuntivi rispetto ai competitor, ed è per questa ragione che è possibile oggi indicarne una manciata che riescono meglio di altre a risultare appetibili. Le vediamo nelle righe che seguono, nella speranza che il lettore che è in cerca di un project management tool riesca a trovare quello che meglio si confà alle esigenze del proprio gruppo di lavoro.

Project Management Tool: alcune caratteristiche generali

Uno dei maggiori vantaggi di queste piattaforme consiste nella possibilità di suddividere “in blocchi” la mole di lavoro: un progetto che, per brevità, definiremo P1, potrà ad esempio essere assegnato al Collaboratore A per la parte testuale (che lavorerà quindi sulla parte che chiameremo P1.1) e al Collaboratore B per quella grafica (al quale sarà assegnata, quindi, la porzione P1.2). Ponendo poi che il Collaboratore A abbia facoltà di assegnare ulteriormente parti del suo lavoro, la porzione P1.1 che gli compete potrà essere subassegnata totalmente o in parte ad altri due collaboratori, che avranno rispettivamente le sotto-porzioni P1.1.1 e P1.2.2.

Lo Schema 1 rende bene l’idea di suddivisione piramidale che queste applicazioni permettono di gestire.

Schema 1.
Suddivisione piramidale di un progetto condiviso

 Le migliori piattaforme di project management

Ognuna delle porzioni di progetto che sopra abbiamo indicato con P seguito da valore numerico (ad esempio P1.1.2, viene definita in gergo tecnico Task. Pertanto al Copywriter Junior numero 2, verrà assegnata una task che sarà identica, in quanto a mole di lavoro, a quella del Copywriter Junior 1. Le due, unite, completeranno la task assegnata al Copywriter Senior (la P1.1) la quale, congiuntamente alla task del Grafico, costituirà la realizzazione finale del progetto principale.

Grazie a queste piattaforme è possibile in ogni momento avere visione di chi è responsabile di qualsiasi delle task assegnate per il progetto corrente, ma anche per quelli passati in via di conclusione o per quelli futuri che ancora devono essere delineati a fondo. È un ottimo strumento, questo, per capire se un determinato collaboratore sta procedendo secondo la tabella di marcia, se è in dietro con il lavoro mensile o se riesce a “macinare” più velocemente dei colleghi di settore.

Controllo in tempo reale, sempre e ovunque

Non solo. Ogni task assegnata generalmente è corredata da una descrizione inerente il tipo di lavoro da svolgere. Potrebbe sembrare una caratteristica accessoria, ma in realtà anche in questo caso si tratta di una risorsa che permette di risparmiare tempo prezioso: potendo leggere quali sono i compiti specifici di ogni collaboratore, i colleghi sapranno cosa non dovranno fare, dove si fermerà il raggio di azione di ognuno e, conseguentemente, non rischieranno di andare ad operare laddove la loro competenza non è richiesta.

Infine, vale la pena ricordare che ogni piattaforma per il team working mette a disposizione di chi ne acquista i servizi un certo numero di Gigabyte archiviabili in cloud, in cui è possibile immagazzinare immagini, fogli di lavoro e ogni altro tipo di file utile ad un corretto sviluppo del progetto, sempre a disposizione di qualsiasi collaboratore ne abbia bisogno. Se non integrato, il servizio di clouding può essere richiesto a prezzi vantaggiosi anche alle più note piattaforme dedite a tale pratica, con le quali i nostri project management tool possono stipulare convenzioni nel caso in cui ci si affidi ad uno di essi.

Potrebbe essere superfluo ricordare i maggiori servizi di data storage che permettono di caricare e conservare documenti da condividere; lo facciamo comunque per amore di chiarezza. E segnaleremo quindi almeno OneDrive di Microsoft, Google Drive, Mega e Dropbox.

Trello e Asana: i giganti del project management tool

Dicevamo sopra di come la rete metta a disposizione di ogni project manager un numero sterminato di applicazioni grazie alle quali si può gestire un progetto comune in maniera armonica, funzionale e produttiva. Fra i tanti, sicuramente si stagliano per notorietà e performance Asana e Trello, veri giganti di settore. Li abbiamo già brevemente menzionati in un altro articolo presente su Padrone del Tempo, quando si parlava di strategie per gestire un progetto web di successo. Li vediamo ora più nello specifico, tentando di dare ad entrambi una maggiore caratterizzazione, delineandone le specificità.

Asana

Creato nel 2008 da uno dei padri fondatori di Facebook, Dustin Moskovitz, Asana si mette subito in risalto per il suo layout semplice e intuitivo, che fa il paio con un utilizzo della piattaforma immediatamente comprensibile anche a chi si avvicina per la prima volta al mondo dei project management tool.

