Zen To Done, ovvero come essere produttivi senza stress

Lo Zen To Done è un metodo per la gestione del tempo elaborato dal blogger americano Leo Babauta. Consiste nell’adeguare le proprie abitudini ad una serie di processi, prettamente soggettivi e personali, al fine di raggiungere prima e meglio i propri obiettivi.

Salvaguardare il proprio tempo: due metodi a confronto

Di metodi sviluppati per aumentare la propria produttività ed avere più tempo da dedicare alle cose che ci piacciono, si sa, ne esistono a centinaia.

In questo articolo ci concentreremo su quello noto come Zen To Done (o ZTD), proposto da Leo Babauta come evoluzione – e per alcuni aspetti come vera e propria rivoluzione –  di un altro metodo molto apprezzato da chi deve quotidianamente raggiungere una serie di obiettivi ed ha esigenza di trovare un modo per mettere tutto a sistema: il Get Things Done (o GTD) di David Allen.

Nei paragrafi che seguiranno, tratteremo quindi del metodo di cui in oggetto, dell’autore che l’ha proposto e della radice dalla quale lo Zen To Done ha germogliato.

Prima dello Zen To Done: il Get Things Done

In principio fu il GTD, acronimo di Get Things Done che dalla scuola traduttologica italiana è stato reso come Detto, fatto! Il metodo fu proposto al grande pubblico in un saggio del 2001 pubblicato dal productivity manager David Allen, ed il volume è divenuto un best seller in men che non si dica.

Parliamo più approfonditamente di questo metodo in un altro articolo; qui ci limiteremo a descriverne i tratti principali in quanto non è possibile capire a fondo lo Zen To Done se non si ha almeno un’infarinatura del metodo da cui deriva.

Molto brevemente, diremo quindi che il GTD permette di gestire al meglio il proprio tempo affidandosi ad un sistema. Questo sistema dà per scontato che il tuo io sia un po’ pigro, e per far sì che si svegli è necessario realizzare una serie di liste ed elenchi ai quali dovrai affidarti per aver certezza che nulla rimanga irrisolto.

Queste liste, che vanno curate con diverse cadenze e con diverse priorità sono 5; ogni lista conterrà task di diversa natura che sarai tu stesso ad ordinare in base ai criteri del Get Things Done e una volta messo tutto a sistema (ovvero una volta messa ogni cosa nella sua lista di pertinenza) potrai tornare ad avere fiducia nel tuo io, poiché avrai la certezza che ogni compito sarà sempre a portata di mano.

Lo Zen To Done

Dagli assunti generici del Get Things Done, si diceva all’inizio, deriva lo Zen To Done. A proporlo per primo fu Leo Babauta una decina d’anni or sono, e nei paragrafi precedenti tenteremo prima di tracciare una biografia dell’autore, poi di capire a meglio come funziona lo ZTD.

Chi è Leo Babauta, inventore dello Zen To Done

Leo Babauta è un blogger, giornalista e scrittore nato nel territorio statunitense di Guam il 30 Aprile 1973.

Poco si sa della sua vita personale (non ha una pagina Wikipedia dedicata), e quel poco che si sa di lui sono notizie di prima mano, ovvero fornite direttamente dall’autore, provenienti dal suo celebre blog ZenHabits.

Nella sezione bio, Babauta ci dice di non possedere “titoli ufficiali”, di non essere “un esperto, un dottore o un coach”, né di “aver fatto milioni di dollari o essere il più grande atleta sulla faccia della terra”.

Al contrario, si descrive come una persona normale: marito e padre di sei figli, che tuttavia è riuscito a raggiungere obiettivi importanti da quando nel 2005 ha deciso di cambiare in meglio la propria vita.

Ripercorriamo in questo paragrafo i momenti salienti che hanno fatto di Babauta l’influencer che è oggi, e che hanno reso ZenHabits un blog da 240,000 iscritti.

Nel 2005 smette di fumare, cambiamento che a suo dire è stato quello che “ha messo in moto tutti gli altri”.

Da lì a breve si dedicherà all’attività fisica e al running, inizialmente come valvola di sfogo per sopperire allo stress da assenza di nicotina, poi come vera e propria routine quotidiana.