Le task possono essere organizzate in tre macrocategorie temporali (giornaliere, imminenti e future) e possono essere assegnate a chiunque disponga di un indirizzo e-mail. Se si lavora su più progetti, con Asana è anche possibile suddividere i collaboratori per gruppi e, in caso, creare anche dei sottogruppi.

Onde evitare la dispersione di informazioni, Asana permette al project manager di inviare dei questionari ben specifici ad ognuno dei collaboratori, ai quali si dovrà dare una risposta ben precisa (ad esempio, sullo stato di progressione di una determinata task): in questo modo il collaboratore non sarà costretto a rendere pubblici dettagli personali, ed il project manager potrà comunque ottenere le risposte desiderate. 

Uno dei difetti di questa piattaforma, forse, sta proprio nella sua costante ricerca di produrre il massimo risultato con il minimo sforzo, che forse a volte danneggia l’importante aspetto del rapporto umano che non dovrebbe mai venir meno fra collaboratori. L’interfaccia grafica, spogliata di fronzoli fino a lambire le caratteristiche del minimalismo, non aiuta di certo in questo senso. Ma di “contro”, a parte questo, ce ne sono davvero pochi altri.

Sul versante “pro”, non si può certo ignorare la grande quantità di opzioni di cui il project manager può disporre, come quelle di assegnare colori diversi a task diverse, attivare e disattivare comandi grazie alle scorciatoie da tastiera, sovraestendere un’unica task a diversi progetti, o poter aggiungere in maniera gratuita al proprio “libro paga” fino ad un massimo di quindici collaboratori.

Asana: versioni, costi e compatibilità

Asana è disponibile anche nelle versioni mobile per Android e iPhone, dispone di un sistema integrato di invio e ricezione e-mail e può essere utilizzato per un periodo di prova senza dover comunicare i dati del proprio conto corrente.

La versione premium costa 9,99$ al mese, sebbene siano previste delle scontistiche per piccoli gruppi di lavoro.

In conclusione, Asana è sicuramente quello di cui hai bisogno se sei abituato a gestire grandi gruppi di lavoro, in cui il rischio di dispersione di informazioni è sempre dietro l’angolo. Le estensioni compatibili con questa piattaforma permettono di avere sotto controllo anche una grande mole di collaboratori grazie a caratteristiche del tutto esclusive, come la possibilità di integrare i servizi offerti dai maggiori siti di archiviazione di file (come ad esempio Google Drive e Dropbox) o dalle piattaforme di blogging (in questo caso citeremo WordPress).

 

Trello

La tecnologia di Trello si basa sulla filosofia del Kanban (di cui consigliamo almeno un’infarinatura dalla relativa pagina di Wikipedia), che mira a mantenere qualsiasi livello produttivo sempre ai massimi standard, riducendo al minimo lo spreco di tempo, soldi e risorse.

Le task in Trello sono assegnate per mezzo di una specie di post-it virtuali, che possono essere organizzati graficamente in base al tempo di lavorazione e al progetto a cui fanno riferimento.

A differenza di Asana, questa piattaforma potrebbe peccare un po’ in quanto ad opzioni. È possibile tuttavia taggare ogni post-it con particolari keyword al fine di tenerlo sempre sottomano, creare notifiche che verranno inviate dopo un certo lasso di tempo e creare liste relative al progredire di ogni sezione del progetto.

Progetti diversi possono essere raggruppati in board, in maniera tale da non rischiare di fare confusione se se ne gestisce più di uno, e ad ogni board potranno essere assegnati un certo numero di collaboratori afferenti. Ogni collaboratore avrà il suo spazio virtuale all’interno della board, ed in questo spazio, oltre alle direttive generali, il project mamanger avrà facoltà di caricare le immagini, i documenti e tutti i tipi di file che riterrà opportuno riservare a quella specifica porzione di progetto.

Con Trello è possibile creare quante board si desidera, e per ognuna di queste inserire un numero illimitato di task. Come per Asana, l’interfaccia grafica mira ad essere quanto più intuitiva possibile, e di certo costituiscono elemento gradito i suggerimenti che ci vengono forniti man mano per imparare a sfruttare tutte le potenzialità di questo tool.

Trello: versioni, costi e compatibilità

Su questa piattaforma la collaborazione può dirsi davvero in tempo reale, può essere ripartita come meglio ritieni e, soprattutto, è esente dal rischio di perdita dei dati, che vengono periodicamente salvati in cloud e che sono accessibili anche quando un progetto viene segnato come “completo”.

Una versione abbastanza completa di Trello è disponibile gratuitamente (e scaricabile anche su dispositivi iOS e Android), sebbene ne esistano due a pagamento che al costo di 9,99$ o 20,83$ che ti permettono di gestire con maggiore professionalità gruppi di lavoro molto estesi. 

Come per Asana, anche Trello è perfettamente integrabile con Dropbox e Google Drive; la differenza sostanziale con il primo forse sta proprio nell’utilizzo che si decide di farne. Se Asana è certamente consigliabile a chi necessita sin da subito di un tool altamente professionale per la gestione di un nutrito gruppo di lavoro, Trello mira principalmente a soddisfare le esigenze di piccoli gruppi grazie ad un buon numero opzioni user-friendly pensate appositamente per chi ha esigenza di concludere piccoli e medi progetti nel minor tempo possibile.

Alternative a Trello e Asana

Prima di concludere questo articolo in cui abbiamo già trattato due fra le migliori piattaforme di project management, è forse o saggio riservare uno spazio anche ad alcuni prodotti di categoria meno blasonati, ma che meritano una menzione quantomeno per il loro carattere di gratuità.

Disponendo di una piccola azienda o di un piccolo gruppo di lavoro, potrebbe avere poco senso puntare sul top di gamma se poi non se ne sfruttano tutte le potenzialità o se si è costretti a virare inesorabilmente su un altro prodotto dopo la scadenza del periodo di prova gratuita. In casi come questo potrebbe invece essere saggio affidarsi direttamente ad una piattaforma che faccia il “minimo sindacale”, con la quale prendere confidenza sin da subito senza il rischio di doverla poi abbandonare per cause di forza maggiore.

Ne elenchiamo pertanto alcune – corredate delle caratteristiche principali – nelle righe che seguono, facendo presente che nonostante tutte possano essere scaricate in maniera gratuita, per alcune potrebbe essere contemplato anche un pacchetto premium opzionale.

  • Wrike: 2 GB di spazio cloud garantiti, numero illimitato di progetti realizzabili, supportato da Zaiper;
  • TeamWork Projects: 10 MB di spazio di archiviazione online, massimo di 2 progetti attivabili nella versione free e compatibile con Zaiper;
  • Zoho Projects: 10 MB di spazio cloud garantiti all’utente, massimo di 1 progetti attivabile nella versione free, chat integrata, compatibile con Zaiper;
  • Volerro: 100 MB in cloud, 3 progetti attivabili contemporaneamente nella versione gratuita, chat integrata.

Conclusioni

Negli ultimi anni, quella di online freelancer ha finito per diventare una delle posizioni maggiormente ricoperte da chi svolge mansioni nell’ambito dell’editoria, della grafica o della diffusione di contenuti ad ogni livello. Per questo è stato necessario realizzare degli strumenti opportuni che garantissero a piccoli, medi e grandi gruppi di lavoro composti da collaboratori operanti a grandi distanze gli uni dagli altri di poter rimanere costantemente in contatto in maniera professionale e soprattutto produttiva.

Questi strumenti, che aiutano a gestire la suddivisione del lavoro e ad accertarne il progredire, vengono definiti project management tool, ed in questo articolo è stata fornita la descrizione di alcuni di essi.

Se Asana sembra essere il più adatto per gruppi di lavoro di grandi dimensioni, Trello pare essere la soluzione ideale per collaborazioni a breve termine o di modesta entità, sebbene è il caso di ricordare che esistono anche prodotti alternativi forse meno performanti, ma sicuramente all’altezza del compito per cui sono stati pensati.

Utilizzi già Asana, Trello o uno dei competitor che abbiamo descritto nelle righe precedenti? Se sì, facci sapere nei commenti quale fra quelli elencati (o non elencati) è secondo te il miglior project management tool attualmente in circolazione e se la nostra recensione è in linea con la tua esperienza da utente finale.

Foto di un freelance al lavoro nel suo ufficio.

“Conosci te stesso”.
Socrate

Inizio con una citazione tra le più conosciute del mondo classico. Chi meglio di te può sapere quali sono le tue migliori risorse, quanto puoi dare al tuo lavoro e quando è il momento migliore per spendersi?

Sette sono le abilità che dovrai padroneggiare se vuoi ottenere risultati brillanti in armonia con ciò che sei e la tua personalità di freelance.

Conoscere le proprie abitudini e i punti di forza

Se è vero che non tutti i giorni sono uguali, allora dovresti essere consapevole del fatto che il tuo rendimento non sarà mai al 100% nell’arco della tua giornata o della tua settimana lavorativa.