Negli ultimi 10 anni ha corso svariate maratone, fra cui la 50 miglia di Marin Headlands (CA). A questo si aggiungerà l’acquisizione di una serie di ulteriori buone abitudini quali quella di svegliarsi presto, mangiare salutare, e preferire una dieta vegetariana che diventerà completamente vegana a partire dal 2012.

All’impegno per il proprio benessere fisico Babauta associa sin da subito quello per migliorare il proprio stile di vita, le proprie finanze e la gestione del tempo.

Nel 2006 inizia a sperimentare metodi per organizzare lavoro e vita privata, che gli consentirà di triplicare il proprio salario prima e di diventare uno scrittore a tutti gli effetti poi.

A partire dal 2009, Babauta si definisce “in pieno controllo delle proprie finanze”, situazione che di lì a poco gli permetterà di saldare tutti i debiti contratti, stabilizzare la propria situazione economica e infine riuscire a metter da parte anche un fondo per le emergenze.

Sono questi gli anni in cui Babauta avvia ZenHabits (2007), luogo virtuale in cui condivide con sempre più lettori le sue esperienze di vita ed i suoi consigli su come migliorarla.

L’autore sottolinea spesso come uno dei suoi maggiori successi, indipendentemente dall’aspetto economico che ne è conseguito, sia stato proprio quello di essere riuscito a semplificare la propria vita.

E l’unico modo per farlo è prendere di petto un pezzo alla volta: snellire quindi la casella delle e-mail, avere una scrivania sempre ordinata, rinunciare ove possibile alla macchina in favore della bicicletta: si tratta di una serie di task che non potranno mai essere completate standosene seduti sul divano a guardare la Tv ma prendendo in mano la propria esistenza ed agendo con metodo.

Nel 2010 Babauta si trasferisce con la famiglia a New York, e fino ad oggi conta all’attivo la stesura a cadenza periodica di articoli su tre blog e la pubblicazione di una serie di testi riguardanti la gestione ottimale del tempo, fra cui i best seller The Power of Less e Zen To Done.

Dei contenuti di quest’ultimo, discuteremo nel paragrafo che segue.

In cosa consiste il metodo Zen To Done, e le 5 differenze dal Get Things Done

Lo Zen To Done viene considerato universalmente un’evoluzione del Get Things Done, ma ci sentiremmo di dire che si tratta piuttosto dell’altra parte della medaglia del sistema descritto da David Allen.

Il mantra dello ZTD, infatti, potrebbe essere riassunto come segue:

“Dipende tutto dalle abitudini e dalle azioni, non dal sistema né dagli strumenti”.

O, in altre parole, l’esatto contrario del GTD. Quest’ultimo infatti prevede un pedissequo rispetto del sistema che costruisci per tenere sempre sotto controllo i post-it (quindi, gli strumenti) di cui parlavamo nel paragrafo ad esso dedicato. Secondo i principi dello Zen To Done, invece, la parola d’ordine è semplicità, che può essere ottenuta solo concentrandosi su determinate azioni prese in sequenza anziché pianificando un’intera impalcatura di liste da rispettare.

Secondo Babauta, il Get Things Done deve sottostare ad almeno cinque ordini di problemi, dovuti non tanto alla forza del metodo (che Babauta non mette mai in dubbio) ma bensì al fatto che si tratti di un modus operandi che deve essere uguale per tutti, mentre noi siamo tutti diversi.

Di queste incongruenze del GTD dovute alla soggettività dell’individuo Babauta ne individua almeno cinque, descrivendo poi in che modo lo ZTD se ne differenzi.

1. Cambiare le abitudini, ma un poco alla volta

Il GDT impone dei radicali e immediati cambiamenti nelle nostre abitudini, che non tutti siamo disposti ad accettare. È questa la ragione principale per cui molti non riescono a seguire o abbandonano questo metodo. Secondo lo ZTD invece sulle abitudini bisogna lavorarci lentamente; certo modificandole, ma non tutte insieme con l’imposizione di un sistema univoco che non ammette margini di manovra.