Per questo motivo, la cosa che ti consiglio di fare, a partire da subito, è farti un’idea precisa dell’andamento del tuo livello di energia psico-fisica su base giornaliera e settimanale.

Potrai distribuire il carico del tuo lavoro in modo più consono alle tue possibilità, fermo restando che gli imprevisti ci possono essere e devono necessariamente essere affrontati.

Nel mio Report “Guida alla Gestione del Tempo trovi i link per scaricare alcune tabelle pratiche che ti aiuteranno nel compito di scoprire in modo analitico le tue abitudini e i periodi in e out del tuo rendimento.  

Prevedere e gestire le interruzioni

Una buona pianificazione del proprio lavoro deve tenere conto delle inevitabili interruzioni che nel corso della giornata ti sottrarranno del tempo prezioso.

Molte di queste dipendono dalla tua determinazione a rinunciare ad attività assolutamente non necessarie: controllare compulsivamente la tua casella di posta elettronica o immergersi continuamente nei social, sono fonti di distrazione che inevitabilmente si ripercuoteranno sul tuo lavoro.

Stai lavorando a qualcosa di importante? Allora lascia stare le e-mail e spegni il tuo smartphone o, perlomeno, mettilo in modalità aereo.

Alcune interruzioni, tuttavia, non le puoi proprio evitare: ti piomba in studio un cliente particolarmente insistente? Arriva l’amico che si piazza nel tuo ufficio per un paio d’ore, convinto di essere al bar?

Lavori in casa e moglie e figli chiedono costantemente la tua attenzione? In tutte queste situazioni occorre far rispettare delle regole (specialmente in famiglia) che, se rese chiare e comprensibili ai tuoi interlocutori, ti permetteranno di svolgere il tuo lavoro con sufficiente tranquillità.

Per gli irriducibili esistono delle tecniche di comunicazione molto efficaci che ti consentiranno di gestire al meglio la situazione; tecniche basate sull’assertività che è una qualità che un bravo professionista deve saper padroneggiare.

Cos’è l’assertività? E’ quella competenza sociale che consente alla persona di relazionarsi con altre persone e situazioni in modo equilibrato, nel rispetto sia della propria personalità che di quella altrui.

Ne parlo diffusamente nel mio Super Report che trovi su questa pagina.

Limiti e credibilità

“Siamo anche quello che permettiamo di fare.”
Rinaldo Sidoli

Per accrescere il fatturato, potresti essere spinto ad accettare incarichi che non aggiungono valore alla tua professionalità, ma al contrario la sviliscono.

Sto parlando di tutte le richieste di prestazioni a un costo nettamente inferiore a quello di mercato, alle quali – per necessità o bisogno – dirai di sì, pentendoti amaramente in corso d’opera.

Considera che un cliente non è meno esigente solo perché gli fai il lavoro per poco; anzi, si sentirà in una condizione di superiorità e si sentirà autorizzato a dettare le regole.

Giocare al ribasso è un’operazione dannosa e pericolosa, non solo per te ma anche per la categoria professionale cui appartieni.

Inoltre, c’è il rischio che la tua professione venga percepita come un’attività di scarso valore.

Per sfuggire alla trappola hai due strade: rifiutare oppure – se l’attività del cliente ha una utilità sociale che va al di là del valore di mercato e ha una ricaduta benefica per la comunità – potresti optare per una prestazione gratuita, nei limiti dell’impegno che dovrai mettere per portare a termine il lavoro.

Per esempio, il progetto potrebbe riguardare una ONLUS, un’associazione di volontariato o simili.

Non avrai guadagnato niente, economicamente parlando, ma il tuo portfolio mostrerà ai tuoi potenziali clienti un lato di te che sarà apprezzato moltissimo.

Se ti trovi nella situazione opposta e hai un sacco di incombenze mischiate a compiti più importanti, dovrai essere in grado di individuare tutte ciò che puoi delegare ai tuoi collaboratori rispetto a ciò che vorrai seguire personalmente. E anche qui hai due strade: creare un team oppure esternalizzare compiti e attività a figure professionali specializzate.  

Gestire il flusso delle informazioni

Abbiamo detto poc’anzi niente controllo compulsivo delle email e stop al martellante flusso di notifiche provenienti dai social. Fin qui, sembra tutto facile. Se non fosse per il fatto che la maggior quantità di informazioni che quotidianamente assorbiamo provengono da Internet.

Per questo occorre imparare a essere molto selettivi sulle fonti – sia che si tratti di newsletter, sia che si tratti di informazioni veicolate attraverso il canale di YouTube, Vimeo e Facebook – per citare i più noti.

Per aggiornarti e tenerti informato, utilizza i media tradizionali: riviste cartacee e libri, ad esempio, sono una buona soluzione rispetto alle interminabili ore che passeresti davanti ad un monitor.

Ancora meglio, esistono ambienti stimolanti di co-working dove puoi confrontarti con colleghi e altri professionisti, dove il rapporto diretto con le persone costituirà un’esperienza molto più forte e arricchente di un videotutorial o di un corso online.

Saper affrontare i cali di motivazione

Anche se, come ti auguro, hai scelto con amore e passione di dedicarti a un’attività professionale, succederà prima o poi che quell’energia e quella motivazione che ti hanno dato la spinta per iniziare il tuo percorso, non rimangano sempre le stesse e che, a poco a poco, subentrino altre emozioni come lo sconforto o la noia.

Può accadere che gli affari non vadano a gonfie vele come speravi, oppure di imbatterti  in compiti ripetitivi e poco gratificanti.

La reazioni di molti è di eliminare dalla mente i compiti sgradevoli cercando di allontanarli, ma così facendo il rischio sarà quello di incorrere nella pericolosa spirale della procrastinazione, ovvero nell’atteggiamento di chi – per comodità o per paura – rimanda all’infinito un compito da svolgere.

Si comincia dalle piccole cose per finire – ahimè – a quelle molto importanti. Come uscirne? A volte basta soltanto riprogrammare l’attività suddividendola in tante micro-unità.

La percezione di quello che sembrava un incarico troppo impegnativo, ora si riduce ad un compito più accettabile, alla tua portata.

Sei un procrastinatore seriale? Allora la cura dovrebbe essere più drastica e forse ti occorre rivedere in toto l’organizzazione del tuo lavoro perché è molto probabile che nel tuo studio o semplicemente nella tua mente regni molta confusione circa cosa e quando sbrigare tutte le faccende inerenti la tua attività.

Mantenersi efficienti

Foto di una ragazza che fa jogging.

Se vuoi essere un bravo professionista, dovrai sempre mantenere un buon equilibrio tra impegni e vita privata, intendendo con vita privata tutto quello che riguarda la sfera famigliare e il tempo libero.

Potrai essere formidabile nel tuo lavoro, lavorare come un mulo, ma il tuo corpo e la tua mente – per rimanere in efficienza – devono essere curati con altrettanta attenzione.

E’ importante che tu conduca una vita sociale degna di questo nome.

Lo è anche saper staccare dal lavoro quando è necessario, perché il corpo e la mente si rigenerino.

In un certo senso, un professionista è come un atleta: certe abilità vanno allenate, ma altrettanto importanti sono il riposo e un’alimentazione sana.

Controllare e revisionare i processi produttivi

Ci sono sempre margini di miglioramento: spesso non li vedi perché le cose procedono nel verso giusto, ma se un progetto si è arenato – perché sono subentrate delle difficoltà che sfuggono al tuo controllo – allora questo è il momento rivedere gli step già fatti analizzando i dati a disposizione.

Possono servirti per questa fase un’agenda giornaliera, ma può andare bene anche uno strumento digitale come Calendar di Google o altre web app simili.

In alternativa, esistono software e piattaforme di project management che possono fornirti indicazioni più precise sull’andamento del tuo lavoro. Un elenco aggiornato lo trovi qui: https://project-management.com/software/top15/  

Tirando le somme…

Riassumendo quanto scritto finora, abbiamo visto che un buon freelance deve:

  1. conoscere i propri punti di forza;
  2. essere consapevole dei propri limiti e delegare alle giuste persone;
  3. sapere come affrontare le interruzioni e le fonti di distrazione;
  4. saper gestire il flusso quotidiano delle informazioni senza esserne travolto;
  5. mantenersi efficiente e ritrovare la necessaria energia;
  6. combattere la procrastinazione e passare all’azione;
  7. controllare e revisionare i propri progetti.

Sette step per emergere dalla massa di chi ci prova, ma non approda mai a grossi risultati.

Se sei d’accordo con me e magari ti piacerebbe approfondire questi argomenti, ma non sai da dove iniziare, ti consiglio di scaricare l’estratto gratuito del Super Report sulla Gestione del Tempo per Freelance e Piccoli Imprenditori del Web.

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Un regalo che sono certo ti sarà utile. Alla prossima!

Piero Mazzini

Un uomo d'affari gestisce i suoi progetti web.

Sebbene internet sia oggi una realtà presente nella vita della maggior parte degli individui, alcune categorie come quella dei blogger e degli imprenditori web hanno bisogno di attuare strategie di pensiero, oltre che di pratica, del tutto peculiari affinché possano trarne un beneficio economico o professionale.