Cambiare un’abitudine alla volta dunque, gradualmente e per fasi, seguendo i metodi più noti per velocizzare l’adattamento (come ad esempio quello di concedersi delle ricompense).

2. Organizzazione contro azione

A differenza da quello che dice il nome, il Get Things Done si concentra poco sul doing, a vantaggio della funzionalità del sistema di fiducia che con questo metodo costruisci fra te e il tuo subconscio. Viceversa, lo ZTD toglie un po’ di spazio alla parte organizzativa della faccenda per premiare l’aspetto puramente pratico.

3. Saper sfruttare i tempi morti

Alcuni ritengono che al GDT manchi una struttura vera e propria che sappia guidare chi lo segue nel delicatissimo momento in cui bisogna decidere cosa fare quando si passa da una task a quella successiva. Lo ZTD invece contempla la presenza di questa struttura: in altre parole sarai tu stesso – una volta trovato il procedimento che più si confà alle tue abitudini – a decidere come muoverti nell’intervallo di tempo che separa l’obiettivo A (ovvero, quello appena raggiunto) dall’obiettivo B (quello da raggiungere).

4. Fare tutto o farlo bene?

Il GDT non contempla le sorprese e gli imprevisti, che possono presentarsi in qualsiasi momento mandando all’aria anche il più riuscito dei planning. In aggiunta a ciò, pretende che tutti gli obiettivi vadano raggiunti, a volte mettendo l’individuo nella scomoda situazione di chiedere a sé stesso uno sforzo maggiore di quello che è in grado di sostenere.

Lo ZTD al contrario si concentra sulla semplicità, sul “togliere” il superfluo, sul fare quello che va fatto in un determinato momento, purché sia fatto bene. In questo modo anche gli imprevisti diventano una variabile affrontabile.

5. Affrontare il quotidiano

Infine, il Get Things Done non si concentra abbastanza sulle sfumature dei singoli obiettivi, e sebbene ti chieda di raggrupparli in liste diverse, finisce col classificarli tutti nel macro-insieme delle “cose da fare”, prima o poi. Secondo la filosofia dello Zen To Done, invece, è necessario identificare immediatamente le cose importanti e quotidiane e affrontarle man mano che ti si parano davanti, senza però mai perdere d’occhio i progetti a lungo termine o d’importanza secondaria (in questo lo GTD funziona benissimo).

Inoltre, a differenza del GTD, lo ZTD prevede che tu riesamini i tuoi obiettivi, sia poco prima di portarli a termine che poco dopo averli raggiunti: è questo l’unico modo per migliorarsi e crescere come individuo, che in ultima analisi ti differenzia dall’automa che si limita a fare il proprio lavoro.

I 10 comandamenti dello Zen To Done

Ricapitolando, lo Zen To Done concentra la maggior parte dei propri consigli sul cambiare gradualmente delle abitudini o sul prenderne di nuove per far sì che ogni compito venga risolto al meglio.

Come si diceva sopra, ogni individuo sceglierà quali sono quelle più adatte al suo modo di vivere e agirà di conseguenza, accettandone alcune e scartandone altre, ma in linea di principio potremmo dire che quelle “basiche”, quelle cioè a cui tutti dovremmo guardare per far funzionare il metodo ZTD, sono 10.

Te le riassumiamo di seguito, prima avviarci alla conclusione dell’articolo:

  1. Raccogli i dati. Porta sempre con te un supporto di scrittura, fisico o elettronico, per annotarvi ogni progetto, idea o obiettivo nel momento stesso in cui ti viene in mente. Una volta tornato a casa trasferirai gli appunti presi sulla tua lista delle cose da fare: in questo modo, passando il tutto dal cervello alla carta e dalla carta alla lista, avrai più probabilità di non dimenticarti di nulla.
  2. Non fare accumulare e-mail, messaggi vocali, appunti e quant’altro. Scegli un momento della giornata in cui occuparti delle comunicazioni da lavoro e assicurati che quel momento sia dedicato solo a questa attività, senza distrazioni. A tal proposito, potrebbe esserti utile l’articolo che abbiamo redatto proprio qualche tempo fa su Padrone del Tempo riguardo a come velocizzare la gestione delle e-mail.
  3. All’inizio di ogni settimana, fai un elenco degli obiettivi che ti proponi di raggiungere da lì a sette giorni, ed ogni giorno affrontane un paio.
  4. Fai una cosa per volta. È una delle abitudini più importanti da prendere se si vogliono ottenere risultati dallo ZTD. Seleziona una task e concentrati su di essa con tutto te stesso evitando di portare avanti due o più progetti importanti in simultanea. Isolati dalle distrazioni e solo una volta terminato un compito passa a quello successivo.
  5. Semplifica il sistema. Come per il GTD, è importante far riferimento a una lista da seguire, ma rendila il più semplice possibile. Non è fondamentale utilizzare strumenti informatici tecnologici e innovativi, ma che alla fine risultano essere più confusionari che altro. Se riesci, prova ad eliminare quanto più possibile le risorse elettroniche, e tieni traccia di tutto su un semplice taccuino, che controllerai su base giornaliera.
  6. Trova un posto a qualsiasi cosa. E fallo subito e con regolarità. Ogni giorno, ad esempio, assicurati che la tua casella di posta elettronica sia pulita: rispondi alle e-mail importanti, inoltra quelle da delegare, cestina lo spam o le comunicazioni inutili.
  7. Torna sugli obiettivi. Una volta completata una task non eliminarla dal tuo database. Torna di tanto in tanto a controllare come sei riuscito a superarla e cosa ti ha spinto a gettare il cuore oltre l’ostacolo: è un’operazione che ti sarà utile sia a scopi motivazionali sia per capire in quali condizioni riesci a dare il meglio di te.
  8. Punta all’essenziale, soprattutto nell’organizzare i metodi risolutivi per raggiungere i tuoi obiettivi. Elimina tutti gli orpelli, tutte le perdite di tempo, le distrazioni e le operazioni inutili. Noterai un immediato risparmio di tempo, e una conseguente valorizzazione del medesimo.
  9. Attieniti al protocollo. Di questo punto abbiamo già discusso nell’articolo dedicato alle cinque leggi naturali del successo. Lo stesso vale se segui il metodo Zen To Done. Autoconvincersi di rispettare una rigida tabella di marcia è uno dei passi fondamentali per scalare qualsiasi vetta, indipendentemente dal metodo che si sceglie. Lo ZTD non fa eccezione.
  10. Asseconda le tue passioni; il che non significa che devi fare solo quello che ti piace, ma neanche che devi metterlo in secondo piano per l’amore di completare una to-do list. D’altronde trovare del piacere anche nelle abitudini routiniche è possibile se ci si impegna a raggiungere obiettivi che ci rendono particolarmente soddisfatti di noi stessi. Traguardo che a sua volta migliora l’umore, e che con buona probabilità può dar vita ad un circolo virtuoso che consentirà di affrontare con maggiore leggerezza anche i compiti più noiosi.

Conclusioni

Per amore di enfasi, abbiamo definito quelli appena elencati come “comandamenti”, sebbene Babauta sottolinea in più occasioni che si tratti di habits, ovvero abitudini.

Lo ZTD infatti non impone nulla a chi decide di seguirne i metodi, ma si propone piuttosto come una linea guida, una serie di tracce da seguire per migliorare la propria produttività senza dover sottostare ai rigidi schemi imposti dal GTD.

Ad ogni modo, sarà la tua soggettività a stabilire quale dei due metodi più si confà alle tue esigenze, a seconda di quanto tu abbia bisogno di un rigido schema imposto a priori o del fatto che la tua personalità trovi maggiori stimoli in un insieme armonico di abitudini da cambiare o acquisire.

Che, in ultima analisi, è anche la ragione per cui il mondo è vario, e quindi bello.

 

Hai già provato il Get Things Done o lo Zen To Done per migliorare la tua produttività e valorizzare il tuo tempo? Hai notato fra i due metodi sostanziali differenze che ti hanno fatto propendere per uno piuttosto che per l’altro?

Faccelo sapere condividendo la tua esperienza nei commenti!

Enzo Santilli

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Pubblicato in I Maestri della Gestione del Tempo
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