Fra queste, tre delle più imprescindibili sono sicuramente quelle di automatizzare i processi, appaltare le commissioni e bilanciare i compiti, sebbene tutto ciò potrebbe risolversi in un pugno di mosche se non si ha, o si apprende, la capacità di mettere tutto a sistema.

La rivoluzione di internet: chi ne ha beneficiato davvero

L’internet è per la maggior parte degli utenti che ne fa uso uno strumento prevalentemente orientato allo svago, alla ricerca di informazioni o al mantenimento dei contatti con altri utenti. Da quando se ne è reso manifesto anche il potenziale economico, tuttavia, una buona fetta di internauti ha saputo dare a questo potente mezzo una nuova funzione: quella di farne una professione, e quindi trarne denaro.

Se ci sono due categorie di persone che possono definire la propria vita cambiata grazie alla rete, queste sono sicuramente quella dei blogger e quella degli imprenditori online. Fra i primi, annoveriamo figure che, partendo da una piccola pagina personale sono riuscite a far sentire la propria voce a livello nazionale e internazionale, trovando quindi la propria strada professionale e riuscendo laddove tanti tentano e molti falliscono.

Fra i secondi invece va fatta un ulteriore sottodistinzione: se da un lato mettiamo sicuramente quella dozzina di individui che, avendo avuto un’idea originale, sono riusciti a farne un marchio riconosciuto in tutto il mondo (si pensi a Mark Zuckerberg con Facebook, Larry Page con Google, Jeff Bezos con Amazon), nel secondo sottogruppo mettiamo tutti quei piccoli e medi imprenditori che hanno cominciato o non hanno mai smesso di vendere un bene o un servizio comune, e che grazie a internet sono riusciti ad ampliare il parco di utenza della propria azienda, raggiungendo un traffico di clienti che prima dell’avvento della rete sarebbe stato utopistico immaginare.

“Un piccolo passo per l’uomo”

Tuttavia, al netto delle prospettive che offre, gestire un blog o un’azienda prevalentemente tramite internet può avere un rovescio della medaglia, che in poche parole si sostanzia in un generale aumento dell’ammontare di operazioni obbligatorie da eseguire giornalmente, mentre il tempo che si ha a disposizione rimane lo stesso per tutti. A questo si aggiunga che per molti blogger o imprenditori quello della rete non è l’unico mondo in cui vivere o operare: a volte bisogna dividersi fra internet e “outernet” perché una sola delle due realtà, se escludiamo gli Zuckerberg e Bezos di cui sopra, non è sufficiente per guadagnare abbastanza e arrivare a fine mese.

In questo articolo ci concentreremo proprio sui nostri non-miliardari: ovvero su quelle figure che sono riuscite in qualche modo a trovarsi un varco fra le maglie della rete, ma sono ancora distanti un passo dal padroneggiarla del tutto. Riuscire a fare quel passo vuol dire trovare la propria nicchia in cui muoversi in piena libertà, avendo la sicurezza di aver raggiunto i propri obiettivi professionali ed economici senza dover passare 23 ore al giorno davanti ad un pc.

Tre utili accortezze

Già in tempi non sospetti su Padrone del Tempo abbiamo dato qualche consiglio su come approcciare mentalmente alla gestione di un progetto che richieda tempo pur salvando tempo, elencando quelle che sono le cinque leggi naturali del successo. Per dovere di chiarezza, le riportiamo di seguito:

  1. Delineare una visione
  2. Pianificare attentamente
  3. Seguire un metodo
  4. Mantenere la disciplina
  5. Puntare alla vetta

Oggi ne aggiungeremo altre tre, che se non sono a tutti gli effetti leggi naturali, possiamo comunque inserirle in un unico corollario di utili accortezze che, una volta “acceso il motore” del tuo disegno, è bene seguire con metodo per implementarne la produttività, quindi risparmiare tempo, quindi guadagnare più denaro. Per brevità ti dirò subito che si tratta di automatizzare, appaltare e bilanciare, sebbene è opportuno analizzare ognuna di queste strategie ulteriormente nel dettaglio.

Automatizzare

Ti sorprenderà il numero di applicazioni, software e tool che sono stati ideati esclusivamente per automatizzare il lavoro di chi opera in rete.

Se sei un blogger non puoi permetterti di non avere una vena social, pertanto sarà importante che ogni tuo nuovo post sia visibili quantomeno su Facebook, Twitter e in qualche modo anche su Instagram (senza parlare delle care vecchie mailing list, che però qualcuno potrebbe considerare come qualcosa di preistorico). Ebbene, lo sapevi che esiste un software che, con un semplice comando impartito una sola volta, può ad esempio condividere il tuo post su ogni social network e inviare una e-mail di notifica a chiunque tu voglia? Si chiama If This Than That, e lo abbiamo già analizzato in un altro post assieme ad altre app per la gestione del tempo.

Se invece il tuo lavoro non consiste nello scrivere ma nel vendere, le tue esigenze potrebbero essere altre. Uno dei crucci principali per chi gestisce un e-commerce è sempre più spesso proprio quello di dover badare ad aspetti solo apparentemente secondari come processare gli ordini, gestire le richieste dei clienti, accettare o rifiutare pagamenti, elaborare i resi. Certo, la soluzione più semplice sarebbe quella di assumere una figura che si occupi esclusivamente di questo aspetto, ma non tutti possono permetterselo. Anche in questo caso, la strada alternativa c’è. A me è bastato effettuare una breve ricerca sulla rete (28 secondi netti, cronometrati) et voilà, sbuca fuori Seltz, utilissimo programma che si occupa in automatico di tutte le questioni burocratiche al posto tuo.

La mia ricerca è stata inoltre fortemente circoscritta, visto che ho cercato solo software per chi tratta documenti digitali: immagina quanta scelta c’è per chi opera in un mercato più generico, che certo si presenta più attrattivo di quello del digital download.

Appaltare

Secondo il dizionario De Mauro Online, il significato di “appalto” nella lingua italiana è: “contratto con il quale una persona o un’impresa si impegnano con propri mezzi e a proprio rischio nei confronti di un committente a compiere un’opera o un servizio dietro corrispettivo in denaro”. Ora, non me ne vorrà il grande Maestro del quale, seppur per proprietà transitiva, sono indiretto e indegno discepolo, ma io credo che soprattutto negli ultimi anni l’atto stesso di “appaltare” abbia esteso il suo raggio d’azione semantica, fino ad arrivare ad escludere, in alcune circostanze, quel “dietro corrispettivo in denaro” nella definizione di sopra.

Oggi si possono appaltare gratuitamente molte delle operazioni più fastidiose ad un numero non indifferente di software che fra le varie opzioni hanno proprio quella di eseguire un compito al posto nostro. Alcune di queste le hai sempre avute sotto il naso, e magari non te ne sei neanche accorto. Un esempio? La possibilità fornita da Gmail di inoltrare al posto tuo determinate e-mail contenenti determinati oggetti (o provenienti da determinati destinatari). Certo, si tratta di un’operazione che nella maggior parte dei casi richiede pochi secondi per essere sbrigata di persona, ma sommando “pochi secondi” ogni giorno per 52 settimane l’anno, alla fine quanto avrai risparmiato?

La qualità ha il suo prezzo

Chiaramente, ci sono delle circostanze in cui nessun processo automatico (vedi punto di sopra) può sostituire quanto fattibile dalla mente umana. È ad esempio questo il caso di quegli editori che vogliono veder crescere il loro blog e per farlo sono costretti a assumere copywriter, nella speranza di trovarne due-tre che sappiano centrare a pieno un argomento e metterlo nero su bianco in un italiano decente. E di copywriter bravi ce ne sono molti meno di quel che sembra. Ma al netto del rapporto fra redattori e editori, è importante in qualsiasi ambito lavorativo appaltare solo quei compiti che, a fronte di un esborso da parte dell’appaltatore del valore di X, possano garantire o quantomeno promettere al medesimo un guadagno di X+1.

In questo caso è giusto – o meglio, doveroso – pagare il giusto compenso a chi farà il lavoro per conto tuo, un lavoro che alla lunga ti renderà i risultati attesi con un costo in termini di fatica pari a zero. Qui la definizione di De Mauro sarebbe pienamente condivisibile, ed il Professore avrebbe pienamente centrato il punto della questione.

Sebbene rare sono state le volte in cui s’è potuto dire il contrario.

Bilanciare

Se quelle dell’automatizzare e del bilanciare sono due operazioni che hanno molti aspetti in comune, bilanciare richiede un approccio diverso. Anche in questo caso, va detto, si tratta di un qualcosa che potrebbe prevedere l’ausilio di software che lavorino per te o di collaboratori in carne ed ossa, ma il punto del bilanciamento è proprio quello di non concentrarsi più sul tipo di task, ma sulla qualità del tempo che vi si dedica.

Qualità e non quantità, poiché uno degli errori più gravi che si possano commettere quando si gestisce un progetto a più sfaccettature è proprio quello di dedicare troppo tempo a troppe cose. Ricerche di settore dimostrano invece l’esatto contrario: per aumentare la produttività è necessario occuparsi di una cosa alla volta, rispettando una certa frequenza. Anche in questo caso, facciamo un esempio.

L’imprenditore Giovanni Bianchi è titolare di una web agency che realizza siti web, ma per aumentare la sua popolarità in rete ha inserito nel sito web dell’azienda anche una sezione relativa al blog. In questo contesto, non ha senso dedicare ogni giorno 4 ore alla gestione dei clienti, 2 alla cura del blog, una alla gestione delle e-mail e così via. Al contrario, al signor Bianchi converrà dedicarsi al blog un giorno a settimana tutte le settimane, cosicché gli altri cinque potranno essere rivolti solamente ad una gestione più attenta della clientela ma, soprattutto, il blog stesso troverà la sua stabilità. E bisogna tenere sempre a mente che nel mondo di internet, al netto di qualche isolata e felice eccezione – prima di “fare il botto” è necessario scavarsi il proprio cantuccio, il punto di riferimento per te, per i clienti passati e per quelli ipotetitici futuri. Solo allora sarà possibile alzare il tiro.

Bilanciare il lavoro con un software: i Task Management Tool

Inoltre, se disponi di un team che lavora per te sarebbe saggio dotarsi di uno strumento che gestisca e distribuisca i compiti fra le singole parti. Anche in questo caso, è quasi superficiale dirlo, ne esistono a migliaia. I più note sono certamente Trello e Asana, definiti molto genericamente Task Management Tool (‘Strumenti per la gestione dei compiti’), ma che molto più semplicemente permettono a gruppi di lavoratori di comunicare in tempo reale, organizzare i singoli compiti, priorizzarli a seconda delle necessità e, in un mondo sempre più virtuale, creare anche del sano cameratismo.

Molti di questi servizi sono a pagamento, ma per il blogger o l’imprenditore che viaggia spedito verso un obiettivo è un prezzo equo da pagare, a fronte di un aumento di produttività che potrebbe non avere prezzo.

Mettere a sistema

Chiaramente, seguire a menadito tutti i consigli di questo blog non è di per sé garanzia di successo. C’è qualcosa che né Padrone del Tempo né nessun altro portale di settore ti potrà mai svelare, ovvero come far funzionare tutto sempre alla perfezione. Quello dipende da te.

In soldoni, questo significa che l’ingrediente segreto di ogni progetto ben riuscito è la capacità dell’ideatore di saper far confluire armoniosamente questi ed altri consigli verso un’unica direzione, che è quella del successo. Non ha senso chiedere ad altri di fare il tuo lavoro se questi faranno più danno che bene, così come bilanciare equamente i compiti all’interno di un gruppo è sì democratico, ma potrebbe essere controproducente in termini di risultati, perché non tutti corrono alla stessa velocità.

Mettere a sistema vuol dire prima di tutto sbagliare: assumere un copywriter che vanta tre lauree in lettere non è garanzia di buoni post, così come spendere 30€ al mese in un software di gestione del personale non significa che ognuno dei tuoi collaboratori saprà, vorrà, o riuscirà a sfruttare al meglio questa possibilità. Un detto assai vecchio, banale e inflazionato sostiene che “sbagliando s’impara”. Ecco, i detti vecchi, banali e inflazionati però non muoiono mai perché difficilmente hanno torto, e tu di questo dovrai far tesoro, così come dai tuoi errori. Dall’esperienza del copy sgrammaticato imparerai a chiedere ai prossimi candidati degli articoli di prova, mentre da quella del software non apprezzato dai collaboratori evincerai che la prossima volta prima di affrontare una spesa del genere sarà saggio sincerarsi delle disponibilità di tutti gli interessati.

La fortuna è cieca, ma il successo ci vede benissimo

Mettere a sistema è quindi l’ultima cosa che devi imparare davvero a fondo prima di fare il grande salto, perché si tratta di far funzionare armoniosamente tutti i trucchi, gli insegnamenti e le strategie che hai appreso nel tempo, conglobandoli in un unico apparato. Non è facile riuscirci, certamente non è da tutti. Ma una cosa è certa: colui che ha un obbiettivo e poche velleità ha sicuramente più probabilità di imparare a muoversi agilmente nella giungla dell’internet rispetto a un qualsivoglia sedicente nuovo genio del social marketing che dà tutto per scontato.

L’onestà intellettuale è il vero segreto che sta alla base di qualsiasi trionfo, la quale però non può mai prescindere dal portare sempre nel proprio bagaglio di vita, in parti equamente consistenti, le giuste dosi di umiltà e ambizione.

Enzo Santilli